人工智能嵌入档案管理的逻辑与特征

徐 媛

（中化二建集团有限公司，山西 太原 030000）

1 国内外的研究

1）人工智能的概念。对于人工智能来讲，在不同的情况下有着不同的深刻含义，主要与其目标有关。有的学者认为人工智能是能够让机器智能化的活动，智能则是在生活中有预见的、能够适当采取应对的行动。国外机器百年计划的学者认为人工智能与人类的神经系统相关，是一门科学和一系列的计算，能够采用类似人们的神经系统对环境进行感知，并学习和推理。国内的学者认为：人工智能就是在网络技术、信息乃至神经学科等科学上研究形成的全新科学领域，是多种科学的集合。可以看出，国内外的学者认为人工智能是一种新型的技术科学，能够对未来形成重大影响，因此有很大的期望。

2）人工智能在档案管理中的作用。国外当前已经把先进的AI技术应用在档案管理过程当中，部分专家甚至能够使用机器学习的系统进行档案的数字化、信息提取和档案的自动分类。一些学者把机器的学习技术应用在电子邮件管理中，创新了档案管理专家的评估和分类。英国的工业记忆项目利用了机器的学习能力和自动分类技术，对长达100万字的报告进行了动态呈现，对机器学习数据处理的先进和准确性进行了分类。

国内的档案和实践证明了人工智能融入档案管理的理论和实践能力，随着自动化和现代化的不断发展，研究了人工智能在档案管理领域的应用，基于自动化的背景对人工智能检索的智能化进行了分析，提出了人工智能在档案工作中的应用包括的具体内容应当包含智能鉴定、智能保管和智能利用等，研究焦点转为在人工智能背景下对档案从业人员进行发展趋向和能力的要求。当前人工智能、大数据、区块链的发展促进了档案管理的转型，提升了管理的效益。随着新技术与档案管理的进一步结合，可能会产生一定的悖论和矛盾，所以还需要对技术的本质和逻辑进行研究。

2 人工智能嵌入档案管理的理论

人工智能能否在档案管理的领域长期发展下去取决于人工智能嵌入档案管理的逻辑。在档案学总，人工智能嵌入档案管理表现在几个方面。

1）人工智能的价值是否符合档案管理的主观需求。人工智能有巨大的价值，能够颠覆传统的技术领域，人工智能从价值论的课题来看，固有的属性和功能可以成为人工智能嵌入档案管理的基础。从价值论的主题角度来讲，人工智能作为客体能够满足档案管理主体需要的价值。人工智能嵌入档案管理之后，不仅仅需要受到内部逻辑的限制，还要受到经济、文化和社会政治的影响呈现出相应的特征。比如人工智能在档案管理的不同领域能够根据档案管理主体的衡量形成不同的特征。比如恒大集团的档案平台基于档案管理的保密形成了专业的语料库，满足了安全方面的要求；科大的语音识别技术针对档案的搜集、管理进行了技术调整实现了音频和口述文本的实施输出，满足了档案管理主体在档案智能化和信息开发方面的需求。

2）信息技术进步是人工智能嵌入档案管理的基础。人类社会的历代技术成果形成了庞大的技术世界，档案管理和技术世界并不平行，而是互相辅助的，科学的动态管理表现为20世纪中期，电子文件的发展给档案管理的发展带来了机遇，计算机信息技术的进步是重要的推动作用。随着人工智能的发展，计算机的智能化不断进步，计算机成为帮助人类决策的助手，信息技术的进步成为人工智能嵌入档案管理的基础。当前的档案管理有走向档案数据管理的趋势。大数据带领着人工智能的发展，是人工智能发展的基础，因此为人工智能嵌入档案管理的过程提供了优秀的数据和资源。

3）政策的推动。当前我国国务院发布了《人工智能发展规划》，对人工智能的基础和关键技术进行了探讨，自然语言的处理和跨媒体分析推理能够促进档案数据得发掘和分析。国家档案局也与科大公司签署了战略合作歇息，在人工智能方面互相合作发展。在管理实践方面，江苏省档案学会对管理创新和技术创新进行了探讨，积极寻求与智能企业之间的合作，探索档案管理的实践，当前的人工智能嵌入档案管理实践方面，一些档案管理的专利相继公开，推动了档案管理智能化的过程。

3 人工智能嵌入档案管理的应用

人工智能不仅仅存在于技术层面，还带动着政府的决策。人工智能的嵌入反映了社会的技术扩散和革新，对档案管理的转型和创新有着深刻的影响，主要特征表现在下面三个方面。

1）技术扩散与档案管理的主体。人工智能嵌入档案管理的首要表现就是技术扩散，一种技术离开而另一种技术在场。技术扩散表现为技术的传播，或者主体A转变为主体B，人工智能的嵌入会造成档案管理领域的技术规则、理论和工作变化，因此有利于构建新的技术范式，继续推动档案管理的升级。人工智能的嵌入促进了档案管理的主体更新和反思，重新界定了人工智能的边界。一些省份推动了档案管理的技术和数据的融合，实现了档案馆从手工刀计算机智能管理的转变。从创新的思路出发，借助档案智能管理的经验，推动了智能化的发展。其次通过智慧档案平台等办公平台推动了业务的协同合作，为人工智能嵌入档案管理提供实践基础。最后，技术支撑了档案管理的创新发展，也推动了深层次的人工智能与档案管理的融合，给与了人工智能明确定位。

2）技术革新对档案管理的凸显。技术革新是人工智能嵌入档案管理的体现，档案管理的场景通过计算机的辅助能够转变为人机协作。档案管理途径中机器能够成为管理的主体，有能力和有权形成机器为主要的管理，使得档案管理中技术的应用更加多元化，通过多元技术融合和跨越机构的合作推动档案管理的转型。在实践中，江苏省电力公司档案智能管理中心打造了高度智能化的馆库管理系统，研发出了档案智能管理机器人，实现了人工智能技术在电力档案管理中的融合。证券公司利用语言和识别实现了合同的签名比对扫描工作，也提升了识别的准确度。另外，利用机器的学习和编研工作，实现了对视频中重要人物的图像智能识别。

3）拓宽档案管理职业的边界。人工智能嵌入档案管理的时代表现是技术的不断演进，从技术发展的过程来讲，档案职业是有边界的，但是这个边界随着技术的不断演进而拓宽。在人工智能嵌入档案管理后，档案工作人员进一步提升了技能，通过改变角色的定位和升级职业技能的途径实现了职业边界的拓宽。人工智能时代中智能只是最微不足道的，只有引发的社会影响才是不容忽视的。人工智能给档案管理带来了新的机遇，在档案管理职业培训方面，通过交流见学、交叉任职和专家传授等方法，按照术业有专攻的原则，能够打造出一流的档案管理队伍。在档案教育方面，很多企业开设了相关的人工智能课程，相关人员做好了新的要求，帮助档案工作人员适应业务电子化、档案数据化和管理智能化等新要求，做好了新的角色定位和智能转型。

4 结语

2020年的新一届国际档案大会主题为“赋能知识社会”，其中的热门议题就是人工智能，人工智能已经成为当前最重要的内容，对当前以及未来几年的社会和工作环境造成深刻的影响。档案管理人员应当在接纳新技术的同时不断打破传统的限制，对人工智能进行反思，并在技术潮流中坚持创新与传统的统一，积极学好技术，不断拓宽职业边界。