浅谈新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革

杨云华

（通榆县社会福利事业管理中心，吉林 白城 137200）

随着我国社会与经济的蓬勃发展，事业单位在运营生产方面也面临更多的困难，档案作为单位日常工作的关键环节，其具有记录和参考作用，记录了单位的职能演变和发展进程，属于一项具有宝贵价值的隐形资产。但是以往事业单位对档案工作缺乏重视，档案的作用难以充分发挥，在信息时代下，单位要迎合时代特点和工作需求，积极开展管理创新，改革以及转变服务模式，发挥档案的自身价值，为单位可持续发展提供参考和依据。

1 事业单位档案管理与服务模式创新的价值

档案管理作为事业单位日常运行的主要内容，以往的管理手段较为陈旧，难以为使用者提供优质服务，尤其在信息时代下，档案管理逐渐趋于信息化发展，加速档案服务和管理模式创新，可以进一步释放人力，实现档案信息的数字化储存、录入以及整理，有助于档案的高度共享和利用。

2 当前事业单位档案管理中存在的几点不足之处

1）资源投入不足。档案管理需要充足的资源作为支撑，但是受到固化思维和模式的影响，在管理方面存在资源投入不足问题，例如事业单位受到资金因素的制约，在管理创新中没有采购工作所需的硬件设备，信息化建设进程受阻；又例如在人力资源配置中，管理人员数量不足，无法满足工作的实际需求。

2）人员素质不高。档案管理具有一定的专业性和复杂性，基于档案管理数字化发展下，更加需求精通信息技术和档案管理方面的复合型人才，但是当前，部分管理人员无论在能力、素质和专业知识方面都难以满足岗位需求，加之事业单位没有定期组织培训活动，人员的知识体系不能获得及时更新。

3）信息建设滞后。信息化已经成为档案管理的未来发展趋势，但是当前在建设进程中，受到诸多因素的影响，单位在信息建设方面较为滞后，具体体现在档案信息服务水平不高、数字档案储存不齐备等，为档案服务职能的体现带来负面影响。

3 事业单位档案管理与服务模式创新改革途径分析

1）提升重视程度。档案属于一种宝贵的珍稀资源，在单位长期发展中不断形成而累积，单位领导要转变以往的固化思维和传统模式，提升对档案的重视程度，加大物力和人才资源投入。首先，以往的档案管理主要以纸质文件为主，事业单位在加速数字化档案转变的同时，还要对纸质文件加强管理，设置独立的档案室，做好档案室保密工作，避免纸质档案遭到破坏或者遗失，导致档案资源不齐全；其次，采购信息化管理所需的各种仪器和设备，包括计算机、打印机、复印机以及多媒体设备等，为开展档案管理提供硬件支撑；最后，单位领导要起到带头作用，树立新型的档案意识和管理理念，并且在内部开展档案宣传，促使所有员工都认识到档案的价值，积极配合相关部门落实档案资源的收集、整理以及归档等工作，保证内容的可靠性、真实性以及参考性。

2）提升人员素质。管理人员是落实各项管理活动的主体，人员的信息意识、操作能力、专业知识、服务意识以及创新能力，与档案管理效能的提升具有直接关系，事业单位要立足于档案服务，通过各种途径提升岗位人员的综合素质，促使其更好的满足现代档案管理的需求。首先，基于档案管理的综合性、复杂性以及系统性特点，对岗位人力资源进行优化配置，综合考量人员的管理能力、业务水平、工作态度以及服务意识，落实各项考核工作，将考核与工薪挂钩，通过长期、系统以及合理的考核促使人员不断提升自我，以正确的态度对待岗位工作；其次，根据管理工作的需求提升岗位入职门槛，从社会或者高校中吸纳具有一定管理能力和专业背景的人才，重塑管理队伍的知识结构和学历结构，在良性竞争的驱使下，调动人员自主学习和主动提升的积极性；最后，现代档案管理无论从手段、流程、模式等方面都出现了一定的变化，事业单位要根据岗位需求的针对性组织专业培训，科学设计培训方式和培训内容，培训不能流于形式、浮于表面，要切实体现其价值，通过培训实现管理队伍业务水平和能力素质的全面提升。

3）完善管理制度。制度是开展一切管理行为的准绳和基础，在科学制度的支撑下，能够促使档案管理趋于制度化、系统化以及科学化发展，有利于发挥档案价值，为使用者提供优质服务，因此，单位要根据自身具体情况注重制度完善。首先，在制定各项制度中要突出灵活性和机动性，制度不能一成不变，要结合工作需求不断调整和优化，切实体现制度优势；其次，管理制度要涉及档案管理的全过程，包括人员考核制度、保密制度、档案收集、整理以及归档制度、档案使用制度等，只有在系统的制度体系下，才能更好发挥档案的服务职能；最后，事业单位可利用档案展览、书刊出版等方式，发挥档案的使用功能和社会价值，为公众提供各种服务，改变以往只重视保管而忽视使用的局面。

4）引入信息技术。在“互联网+”的提倡下，各个行业都在探索和创新信息技术应用新途径，信息技术在生产运营方面的重要性也更加凸显，信息化作为档案事业未来发展的必然方向，事业单位也要积极引入各种先进的信息技术，从宏观方面落实信息建设，进而提升管理效能、优化服务质量。首先，信息建设属于一项系统的复杂工程，单位不能盲目的进行建设，要基于管理需求和自身特点，明确具体步骤、相关事项以及建设方向，包括各种软件和硬件建设、人才队伍建设以及网络体系建设等，确保各项建设活动有条不紊的进行；其次，在构建信息化平台中，可利用微信公众账号、网站或者APP等方式，加速档案资源的社会流通，使用者只需要一台终端设备就可以完成异地资源获取，不仅节约了空间和时间，还能够提升档案应用效率；最后，单位要加速数字化档案资源的转变进程，实现所有资源的信息化管理，加强数字资源的收集、整理以及归档，以迎合时代发展的方式开展服务改革和管理创新。

4 结束语

总而言之，档案属于一项珍稀的宝贵资源，是单位长期发展运营中积累下的宝贵财富，具有较强的历史价值、借鉴价值和指导意义，单位领导要给予其管理以关注和重视，基于管理需求和时代发展，积极转变服务模式和管理模式，推动档案管理趋于信息化、智能化、数字化以及规范化发展，体现档案的服务职能和参考意义。