对公文档案管理工作的研究以及探索

梁彦侠

（广东电网有限责任公司中山南区供电分局，广东 中山 528455）

1 引言

新时期社会伴随着经济进步而发展，各类新技术的投入使用都离不开数据和资料，这就极大提升了各单位档案工作的业务量。特别是对于公文业务而言，必须要结合时代发展与技术进步，提升业务效率解决传统模式下存在的问题，辅助业务改革。

2 公文档案管理工作存在的问题

在上个时期各地区的公文档案管理工作整体上获得了长足的进步，无论是在概念上还是在实际落实，相比于过去都有所发展。特别是伴随着理论研究者的深入，和各类研究结论的提出。不过，需要注意的是，档案管理工作依旧存在很多问题，制约改革业务推进发展。以笔者实际的从业积累，和大量调研后归纳，大体包括以下几个方面。

第一，档案管理工作的理念不够新颖。档案管理工作所涉及的数据是大量的，业务量也是众多的。各项业务推进过程中，必须有专业、新颖的理念作指导，才可以保证业务和时代结合紧密，各项新措施能够按着预期来推进。不过，在传统业务模式下，很多公文档案管理工作所持理念，依旧是按着传统方式在执行，无论是在管理上、还是在业务归纳上、亦或是在技术落实上，都存在不少影响，这对于整体效率和质量都是不利的。

第二，档案管理工作的人员素质有待提升。在传统业务模式下，很多公文档案管理工作者都是兼职的，或者是部分临退休人员、以及企业家属来负责。这就会极大影响整体业务的推进，对改革也是十分不利的。很显然，档案管理工作涉及很多新技术，是需要有专业积累。不过由于过去很多人对此不重视，以至于派遣了很多非专业人士从事，这就会导致问题发生；此外，在人员招聘、考评、晋升方面，也存在很多问题，这也会极大地打击相关从业者的积极性，使得有技术的人不愿意从事相关工作，出色的工作者也很难获得合理的评价和晋升渠道。

第三，是整体的制度存在漏洞，导致管理效率低下。正如上文所述的那样，公文档案管理工作涉及很多环节、大量部门、海量数据，所以在业务处理和管理上，需要有完善制度与之适配，只有这样才可以指引各业务按着预期涉及推进。不过，以笔者观察来看在很多企业，都存在制度的缺乏问题，导致问题出现后没有制度指导，档案管理也缺乏合理的保。各部门之间也存在比较严重的壁垒，这都是需要解决的问题。

3 公文档案管理工作创新的意义

结合时代发展来看，档案对企业的重要性越来越大，是企业整个发展过程中的历程和各项内容，对各个业务环节和关键节点，也是如实的记录，进而在决策制定时给出合理、可靠地依据。对于企事业单位，这也是重要数据信息，如果出现纠纷或者是各类问题，可以有效起到保护企业的目的，给企业权益保障提供支持；此外，档案还记录了企业发展过程中，人物力资源的实际使用情况，以及项目推进安排等，因此在查阅和数据分析过程中，也可以给予帮助。

新时期信息技术迅速发展，使得各领域都在向着符合时代最新要求的方向转变，这对于传统业务模式下存在的各项问题改变，是很好帮助，也可以提升整体业务效率质量。所以对档案管理工作者，也必须要结合自身问题及时调整，做出合理创新满足最新需求。

4 问题解决策略

结合上述问题来看，可以从以下几个角度入手来解决问题。

第一，提升档案管理工作者的个人实力。在公文档案管理工作中，个人实力的高低将会直接决定业务质量，所以在具体改革中，必须要以提升个人实力为基础，具体带动整体业务进步。公文档案管理是需要细致、专业、耐心的工作，是需要负责人有极好心态和专业素养，在归纳和整理分解过程中倾尽全力。所以，各单位在管理中要提升招聘门槛，将那些具有专业素质的人员都加入到工作队伍中来，结合专业培训和自我学习模式，打造新的团队，使得传统模式下存在的专业实力不足问题、人员招聘问题等得到真正的解决。

此外，要加大思想培训力度，使得实际从业者可以认识到自己工作的重要性，进而乐意于投入其中，做到专业而负责。在企业中也应由高层领导带领，来推进对于这项业务的重视度，在个人薪酬分配和晋升渠道方面重新设计好，使得实际从业者会有干劲，可以为目标而奋斗。

第二，要提升管理实力，做好制度完善设计。公文档案管理的整体发展水平还相对比较低，特别是对于那些规模较小的企业、和经济欠发达地区而言更是如此。在制度和监管力度上，也是比较缺乏适配的，所以必须要做出解决。首先，对单位而言，必须要健全规章和制度，进而给实际业务的推进带来保障。其次，要合理设计业务的时间链条，提升业务效率质量；对不可以归档的及时处理，对可以归档的即使入库，规避忽略遗忘问题。再次，要在制度设计中规范好各部门的职责，落实到个人，使得部门之间、人物力资源安排都可以有据可循，这对于业务完整度和准确性保障，都十分有利，也可以辅助处理海量数据，充分发挥出技术优势。

第三，要重视基础工作和平日积累。对公文档案管理而言，很多都是基础业务，是需要平日积累的，所涉及的文书、档案类别也相对比较多。所以，实际从业者需在日常工作中做好积累，就材料的相同之处及时地归纳好，在业务推进中努力构建起好习惯，进而在材料搜集、梳理、鉴定、统计、保管等各个环节可以做到降低压力，真正脚踏实地的完成业务。

此外，还要在考评环节重新设计，和实际业务挂钩。由于目前很多企业在公文档案管理工作中的专业人员相对是比较少的，所以在招聘上是不够专业的，还需要有很多的培训和自我学习，以提升专业素质和思想素质。所以在评价体系设计上，也需要跟随招聘制度的改变精进，来做出调整，使得业务人员各项工作都能和薪酬挂钩，都可以和自己职业生涯挂钩适配上、这对于个人工作积极性提升很有帮助。

企业在信息技术引入上，也需要下大力度。这是信息时代也是数据时代，各个领域的改革都离不开新技术的辅助和加入，对公文档案管理工作也是如此。引入新平台和数据分解系统，将会极大辅助实际业务从事者提升业务效率，也会辅助解决传统模式下存在的各类问题。不过，需要注意的是无论是平台建设，还是系统购置以及软件安装，都需要充分考虑企业实际情况、以基础调研为依据来推进。否则，将不会起到最初的业务设计效果。

5 结语

整体来看新时期对公文档案管理工作者而言，需充分结合最新需求，结合社会发展来引入各类新技术和新理论，解决传统业务模式下存在的各项问题，提升业务效率和实际质量，给企业业务进步以及管理水平提高带来帮助。