事业单位人事档案管理信息化建设分析

许 尧

（临沂市公路事业发展中心兰山区中心，山东 临沂 276000）

档案对每个公民来说都非常重要，档案中详细记录了个人的学历、受教育程度、婚姻状况、家庭状况等等，可以说档案详细记录了一个人的生活、工作，对一个人的人生发展有重要的意义。事业单位人事档案中详细记录了每一位职工的个人履历，对职称评定、岗位晋升、社保等都是重要的参考依据和凭证，所以必须要妥善保管好人事档案。虽然档案在原则上都是纸质文件，但随着科学技术的发展，档案资料可以通过利用计算机保存到电脑当中，这样既可以节省空间，又可以提高档案管理效率。但在很多事业单位中，人事档案管理信息化过程中仍然存在一些问题，信息化运用程度没有达到理想状态，比较形式化和随意化。

1 人事档案信息化管理对事业单位运行的重要性

首先：人事档案实现信息化管理发展，是事业单位档案管理工作发展到一定阶段的必然选择，是对传统人事档案管理的创新，体现了我国政府勇于创新的发展精神。不仅克服了传统人事档案管理中时间、空间局限的问题，方便档案管理与调动，更是创新了档案存储方式，让档案工作可以通过线上来实现。其次：事业单位虽然是政府职能机构，但与企业相同，同样要服务于员工，信息化的人事档案管理，更有利于事业单位做好对职工的服务工作，作为政府单位，体现以人为本的服务精神更为重要，这是确保我党先进性和科学性的客观要求，通过信息化档案管理更好地给单位职工进行档案管理与服务则体现了这一精神。最后：信息化人事档案管理，也有利于社会人力资源的整合，中国发展建设，对人才的依赖在不断加强，人才强国发展战略越来越重要。事业单位通过对人事档案实施信息化管理便是对人力资源进行整合这样一个过程，为事业单位人力资源管理提供了更好地保证。

2 事业单位人事档案管理信息化建设中遇到的阻力有哪些

1）部分事业单位对人事档案管理信息化认识与重视程度不高。事业单位发展中，工作环节较多，工作部门也比较多，所以总会有侧重点，一般来说，人事档案管理工作往往得不到单位领导和职工的认可与重视，这是当前事业单位人事档案管理信息化建设中最容易被忽视，也是最大的一个阻碍我认为。不重视，往往就无法对这项工作有一个客观的认知，所以在实际发展中就抓不住工作重心与工作重点，对人事档案信息化建设就容易出问题。此外，由于单位领导的不重视与不理解，导致人事档案信息化建设中无论是在资金保障，还是在人才搭建、平台构建上都存在滞后性，降低了建设效率。

2）事业单位人事档案管理的信息化体系仍需完善。首先：部分事业单位虽然已经开始实施人事档案管理的信息化办公，但执行效果不佳，很难落实到实际工作当中，使得很多事业单位的人事档案信息化管理形式化作风盛行，在加上部分单位中人事档案管理人员年龄结构层次不合理，老职工较多，他们对新事物的接受程度要远低于年轻人，这与事业单位人资结构长期不合理有直接的关系，需要格外注意这一点。其次：事业单位人事档案管理信息化系统仍需完善，有的事业单位的人事档案管理信息化系统覆盖面不够，没有将单位的各个部门的人事信息及时录入到系统当中，还有的事业单位的人事档案管理信息化系统安全性不高，极易遭受外部攻击与入侵，事业单位人事档案中记录了每一位职工的个人信息，如果丢失或者被盗取，很容易带来严重的后果。

3）事业单位人事档案管理从业人员能力水平需要提高。前很多事业的那位的人事档案管理人员都达不到工作要求，造成这一结果的原因有很多。首先：部分事业单位长期忽视对人事档案管理人员的培养与考核，没有构建完备的人事档案管理培训机制与考核机制，使得事业单位人事档案管理人员的能力始终原地踏步，很难得到提升，尤其是随着信息化人事档案管理工作对从业人员的能力要求进一步提高的背景下，事业单位人事档案管理队伍能力上的不足逐渐被放大了。其次：近几年，我国对事业单位编制进行了相应的改革与调整，使得事业单位的编制有所缩减，这就导致事业单位某些工作岗位可能会出现捉襟见肘的情况。此外，很多事业单位职工的工作态度与认识有一定的问题，存在所谓的铁饭碗认识偏差，所以在工作当中容易有所懈怠，缺少上进精神与奉献精神等，表现在工作中就是工作不积极。

3 建设对策

1）提高重视。事业单位想要做好人事档案管理的信息化建设，必须要提高对信息化技术及信息化应用的重视。首先：事业单位领导，作为单位发展的领头人，其一举一动、一言一行，都会影响到事业单位职工工作态度与工作表现，所以事业单位领导要从自身做起，加强对人事档案管理工作的重视，积极引领事业单位各部门职工参与到人事档案管理的信息化建设中来。其次：建立良好的发展氛围与沟通机制，这就要求事业单位要多组织在职职工学习档案管理知识、培养在职职工档案意识，让单位的各个部门职工都能够有效的参与到人事档案信息化管理交流、学习当中，提高单位整体的档案管理意识与氛围。

2）夯实事业单位人事档案管理队伍。首先：事业单位要根据信息化人事档案管理的需要，进一步完善人事档案管理培训机制，制定符合单位档案管理需要及信息化发展需要的培训计划，增强培训的针对性与效率性，从而不断提高事业单位人事档案管理队伍的能力水平，尤其要注重对其的信息化运用能力培训。其次：事业单位人事档案管理人员一定要建立科学的工作态度与工作认识，剔除不好的工作理念与行为，积极投身到人事档案管理的信息化建设工作中去，在实践中不断提高自身的信息化水平与档案管理水平。

3）构建完备的事业单位人事档案管理信息化体系。首先：落实信息化档案管理工作，肯定信息化档案管理对单位建设的重要性与价值，积极促成单位人事档案信息化管理平台的落成，要组织专人严抓此项工作，必须要发挥党员干部带头精神、实践精神、落实人事档案信息化体系搭建工作。其次：信息化技术的运用虽然有很多益处，但风险却是无法回避的一个话题，要客观的对待信息化风险，加强人事档案信息系统中的安全防御能力，对各种杀毒软件、拦截软件等要定期的及时更新，做好系统的维护，从而提高单位人事档案信息系统的安全性，防止人事档案信息丢失，捍卫每一位单位职工的合法权益。

4 结语

人事档案管理的信息化建设是事业单位人事档案管理工作发展到一定阶段的必然选择，也是推动事业单位档案管理进步的科学手段，所以事业单位必须要重视这项工作建设。