有效提高工程档案管理水平的思考

范豫峰

（广州市重点公共建设项目管理中心，广东 广州 510000）

档案，作为国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，具有重要的情报价值和凭证价值。在一定程度上加强工程档案管理工作，可以有效的保证企业、单位、公司的运转；并对于经济方面、管理方面、发展方面都有着极其重要的意义。同时对于已经进入信息化的21世纪来说，工程项目参建单位工程档案管理方面存在的部分问题，也是其需要重点解决的问题之一。

1 工程档案管理概述

1.1 工程档案

所谓的工程档案，从一定程度上来说，就是从工程项目立项、勘察设计、施工到工程验收全过程所形成的文字、图片、表格、声音等多种形式的工程有关资料。工程档案是工程管理中重要的环节之一。在实际的工程验收阶段中也会对于相应的工程档案进行一定的调用和参考；工程档案与实际的工程存在差别较大的情况时，对于实际的工程顺利验收也会产生一定的影响，甚至不能完成相应的验收、结算 工作[1]。

1.2 工程档案管理

所谓的工程档案管理，就是对工程资料进行相应的收集、整理、编辑、保管、提供利用等工作。工程档案管理的主要对象是对文字、图片、表格、声音等具体介质的管理；同时，工程档案需要建成相应的管理体系，完善工程建设维护以及相应的现场资料收集整理工作，为项目工程的正常实施以及后期验收提供相应的保证。另外，有效的工程档案管理也有利于及时发现工程项目建设中实际出现的问题，继而在实际施工过程中采取相应调整的重要措施，以在最大程度上保证工程项目的顺利实施与完工。由此可见，有效的工程档案管理对于参建工程项目的有关企业，都具有极其深远的意义。

2 工程档案管理水平低下的原因

2.1 档案管理意识不强

实际工程建设过程，许多企业往往仅重视工程项目的进度、投资、安全文明施工管理等工作，而对于工程档案的管理常常处于疏忽的状态。企业的高层和管理层对于工程档案管理方面重视不够，档案管理滞后，投入资源不足，档案信息化管理也未做到普及。从而导致在工程竣工验收时，部分工程档案资料存在相应的丢失或者遗漏状况，以至于制约阻碍了工程项目建设工作。

2.2 档案制度不健全

对于行业上的某些企业或者是工程单位而言，其档案管理制度存在着一定的落后情况，相应的制度不健全，不规范等现象频发[2]。在实际的工程建设过程中，未能形成有效的制度约束力；从而导致在实际的信息收集过程中对于重要信息遗漏，片面，错误的情况。看似收集了许多的信息，但实际上用处较小，无效信息过多。往往出现按照城建档案管理部门要求，需归档的资料未收集齐全；而未在归档范围的资料，却保存了一大堆。后期在使用及保存过程中也未明确相应的规定，档案的丢失，遗失以及保存差的状况频繁；对于相应的工程项目企业或者是单位未来发展有着极其严重的阻碍。

2.3 缺乏档案管理专业人才

在上述的问题中，我们也提到，由于相关工作人员对工程档案工作的不重视，从侧面可以看出档案管理工作人员的专业素养水平不高，缺乏专业的管理技能，从而也会间接的导致其档案管理工作达不到社会的需求。由于相关工作单位并没有对管理档案的工作人员进行专业培训，就直接影响工作人员的技能、专业知识与工作岗位的要求不匹配。另外，从事档案管理工作者，许多企业并没有安排专业人员参与管理，而是让其他的工作人员兼任，由于兼任人员在档案管理专业水平及工作经验不足，从而也会导致档案管理工作效率下降。

3 提高工程档案管理水平的策略

3.1 转变思想；重视管理

要想有效提升工程档案管理水平，就需要从思想上做出相应的转变，需要正确意识到工程档案对于实际项目工程的意义和重要性。首先需要领导带头转变观念，高度重视，对于工程档案管理工作投入更多的关注和相应的资产投入。其次是在制度上需要进行相应的完善，需强调档案管理工作的重要性，对于档案工作的严格性、规范性需要进一步加强。最后是整体塑造企业对于档案管理的重视程度，做到工程档案与实际工程的密切联系；从而确保档案管理工作可以真正的发挥作用，起到对于工程整体的监督与管理效能[3]。

3.2 完善档案制度，做好落实工作

建立并完善工程档案管理制度体系；是有效提升档案管理水平的有效措施，也是有效提升档案管理水平的保障。建立并完善工程档案管理制度体系，需要做好以下的工作：

首先是需要建构制度体系；参考相应的法律法规、行业标准、档案行政管理部门相关文件要求，结合工程实际，开展档案制度体系建立工作。从工程的立项、招投标、勘察、设计、施工、验收、移交等全过程都需要做好相应的科学化、规范化、全面化的规划，加强全生命周期管理。其次是需要将工程档案管理责任落实到位，需要设立专人、专职、专责的机制，将具体的管理任务分派到具体个人手中，明确岗位分工及责任。

3.3 提升档案管理工作者的综合素养

采用信息化的方式开展档案管理，一定会是今后的发展趋势。随着信息化的不断发展，伴随着无纸化办公的日趋普及，也就会使档案的内容和载体变得更加丰富，电子档案的数量也会不断的增加，对于工程档案管理方面就会出现载体多样化的情况，这也就对档案管理的工作人员的专业技能水平及相关知识提出了更高的要求[4]。所以要想提高工程档案管理水准就需要对人员的综合水平进行培养，有关单位及企业需要增强档案管理的队伍，以保障能够适应未来的工程档案管理需求。档案管理人员也需要加强专业学习，要不断提升自身的技能、丰富自身的知识体系。另外，有关单位还要对档案管理工作人员开展一系列的相关培训或是讲座，并提供多方位的视角，结合工作实际从多个学科之中进行培训，以进一步的提升档案工作人员的操作技能，端正良好的工作态度，以达到培养的最终目的。最后，有关单位及企业要重视档案管理专业相关人才的引进，积极建设工程档案管理的队伍。

4 结束语

综上所述，工程档案的有效管理对于工程项目全生命周期管理来说，具有极其重要的意义和作用；有效的提升工程档案的管理水平就需要从意识、管理层、制度、人才等方面做好相应的工作；随着社会信息化水平的提升，只有将档案管理传统的思想和模式进行一定的升级改造，才能在工程档案的管理水平上得到有效的提升。