关于自然资源部门档案管理工作现状以及改进策略研究

宋艳梅

（山西省吕梁市交城县自然资源局，山西 吕梁 030500）

档案管理是周期性的系统项目，而自然资源的档案管理，是地方经济建设以及土地资源利用等历史记录的重要平台，为此认为自然资源的档案管理工作意义深远。在自然资源的档案中，具体内容为相关管理部门在土地规划有开发，以及应用等方面，所形成的文字或图片记录。而当前在自然资源档案管理部门中所存在的常见问题是，信息化建设明显不足，且在部分档案规划中还存在着资料分散等问题，极大地限制了档案管理现代化方向的发展，为此有必要经由深入分析，来为相关工作的进一步改善提供指导。

1 自然资源档案特征

1）重复性特征。与传统国土资源部门的职能进行对比，当前自然资源管理部门所涉及的职能更多，档案相关内容更为复杂，且各部分之间存在着密切关联，甚至有重合的部分，为此档案管理在具体内容上，具有重复性的特征[1]。以土地资源的管理为例，在针对某一块土地进行审批过程中，工作人员需要首先对土地相关档案进行查看与分析。而在此工作中有可能会涉及其他相关方面的档案信息查询，内容的复杂性与牵扯广泛性，需要档案管理部门，同时开展信息核对以及资源审批工作。在此环节中，资源档案管理工作的分散性，也会增加持续档案管理工作内容的重复性。2）周期长特征。对于自然资源档案的科学化管理是系统性工程，其任务量与专业性均较高，工作人员在档案管理实践中，整理与管理工作所耗费的财力物力以及时间成本较大。在某部分自然资源档案管理中具有长期性特征，档案编制所需要投入的时间成本较大[2]。在土地资源管理过程中，农村地区的土地资源管理工作较为复杂，基于农村土地资源分配与农民的切身利益相关，为此，在此类型土地资源管理期间，有关工作人员需要严格核查所有相关信息，同时还需要开展具体的测量工作，用科学的手段及方法进行计算与测量，确保土地分配的公平与公正性。在此种状态下开展相关工作，导致农村地区的土地管理时间周期较长，耗费的精力较大，而工作人员也面临着较大的压力[3]。3）动态变化特征。自然资源的档案管理涉及众多内容，而其中地籍管理，作为主要内容之一存在。在传统自然资源档案管理中，国土资源档案管理所占据的地位较高，此部分档案相关内容较为复杂，同时也具有可变化性特征[4]。在自然资源档案管理中的地籍信息管理工作中，与人民的工作生活以及生产存在着重要关联，但在经济社会的快速发展下，立即在短时间内可出现变化情况，为此相关部门必须要树立起时间管理观念。在此观念的引导下，需要对地籍档案管理做好动态更新，确保地籍信息的时效性以及精准性，为后期相关信息的核查与应用提供良好的技术 保障。

2 自然资源部门档案管理工作现状

1）工作职责逐渐清晰但部分资料散乱。经由多年的努力，当前在自然资源档案管理部门中，相应的工作职责已经逐渐清晰，但基于工作内容的复杂性以及动态变化性等特征，导致在部分工作中还出现着资料散乱的情况。现阶段自然资源档案管理中，以国土资源管理为例，其工作重点还存在着片面化情况，更倾向于对地籍档案的管理，对于其他相关文本档案的管理缺乏应有的重视[5]。在此种管理观念下，导致部分档案并没有实现分类管理，被分布到不同的部门中，没有实现集中化管理。此种管理工作可能会导致某些档案的丢失或损害，最终造成资料不全，影响到后期对于相关资料的应用。2）档案管理相关硬件设施建设有待更新。完善的硬件设施与软件规划是自然资源档案管理工作得以顺利开展的重要基础，同时对于档案管理的工作效率以及质量也具有一定的影响因素。而现阶段，国内部分自然资源管理部门的硬件设施还存在着滞后性以及配置不足等问题。此种硬件设施建设，极大的影响了，档案管理信息化的发展进程。甚至于有部分档案馆的装修过于简陋，对于某些纸质文件的存储明显不利，可出现霉变甚至毁损的情况。3）档案管理工作信息化不足。在现代社会中，各企业以及相关政府部门，均在逐步推行信息化建设，实现信息化有助于进一步提升工作开展效率以及精准性。但在自然资源档案管理工作中，基于信息技术引入积极性不足，以及应用水平限制等原因的影响，导致自然资源档案管理工作整体信息化明显不足。现阶段有部分自然资源档案管理，还维持着原始的方式，为档案资料的查询带来极大困难，而相关信息化设备的配置也明显不足，导致有诸多资料还没有实现电子化备份，容易出现丢失与损坏情况。

3 自然资源部门档案管理工作优化策略

1）档案管理工作引入大数据技术。在现代各企业经营管理过程中，对于大数据的应用较为广泛，有助于提升数据存储以及查询效率。大数据时代下，相关技术已经在各个行业中实现广泛应用，可在大量信息中，快速筛查出具有价值的数据信息，同时还可实现对于数据信息的有效整理及分析[6]。在自然资源档案管理工作中，若能够积极引入大数据技术，则可在相对短的时间内获取到所需信息，以便于进一步强化档案管理工作效率。在自然资源档案管理部门，需要尽快落实对于大数据技术的充分应用，并在此基础上推动数据提取效率的提升。2）强化档案管理的保密制度。档案管理的保密性具有重要意义，将直接关乎到国家与单位以及个人的重要信息。为此，需要所有自然资源档案管理人员均要做好档案的保密工作，不能够出现违规或随意翻查以及抄袭等情况。自然资源档案管理人员需要参与档案管理培训以及保密工作培训，促使所有工作人员均能够客观的认识到，自然资源档案管理的重要性，以及保密工作的重要意义。所有工作人员均需要严格参考，档案法与档案保密法等，对自己进行约束，强化法律意识，认真做好所有自然资源管理相关工作，做到不损毁，不泄密，不抄袭。3）提升档案管理的信息化水平。在档案管理工作的信息化建设中，其中一点较为重要的是实现资源共享。在关注社会经济发展的过程中，各部门与单位的档案管理科技水平，也需要随之提升，尤其是在各乡镇等基层单位。在自然资源档案管理工作中，有部分地区的硬件设施较为滞后，极大的影响了档案管理的信息化建设进程。为此，档案管理工作管理人员，需要积极向上层领导进行申请，对档案管理工作的硬件设施，加强资金投入，促使自然资源档案管理的信息化水平能够得到快速提升，可借助于网络信息化，实现档案资源的高度共享。

4 结论

自然资源档案管理具有长期性与复杂性等重要特征，且在现代社会中，短期内便可出现各种档案资源的更新，为此，自然资源档案管理工作内容较为复杂。可经由加速档案管理工作的信息化建设，实现资源共享，同时也可经由引入大数据技术来进一步提升档案管理工作的效率。