纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

李乐佳

（乳山市考试培训中心，山东 乳山 264500）

海量的信息数据对传统纸质档案的信息承载力提出了更高的需求，作为大数据时代的产物，电子档案的诞生很好的解决了信息存储的需求。但传统纸质档案仍有着其特色之处，对此，为求使档案管理的作用充分发挥，探寻两种管理方式的融合之路具有一定的现实 意义。

1 纸质档案管理与电子档案管理的差异分析

1.1 基于存储、管理环境而言

载体是纸质档案、电子档案差异的最直接体现，一般而言，前者以纸张作为载体，对于场地及空间存在一定的要求。而后者则以数字存储设备作为载体，尽管在空间上无过多要求，但由于计算机的电子元器件本身就过于敏感，因而，在场地方面的要求更为严格，如防尘、防磁场等要求。特别是在信息技术的不断发展上，如果电子档案存储设备受到来自其他器械的干扰，那么所存储的信息安全性也就难以确保，修复起来也是较为困难的。单由这一方面来看，纸质档案更加易于掌控。

1.2 基于信息查询形式而言

当我们存在信息检索需求时，纸质档案采取的是人工检索模式，效率低、耗时长。而电子档案则“解放双手”，以计算机设备作为支持，检索形式也较为多元化，如可输入时间、关键词、作者等信息展开检索，可划定检索单位，也可实现精准检索。由此方面进行分析，二者的差异还是较为明显的，现阶段的档案管理，采取二者相结合的方式较多，打造“线上+线下”的服务模式。

1.3 基于管理者自身能力而言

纸质档案管理流程简单，标准较低，因而，胜任者也很多，在能力的要求上，仅需要掌握基本的检索步序，做好场馆清洁工作即可。但对于电子档案管理而言，既需要满足如上要求，也需要灵活运用计算机技术，要求管理者能够通过计算机等终端实现针对档案的建立、检索。

2 纸质档案管理与电子档案管理融合的困境分析

2.1 缺乏完善的档案管理制度

长期以来，纸张是档案管理的基础，档案管理制度也是基于纸质形式而成功构建的。信息技术的普及式发展至今不过一、二十年，在档案管理工作信息化建设过程中，信息管理制度的缺失，致使该过程的进行阻碍重重。以往所使用的纸质档案管理制度和现阶段的信息化管理矛盾较为突出，部分规章制度及内容已难以适应当下管理需求。总而言之，假如缺乏与信息化档案管理模式相适应的管理体系，便会为纸质档案、电子档案二者的融合带来阻碍，加大档案管理工作的复杂程度。

2.2 就二者的融合存在认知偏差

就长期从事于档案管理的工作人员而言，由于他们已经熟练掌握了纸质档案管理的工作任务、步序，在实际的工作中得心应手。而在大数据时代下，由于对于新技术的接受能力较差，未充分的意识到电子档案的优势，进而丧失了学习的兴趣。该问题是档案管理工作人员中普遍所存在的问题，这使得许多单位的档案管理的信息化系统建设难以高质量展开，阻碍了纸质档案与电子档案二者的融合。

2.3 从业者专业技能较差

上文中已提及纸质档案管理、电子档案管理的差异，由于后者是基于信息网络发展而来的，因而，不仅仅需要从业者具备纸质档案管理所要求的能力、知识，同时也要求他们掌握一定的信息化技能。而现实中，档案管理者信息技术知识的欠缺、能力的不足，影响工作效率，此外，技术人员不能够定期的针对档案系统进行维护，也难以确保档案的安全性。

3 纸质档案管理与电子档案管理的融合路径分析

3.1 强化档案管理信息化建设

具体而言，各个单位应当基于自身实际，创设独具特色的信息化档案管理模式，在这一过程中，需要以才能确保档案管理信息化建设目标的实现。在档案管理信息化建设中,要以“双轨制”作为基本原则，何谓双轨制？我们可以简单理解为纸质档案、信息化档案的同步进行，以前者为主体，而后者为副本。该原则下，一方面实现了两种模式下的双重备份，另一方面，可以在确保档案安全的前提下，提升档案检索、查询效率；实行档案全周期管理。以往所采取的管理模式，将管理点放在档案的存储、使用阶段，而全周期管理，顾名思义就是指将管理贯穿但档案由产生，直至销毁的全过程之中，基于不同的阶段制定与之相对应的管理目标，遵循客观规律，强化档案管理的有效性。

3.2 强化两种管理的共存性、互动性

可以设想，在未来的某一段时期内，纸质档案与电子档案会呈现出一种“共存”趋势，在信息技术的支持下，二者的融合会愈加的深入。首先，共存性，顾名思义指的是二者一同存在，了举个例子来看，我们可以将视频、音频等信息，存储到互联网空间，然后，再刻录成光盘；第二，互动性。两种模式均存在各自的优势，具备查询、检索等功能。纸质档案的长足发展为电子档案提供了坚实的基础，而后者则能够为前者的不断优化、革新提供方向，强化二者的互动性，是实现两者良好融合的重要条件。

3.3 完善档案管理制度

纸质档案、电子档案二者的良好融合，恰当合理的档案管理制度不可或缺。对此，档案管理者需要基于当前的人员档案管理模式，适当的引入信息化时代下针对档案工作的新要求，并构建起相互补充、相互协调的管理机制，为信息化档案管理工作的顺利开展保驾护航。此外，还需要构建并完善统筹管理模式，也就是说使二者进行深度融合的同时也需要保留它们各自的特色，分别建立两个相互联系，却又相互独立的数据库管理。在此基础上，管理者可以充分的借助两种模式的优势，在收集、存储或其他环节中构建相应的规范化管理模式，确保纸质档案、电子档案在使用及储存中能够依据具体实况进行灵活切换，强化二者的深度融合。

4 结语

综上所述，当前的档案管理需要处理海量的信息数据，这对于传统纸质档案的信息承载力提出了愈加的要求，作为大数据时代的产物，电子档案的诞生很好的解决了信息存储的需求。但传统纸质档案的优势仍不可取代，对此，为求使档案管理的作用充分发挥，有必要就二者的融合之路进行探究。