企业声像档案的管理与保护探讨

李 琼

（贵州乌江水电开发有限责任公司，贵州 贵阳 550000）

企业当中，声像档案使用寿命和档案库房自然环境有紧密相连，此类档案属于利用磁性、感光等材料为载体制作而成，可能受到环境因素发生失真问题，导致档案失去价值。因此，需要管理人员明确档案特点，做好对应管理工作，立足于档案工作发展，积极探索档案信息化的管理策略，促使档案管理工作规范化发展。

1 声像档案的类型介绍

1.1 声音档案

声音档案主要是通过录音的形式将价值信息录制下来并存储，通常使用磁性材料完成记录和重现。主要包括：和单位建设相关的声音材料，重要会议声音材料，上级领导视察调研声音材料，大型文娱活动声音材料等等。使用磁性材料记录档案信息资料，在传递方面能重复进行、记录频率大、可消除、失真度小。对比纯文字类型档案内容，声音档案更加客观和真实，可以与照片、文字等档案相互结合，组成有机整体，和其他档案互相补充。此外，此类档案还存在如下不足之处，即容易受到外界环境影响，出现磁化、发霉或者磨损等问题，为管理工作带来不便[1]。

1.2 图像档案

图像档案主要是通过图像方式记录有价值的档案信息。主要包括领导视察调研、荣誉实物、大型文娱或者体育活动录像、相片等档案信息。图像档案也有两种类型，即磁性、非磁性两种。此类档案最初目的为记录历史重要事件，为相关领域建设提供价值信息。

1.3 数字化档案

数字化档案是利用计算机，经过数字化加工，将图文、动画、声音的信息融合成多媒体信息。数字化档案管理转变了以往档案管理封闭性工作特点，推动了档案事业的发展。对比于以往的文字档案，依托于信息技术，产生的声像档案特征更加明显。和传统录像带以及录音声像档案对比，在互联网技术的支持下，档案信息呈现出数字化特点。因此，对于实物载体依赖性逐渐减弱，可通过云存储方式完成档案管理。因此，可通过信息化方式，创新声像档案的管理形式，促使档案管理向信息化方向发展[2]。

2 声像档案管理和保护策略

2.1 制定档案管理制度

完善的管理制度是声像档案管理的重要依据，因此，需要建立完善的制度，才能保证管理工作的高效性。如：声像档案的统计方面，需要将档案移出、档案收进、保存情况、库存量、利用效率等统计工作信息加以明确。为高效利用声像档案，还需为其编制检索工具，可使用卡片形式或者目录形式。在声像档案的借阅方面，需要将审批手续和利用制度加以明确，结合企业内部声像档案机密等级，对其使用范围加以明确。只有将声像档案的管理制度加以落实，才可保证档案管理工作的规范性。

2.2 声像档案管理流程

2.2.1 收集加工

声像档案内容珍贵，制作流程相对复杂，载体价格昂贵，因此在收集过程中，需要做好加工及整理工作，若收集过程存在不理想之处，需要及时更改。对于需要永久保存的声像档案，应及时刻录成光盘或者转化成数字化档案，确保档案信息收集完整，为其高效利用和安全保存提供基础。

2.2.2 入库存储

声像档案种类多，并且部分档案载体具有易燃、易变质等特点，需要在入库阶段做好对应检查工作。重点对档案载体进行检查，若存在污渍，需要清理干净，之后入库；如果存在严重损坏，难以修复，则禁止入库。对于入库档案，需要分类存放，分别保管。档案利用需制定严格管理制度，防止使用期间由于人为因素对档案信息造成 损坏。

2.2.3 日常维护

档案入库以后，还需展开长期管理，鉴于其存在怕光、怕火、怕潮等特点，需要管理人员及时做好日常巡检工作，观察档案是否存在受潮或者发霉等问题，不可置于阳光下暴晒。如果存在凝结水或者受潮，可使用棉布轻轻擦拭，并对声像档案是否失真、发生化学变化等展开检查。

