文书档案数字化归档管理模式的思考

于 威

（灌南县自然资源和规划局，江苏 连云港 222500）

办公自动化技术在信息化、数字化技术的大力支持下得到显著改进，文书档案的数字化归档管理如今广泛普及。它有利于长期保存、便捷查询、高效管理各种文书档案，削减文书档案占用的物理空间。因此深化对文书档案的数字化归档管理，具有重要意义。

1 文书档案数字化归档管理的优势

1）管理数字化。文书档案的数字化管理，有利于把实体档案与数字档案的优势结合起来。利用办公自动化软化和云端存储软件，可以快速修改、完善这些电子化的文书档案。它顺应着虚拟化发展的历史趋势，人们借助数字技术与计算机，实体档案能够强化用户的视听交互体验。用户登录档案应用软件后即可准确而合理地管理这些数字化档案。

2）资料共享化。文书档案实现了数字化归档管理后，档案管理单位能够发挥网络化优势，打破时空要素的束缚，传输、利用、共享这些档案信息资源。它有利于文书档案在行业间、区域间、国家间的实时共享和协作管理。选择兼容性较好、易于接入数据接口的软件系统，大力推进机读目录和著录格式的标准化、规范化建设。完整及时地把数字资源转换到更多的新环境中，让数字资源更有效地被检索、被识别、被获取等，是共建共享信息资源的历史潮流和必然趋势。

3）检索便捷化。文书档案的保存价值在于随时翻阅、取用和参考，但数量众多的纸质档案加大了查阅、找寻文书档案的难度。文书档案实现了数字化归档后，相关方能够借助档案管理软件、信息技术等，构建基于全文检索的文书档案检索系统。它利用条件设置、属性检索、模糊记忆、逻辑计算等手段，只需嵌入若干关键词就能从云端存储的海量信息中快速检索到相关文书档案信息，实现快速检索文书档案资源的目标。

2 文书档案数字化归档管理的指导原则

1）安全性。以数字化方式对文书档案进行归档管理，有利于永久保存纸质档案，化解了库房、材质等领域的安全隐患。然而数字化存储、管理的风险仍然比较大，它必须依赖高度发达的计算机网络系统，发挥数字软件的识别、生成、应用与传递功能。计算机或文书档案的数字化管理软件如存在这样那样的故障，文书档案的利用与查询就会陷于困境。因此要定期保养、检修计算机或数字化管理软，以保障数字文书档案的可靠性与安全性。

2）保真性。保真原则亦被称为真实性原则。它指的是管理数字化文书档案的过程中，应保障和恢复纸质文书档案的实际面貌。为此，要将其存储为数字图像，并建立相应的数据库镜像，如今这方面的技术实现不存在难度。只需借助档案管理软件和扫描设备对文书档案信息实施扫描处理或数码照相，将其存储到相关数据库中，并做好数据库信息的保存，把它们存贮到充足的计算机空间，

3）合法性。文书档案数字化技术的利用有利于永久性存储的实现，避免了纸质档案因长期使用而易于破损等多种弊端。利用数字化读取软件能够允许不特定群体利用、搜索到、获取相关文书档案。由此引申出非常关键的法律问题，即如何有效保护其他著作权人的知识产权、著作权和隐私权等。故此，以数字化方式管理相关文书档案时要恪守合法性原则。

3 文书档案数字化归档管理模式的构建与完善

1）确定数字化归档管理的标准与范围。以数字化方式管理文书档案，牵涉到它的范围与标准问题。其中涉及的系列化理论问题和技术实现措施均应得到妥善处置，否则会对文书档案的数字化归档管理的效果、效率、利用和共享造成不利影响。要开展全方位的实验和研究活动，实施合理化、科学化的方法，拟订与执行数字化归档管理的规范和标准。必须明确以数字化方式对文书档案进行归档管理的范围与标准。确定信息化加工规范、数字化存储标准、网络化管理标准、数字化安全标准考核等。要改进和完善文书档案数字化归档管理、信息化标准执行的制度，切实提升文书档案法制化、信息化水平。要推动相关方完善和实施针对性较强的配套制度和管理规章，有条不紊地实施文书档案资源的数字化归档管理工作。

2）对文书档案实施数字化归档的操作内容。在此过程中，纸质的文书档案经过必要的扫描或拍照后转换为数字化文书档案。所以，对文书档案实施数字化管理时，要借助文化档案的专业化、数字化管理软件，以统一格式来著录每份文书档案，为文书档案建立相应的目录数据库，把扫描后的各份文件转换成相应的数字图像，并设计出全文数据库。经过扫描和著录后，系统存储的文书档案信息能够自动生成目录，并开展档案统计活动，切实增强了档案的数字化管理和利用效率。首先要进行扫描。利用扫描仪把文书档案转换为计算机能够识别的数字图形，再通过OCR识别和必要的校对后，转换成能够编辑、修缮的数字化文书档案。其次是信息存储。全文图像的扫描存储为树形结构的文件夹，案卷级全文图像存储为三层文件夹目录，依次是案卷号、目录号与全宗号。全文图像以卷为单位的文件级，涵盖了四层目录：顺序号、卷案号、目录号与全宗号。文件级全文图像以件为单位时，文件夹目录同样为四层：为件号、全宗号、问题或机构代码、保管期限与年度代码。借助软件处理后存储为图像存时，应重点关注数字化信息的统一性、安全性、顺序性和唯一性。再次是发布模块。为了确保数据录入的完整性与有效性，通过数据发布工具的相应处理后，能够生成便于用户使用、获取的文书档案数据库资源。第四是服务模块。文书档案被以数字化形式存储在数据库资源中。为了及时提升检索、查询、参考的速度，要对其实施计算机标引。在此基础上，读者可以检索、调阅、使用被电子化处理的文书档案全文信息和所有数据。与此同时，应设置各类用户享用不同的使用权限，并针对级别不同的档案设置相应级别的下载、全文调阅和检索权限和功能。此外还要建立相应的数据库，做好针对性连接。纸质文书档案被转化为相应的图像后，要构建相应的数据库，并进行有效连接，为用户的网络查询奠定基础。而且，数据库版块的管理管理模块面向用户查询、获取、使用和修改文书档案的整个过程，涵盖了密级管理、用户管理与模块发布等。

4 结语

总之，现代信息技术的迅猛发展和各种科技的持续演变，越来越多的数字化、信息化技术被用到文书档案的管理和规范之中。相关方应在不断使用这些技术的过程中推动文书档案的数字化归档管理工作，提升文书档案的信息化、数字化、规范化建设。便利于受众获得高质量、高效率的信息资源需求与文书档案服务。