油田档案数字化的实践探索

蒋秋菊

（大庆油田第七采油厂信息中心档案室，黑龙江 大庆 163517）

档案的收集与归档工作是每个企业工作中必不可少的一环，企业无论大小，都需要对档案工作进行归纳和整理，尤其是对于大型的油田企业来说，需要记录的信息和情况很多，进行收集和归纳工作的工作量也比较大，所以很容易出现偏差。所以在这个信息时代，对于油田企业来说必须对档案进行数字化管理，才能找到发展的蓬勃之路。油田企业要想获得更好的发展，就必须提高档案的数字化管理水平，同时还要提高企业员工的信息水平，尤其是档案从业人员的水平，这样才能更好地完成档案的数字化管理工作。

1 油田企业档案数字化所存在的问题

1）电子档案的归档存在问题。油田企业的档案资料种类较多，如果工作人员在对其进行处理时，没有严格的整理和归档，那么将达不到数字化的要求。目前，油田档案数字化刚刚被应用于企业中，属于初期阶段，所以，当前的电子档案的归档并不够及时有效，档案的质量相对来说比较低。另外，当前对电子档案的归档还没有统一的要求，例如存储信息的方式等都不够规范。总之，企业应该强化电子档案归档的统一性，将其中的各项工作都进行规整，提升档案归档的质量与效率。

2）档案借阅服务体系存在问题。目前，档案数字化还处于起步阶段，这导致档案管理的借阅服务体系存在问题。首先，档案管理体系并没有规定清楚存在哪些有权限的人员，并且没有规定这些人员可以查询哪一部分的档案。特别是油田企业生产中的一些重要的信息数据等，如果不进行明确的权限规定，那么可能会导致企业的重要信息泄漏。所以，企业必须完善档案管理的借阅服务体系，对权限进行有效的控制，从而提升油田档案数字化的安全系数。

3）安全方面存在问题。目前，油田档案数字化所存在的最大问题便是安全方面的问题。因为档案资料借助于计算机进行存储，一旦有黑客或者系统漏洞，那么就可能导致档案丢失，从而造成重要信息泄漏。如果一些保密的资料丢失，那么可能会对我国的安全造成一定的损失。所以，企业必须加强档案安全方面的管理，比如说设置防火墙等，并且定期对安全管理方面进行检查，及时进行更新。

2 提升油田档案数字化管理的措施

1）建立档案数字化信息管理系统。档案数字化信息管理系统能够帮助提升油田企业的档案数字化的信息管理系统，使得企业能够满足生产的需求。使用数字化管理系统，能够将企业的各种信息资料都收进系统中，一方面能够方便企业的查询，另一方面能够实行电子档案的归档工作，实现了档案的高效与快捷性。建立档案数字化信息管理系统，能够帮助企业提升信息资料的质量，并且缩短采集资料的时间，从而为企业创造更多的经济效益。不断的完善档案数字化信息管理系统，能够提升企业的竞争力。

2）档案数据库管理的可扩展性。当前时代计算机发展速度很快，所以必须将数字化与电子化广泛的应用于油田档案中。油田的档案数据库涵盖的范围较大，所以必须提升它的灵活性，存储与查询都应该更加的方便，提升数据库管理的可扩展性。油田档案的资料应该及时的进行更新与建档，油田企业应该通过运行多个系统，保证档案数据库管理的高效性。将电子档案的数据库资料进行扩展与更新，才能发挥出档案数据库的作用。通过提升档案数据库管理的可扩展性，能够充分发挥出油田档案数字化的价值，从而为油田企业的发展提供可靠信息的支撑。

3）电子档案的存储和检索。电子档案资料进行全文存储和检索，档案数字化管理系统能够保证各部门随时对有价值的档案文件进行存储，从而提升油田档案数字化的高效性，提升它的价值。利用电子档案，能够对油田企业人力资源信息进行归档，从而提升企业对人力资源的利用程度。另外，通过电子档案的存储和检索，能够对油田企业的生产数据报表资料进行归档。对电子档案的存储和检索，还应该加强安全措施，比如说人脸识别或者指纹等，需要提升其的安全系数，避免企业的信息泄漏。

4）提升档案管理的自动化程度。油田企业的信息较多，如果继续依赖传统的方式编辑档案等，不利于企业对各方面信息进行存储与查询，长此以往，会使得企业的竞争力下降，与时代脱轨。在当今时代，油田企业应该提升档案管理的自动化程度，用先进的计算机技术来代替人力，从而实现数字化档案管理的目标。油田企业的档案管理系统，能够对企业各方面的信息进行统计，利用先进的计算机技术，来将档案管理的价值发挥到最大，为相关企业创造更高的经济效益。

5）健全管理制度。油田档案数字化能够提升该工作的效率，为企业创造更多的经济效益，从而提升企业的竞争力。然而，为了保证油田档案数字化的有效实施，必须健全档案数字化的管理制度。首先，企业应该建立统一的管理模式，将各项规章制度给规定清楚，从而保证各部门之间存在有效的制度对他们进行约束。其次，档案管理人员应该明确档案信息的标准，然后对档案进行严格的查收，确保档案信息资料齐全，方便他人的查询。总之，健全管理制度能够提升档案的数字化程度，从而促进企业的发展。

6）加强相关人员的培训。油田企业涉及油田的生产与运输等多项工程，这些项目需要进行归档的信息较多，并且该工程所涉及的人力也非常多，一些油田企业档案管理岗位上缺乏相关的专业人才，导致该工作的效率不高。如今的档案管理在朝着自动化方向发展，所以工作人员必须掌握相关技能。相关企业应该定期对该岗位的人员展开培训，使他们熟悉工作流程，并且掌握档案管理的基础知识，提升他们的专业技能与综合素养。另外，企业应该将对人员的培训纳入工作人员的业务考核中，使得他们对培训重视起来，从而为该岗位培养更多的人才。

3 结束语

我国还需要不断的对油田档案数字化管理进行研究，不断的促进油田档案管理的自动化进程，确保其的高效性与便捷性，并且提升其的安全系数，完善权限体系，明确借阅标准，避免重要档案资料发生泄漏。企业应该对该方面的资源进行共享，对其进行科学的规划，从而确保油田档案数字化朝着正确的方向发展，为企业创造更高的经济效益。