2.3 声像档案信息化管理

2.3.1 建立存储标准

将声像档案数字化处理，需要依托信息及多媒体等技术。处理过程，由于文件格式、数字化标准等方面差异，对于声像档案的处理质量有重要影响。因此，信息化管理的重要前提是做好存储标准的建设工作。第一，需要将档案存储格式统一化，如果照片信息达到存档级别，可利用tiff.格式进行存储，此格式能够存储彩色图像或者灰度图像，方式灵活。当前，部分相机照片为jpeg.格式，也可直接存档。对于视频图像，为保证其使用过程能够直接播放、编辑等，可利用mpeg标准。音频文件可利用VAV.格式完成存储，可保证采样率充足，对声音准确记录。只有建立标准数据库，才能对声像档案进行统一化管理。

比如：针对声像档案拍摄时间、标题名称、案卷号和文件号等内容，应该使用统一格式。高效的存储，保证声像档案顺利被应用和传输，不断提高档案利用效率。经过标准化改革之后，将声像档案的管理融合于其他信息化管理系统中，不断拓宽档案管理范围，提高档案利用效率和管理水平。

2.3.2 完善档案运用

对声像档案展开信息化管理，需要结合档案信息特点，将其数字化处理，为档案信息的高效利用奠定良好基础。将档案资源的使用价值挖掘出来，提高其利用效率。具体可从声像档案内容深度入手，提高档案价值。比如：针对已完成录像资料展开数字化处理，可通过专题形式呈现处理效果，保证档案内容高效保存。还可结合内容主题，制作画册、组织展览等，向使用者直观呈现其中内容。除此之外，还需制定完善档案使用流程，必要档案可在网络中公布，便于相关人员利用平台查找档案信息，高效利用。经过数字化处理之后，需要及时公布，监督使用者按照对应流程，完成各项管理，提高档案的利用途径及效率。

2.3.3 管理信息安全

加快进程将声像档案向数字化档案转化，针对转化以后的声像档案进行网络式管理，利用信息化管理系统，针对声像档案重要程度，实施分级别管理，最大限度保证声像档案信息的安全性。与此同时，还需加大力度保护管理系统软件和硬件设备，重点落实计算机杀毒工作，建立安全的管理体系，定期监测管理系统，针对重要声像档案，采取备份措施。还需对管理、维护等人员权限加以明确，以免重要档案出现丢失问题。针对机密档案，严格限制访问对象，并对IP范围进行设置，落实用户登记，只有具备权限人员才可查阅此类档案[3]。

2.4 声像档案的保护策略

对于入库的声像档案需要长期存放的，将其怕光、怕潮和怕热等特点考虑其中，需要管理人员做好声像档案日常保护有关工作，对于档案室随时检查，重点检查内部设施是否存在问题，保证档案安全，延长声像档案的储存年限。

首先，针对已经入库的档案，重点对其是否存在发霉、受潮以及积尘等问题进行检查，如果档案受潮导致外部凝结成小水滴，可使用棉花、绒布等擦拭干净，严禁将声像档案置于阳光之下暴晒。声像档案受到日光照射，可能导致存储载体发生质变。因此，需要保证使用之后，及时存放在避光处，还可使用遮光板遮挡阳光，档案库房内不可使用日光灯。部分磁性材料具备吸水性，如果环境湿度过大，就会导致材料变形或者膨胀；环境过分干燥，材料容易碎裂。与此同时，在高温环境下，会对磁性物质分布和排列造成影响，导致声像档案出现噪声问题。因此，需要确保声像档案库房之内，环境湿度在50%左右，温度处于10～20℃之间。

其次，对于声像档案磁带等是否存在“失真”问题进行检查，观察图像信息是否存在紊乱现象，档案存储材料是否发生了化学变化等，防止由于材料老化，导致存储重要资料的档案信息丢失。同时，声像档案受到灰尘影响，可能导致档案损坏、信息丢失等问题，对其使用寿命造成严重影响。因此，需要做好库房防尘工作，要求管理人员戴手套、穿工作服，并经过灰尘处理才可进入档案室内。

最后，通常而言，声像档案能够保存20年时间，因此，对于企业内部具有较高价值的声像档案，可先将其刻录成为光盘，或者向信息化系统内部档案数据库中存储，并做好备份工作，在档案信息调取使用时，只能将复制品借出，并要求借用结束之后及时归还。

3 结束语

总之，新时代，要做好声像档案管理工作，需要兼顾档案环境、管理流程、档案安全等方面的内容。与此同时，还需积极探索信息化管理之路，将声像档案价值挖掘出来，高效利用，为行业建设与发展提供支持，促使档案管理工作更加规范与科学。