国有企业档案异质异地备份新见解

鹿群群

（国家管网集团榆济管道有限责任公司，山东 济南 250000）

档案属性分为纸质档案和电子档案，档案作为一种特殊的文件性资源，当遇到重大灾害，其损失是不可挽回的，对社会和国家造成重大的经济损失，在国有企业档案的管理上应进行异地异质备份，以此保证档案的储备安全性，纸质档案在异地至少备份一套，而电子档案要异地异质备份各一套，以便于转变为压缩模板长久存储。本文针对档案备份的重要性，探讨档案工作部门的职责所在，就当前的发展现状提出解决建议。

1 档案异质异地备份的必要性

国家档案局长杨东权曾说：“国有企业档案关乎到国家经济发展根基，在对重要的档案实行异地异质备份，保证国有企业档案存储的安全性。”因此国有企业应贯彻落实档案异质异地的保存，对多套的档案进行复制备份，在异地存储至少一套，而对于电子档案，要同质备份，也要一地备份，将档案转变为压缩文档或者纸质文档，方便于日后长久读取，当发生重大事故时，可降低对档案的损毁，减少对国有企业的经济损失，可见档案的异质异地本分体现在档案工作职责所在和档案部门职责所在。

1.1 档案异质异地备份是档案工作职责所在

企业的档案工作职责所在结合企业档案安全保存制度，能确保企业档案保存有效利用。企业档案部门将已经存在的纸质档案通过扫描转变为电子档案，将电子档案转变为PDF等格式进行数字化加工，有效保护原有档案的原件内容。档案工作有序推进提升档案的服务水平，结合科技快速发展，对激增的档案储量快速划分，将档案信息进行安全存储和备份，保障信息存储的安全性，但当信息读取时受到时效性的制约，因此在档案存储时应进行同质载体的转换和异地的多套备份，面对时代发展对档案存储的挑战，应大力发挥档案工作职责 属性。

1.2 档案异质异地备份是保护档案安全所在

目前，各企业对档案原件进行了不同的载体备份，备份的载体分别保存在本部门不同的库房里。它的好处是方便管理和利用。但是，一旦灾难来临，容易造成一毁俱毁。以往发生的种种突发性事件，让人们清醒地认识到灾害的来临是不可预测，也是难以预防的。由此可见，档案异质异地备份不仅是档案安全保管的重要措施，也是防范风险和防灾减灾的必要手段。

2 档案异质异地备份工作

2.1 档案异质备份

国有企业为保障档案的安全性能，在档案的利用上，将异质备份纳入企业档案管理工作流程中，对现有的纸质档案进行异质备份，对电子档案进行同质备份，在工作中实行“两套制和双轨法”的工作要求，将纸张介质与磁盘介质进行形式转化一起归档，形成文件内容相一致的两套档案。

2.1.1 异质备份的原因

纸质档案之所以异质备份，是因为纸张在存储的过程中产生酸性物质，造成纸张的腐烂，在长期保存中，纸质档案内容字迹会淡化，才进行磁盘异质的备份。而电子文档在档案存储过程中，受到计算机病毒的侵扰，造成档案读取错误，电子档案载体在转化时因老化磨损问题，造成耐久性降低，又因为火灾事故的发生，引起档案的损坏，长此以往档案要进行异质的备份。

2.1.2 异质备份方式

对于纸质档案。以前主要运用复制技术，成本较高，较适用于永久保存或珍贵档案；现阶段主要运用数字化技术，将纸质档案转化成数字化档案，它占用空间小，速度快，但依赖性太高。对于电子档案。现阶段备份所用的介质主要有硬盘、光盘等。但都具有不耐用、不原始的特点。

2.2 档案异地备份

本地备份的档案由于自然灾害等不可抗拒因素造成损毁，因此要尽心异地备份，档案的异地备份应安置于地震平稳地带，降低自然灾害带来的危害冲击，在灾后重建后通过档案备份查找丢失文件。

2.2.1 异地备份分类

对于纸质档案。可将档案副本或档案的纸质复印件异地保存。或将档案制成微缩复制件进行异地备份。对于电子档案。可将电子档案进行冷备、温备及热备份

2.2.2 异地备份要求

档案自身具有密级要求，所以在异地备份的时候要求有专人负责，避免档案备份泄密以及处于混乱状态。异地备份库应当按照企业档案库的要求建造。档案保管对于库房的环境及库房外周边具有严格的要求。

3 目前国有企业档案异质异地备份的现状

国有企业档案异质异地备份现状表现为以下四点，第一，认知不够，企业认为档案备份永远用不上，还浪费纸张资源，因此在备份上不愿投入人力和财力，同时担心异地本分造成档案资源的窃取。第二，资金不足，档案的管理需要投入大量的资金维护，但是因为企业部门可调动的资金有限，就算在资金充足状况下，因为认知不足，也不会投入过多的管理资金，第三，管理不足，当前企业对档案管理讯在基础设施和技术条件的缺失，没有完善的健全机制，造成档案永久保存价值降低。第四，缺乏人才，在档案本分上缺乏专业人才管理，对备份的质量存在质疑，后期维护力度小，是因为缺乏人才导致。

4 对于现阶段档案异质异地备份的建议

第一，地址选择，科学论证，根据专家对城市的综合安全因素评估，确定档案备份异地可行性方案，保证选址存储的温度和湿度，具备完善的防水防磁性能。第二，完善政策建立标准，企业对社会档案范畴进行考察，根据现有状况制定异质异地备份制度，有序开展档案管理。第三，加强建设档案体系，对重要的档案进行异地异质备份，提高档案的备份有效性，内部构建档案管理全方位体制建设，降低管理不全面、不到位的现状。

5 结语

总之，在档案异质异地备份上存在认知不够、人才不足、资金不够、管理不足的现状，面对以上问题，应对备份的选址进行科学论证，保障灾害之后备份的提取，完善政策建立档案备份标准，有序开展档案的管理工作，从根源上解决人才的储备和资金的投放，加快档案管理发展进程。