新形势下大中专毕业生档案管理工作的研究

白晓文

（兴县人才交流服务中心，山西 吕梁 033600）

在我国大中专毕业生的就业制度不断建立、发展以及改革的过程中，开始步入社会的大中专毕业生的人数也在日渐增多，尤其是处在当前这个信息技术不断发展的大时代背景之下，就业的方式也呈现出了更加多元化的表现形式，毕业生档案管理工作随即变得更加困难。因此，本文主要从问题的角度出发，针对新形势下大中专毕业生档案管理工作展开适当的研究，希望本文可以为相关的工作人员提供一定的帮助。

1 新形势下大中专毕业生档案管理中的纰漏

1）档案管理制度不够完善。在进行大中专毕业生的档案管理工作的过程中，大部分的档案管理部门都是严格的按照《干部人事档案材料收集归档规定》以及《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件来进行日常的管理的，这也导致了工作人员在管理的过程中没有与自身的实际情况相结合来进行管理，同样，也没有在此过程中制定出相对具体的管理细则及管理制度，所以现阶段我国整个大中专毕业生的档案管理工作的工作质量都处于有待提升的状态。说的具体一点，就是在进行工作的过程中相关制度的指导与规范相对匮乏，在归档、查档以及调档等主要环节上都没有较为明确的管理制度，或者是有相对明确的管理制度却没有及时的对其进行更新工作，特别是在现如今信息技术不断发展的背景下，更是极其容易出现丢档、信息失真以及改档等特殊情况。因此，只有建立相对严格的档案管理机制并及时的更新，才可以在档案管理效果方面做出更好的保障。

2）档案的整理工作做得不规范。因大中专毕业生的数量逐年增多，不同地区大部分毕业生人事档案自然也会随之转回生源地，当地人才交流机构接收到的毕业生档案数量也随之逐年批量增加。在这种大中专毕业生生源档案数量不断增加、档案管理工作人员不足、档案流动十分频繁等不利情况下，就会造成档案工作人员较为被动的去应付档案的归档、传递以及查阅等一系列的日常档案管理工作，负责档案管理的部门只发挥出“保管员”的角色，在对于接收到的毕业生档案进行存储时，也只是简单的按照其毕业学校、毕业时间或者是接收时间的差异性来进行比较简单的编号和登记，在档案整理、归纳及收集过程中还是比较初浅的。在这种档案管理不够规范的情况下，大中专毕业生的档案内容也会因此出现类似于管理不够完善等特殊情况，直接影响了大中专毕业生档案管理工作的严肃性，整个档案管理工作效率也因此大大降低，更无法为大中专毕业生提供优质服务保障。

3）档案管理的方式过于落后。在信息技术时代背景下，档案管理工作也迫切需要进行信息化管理，相形见绌的是，一些大中专毕业生档案管理方式呆板，档案管理形式较为落后，依然还存在以手工操作为主，计算机操作为辅的情况，虽然大多数都在使用计算机进行录入管理，但是在进行实际档案管理时，也仅仅只是局限于将名字与毕业学校等较为基础的信息，直接输入微机中及查询档案编号，然后再由档案管理人员找出毕业生档案资料等情况。由此可见，计算机现代化管理功效尚未有效发挥，整个档案现代化管理效率与水平也相对 滞后[1]。

4）社会上的大部分企业对毕业生档案的管理工作没有足够的重视。在社会不断发展过程中，大多数国企都已经进入了改制，多数企业几乎都是私营企业、民营企业，企业在发展过程中都是企业自己说了算，他们在招录毕业生时，看重的都是学生的学历和专业，以及究竟能不能为企业带来经济效益，而对于毕业生档案问题大多重视程度不够，所以没有对毕业生档案进行及时的收集、归档与整理，只是在需要使用档案时，才由毕业生本人直接到人事部门进行档案查询。在这种情况下，学生在企业工作以及学习方面的存档工作自然也就不够完善，出现了较多的档案管理问题。

2 在新形势背景下进行大中专毕业生档案管理工作的策略

1）建立相对健全的大中专毕业生档案管理工作的规章制度。根据上级文件精神，紧密结合我县实际，制订出切实可行的档案管理、借阅、转递、材料的收集等各项工作制度，为实现毕业生档案的正规化、科学化管理提供依据。

2）对毕业生人事档案的规范化管理逐渐加强。对接收到的毕业生档案重新整理，剔除一部分无用的案卷和资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的目的是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册[2]。其次，要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，结合我县实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修、科研成果、论文发表等新记录充实到档案，力求准确、客观地反映出毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。再就是要实行专门统一管理，将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。

3）在原本的档案管理模式进行革新，实现更加科学化的管理。要对原本的档案管理模式进行更新，首先就是要在立卷制度上进行更新，并从工作手段上入手改进，从组卷的形式到装订的手段都要着重考虑，改造后要做到既不影响将来的调档利用，又可以在最短的时间内完成归档这一重要程序。这样做可以最大限度的加强现代化信息技术在档案管理工作中的应用，并提高了管理工作的效率和水平。对计算机现代化管理的潜力进行充分的挖掘，从问题根本上入手，来改变现阶段手工操作运转较慢、效率相对较低等问题，在这样的背景下大大的提高管理工作效率以及管理水平[3]。

4）在舆论宣传方面加大力度。在宣传大中专毕业生的人事档案在未来工作中的重要性时，尽全力的利用各种信息化的平台以及社会的各种途径，将毕业生对于自己档案的重视程度最大限度的加强。让大中专毕业生可以充分的意识到人事档案并不是一份可有可无的资料，而是与日后的工作生涯和未来的整体发展密不可分的，是社会各界用人单位对毕业生的进行评价的最重要依据，也是对大中专毕业生所可以创造的社会价值的最为重要的参考材料之一。

3 总结

总而言之，现如今的大中专毕业生的档案管理工作是一件相对繁杂又比较重要的工作，毕业生的档案管理工作与关每一个学生的就业程度都是息息相关的，甚至还可能会关系到未来整个社会的就业发展趋势。所以，将大中专毕业生的档案管理工作做好不仅仅是档案管理工作中的重点，也是其难点所在。各个高校既要做到在进行管理档案工作的过程中脚踏实地、实事求是，还要对档案管理工作的管理模式进行不断的更新，并以此来让学生对社会的发展能够更好地适应，与此同时还可以为我国大中专学生的整体就业作出贡献。