浅析文书档案管理在健康科普工作中的作用

陈宇娟

（福建省级机关医院，福建 福州 350001）

如今健康是广大民众最为关心的话题，医院则是健康科普最好的宣传阵地，国家卫健委宣传司健康促进处处长姜雯曾这样描述：“医院宣传是健康科普的最大阵地，医务人员应该成为主力军，发挥其专业权威的价值”。国家卫健委规划发展与信息化司司长毛群安也表示，科学研究表明，健康教育最好的切入点是患者在寻求医疗服务的时候，如果医务人员能在患者就医时适时提供一些健康生活方式倡议，健康教育工作往往会事半功倍。随着当前卫生体制改革的不断深入、人民群众对医疗需求的日益增长，以及健康中国战略的部署实施，医院在发展建设取得积极成效的同时，医学健康科普教育工作也被逐渐重视起来。

为落实健康中国战略实施，进一步指导医院各级各部门科学、规范地做好健康科普教育工作，笔者医院党政领导班子迅速做出相关工作部署，全院医教、护理部门全面贯彻落实医学健康科普基地建设工作要求，抓实抓细各项科普宣教措施，期间医教、护理部门积极下发相关文件指导医学科普工作，形成了大量反映健康科普教育工作情况的文件档案。

1 相关文件类别

以笔者医院为例，自2018年以来，医院各部门共收发78份健康教育工作相关文件。笔者将其进行分类，主要有以下几类：

1）关于医学健康科普工作的各项政策和工作部署等公告、通报文件材料。

2）医院建立健康科普基地工作机构、协调机制形成的文件 材料。

3）上级部门对健康科普工作的指导等文件材料。

4）院内召开的各种健康教育科普基地建设工作会议材料。

5）院内开展健康教育科普基地建设形成的规定、办法、意见、通知等文件材料。

6）综合协调健康科普文稿等文件材料。

7）上级部门下发的针对本单位的健康教育工作有关文件材料。

原料：大米 25 g，黑米 25 g，大豆 25 g，红豆 25 g，核桃仁 25 g，花生 25 g，红枣 15 g，桂圆 10 g（2人份）。

2 健康科普文书档案在医院科普建设工作中的意义

随着社会的不断发展和医学模式的变化，影响广大民众身体健康的疾病谱也在悄然发生着转变。历史发展以来，传染病、寄生虫病等原本是严重威胁着大众的健康的首要疾病，而现在，恶性肿瘤、糖尿病、高血压、心脑血管病等慢性、非传染性的疾病和老年病已经发展成为威胁人类健康的主要疾病。同时，现代医学研究表明，这些恶性肿瘤、糖尿病、高血压、心脑血管病等慢性、非传染性的疾病的致病因素多与人们的心理因素、生活行为方式以及外界环境因素有关。如此以来，通过教育的手段，帮助公众树立正确的卫生观念，改变不科学的生活方式成为现代健康教育科学的宗旨。

健康科普文件材料是映射各级医院贯彻落实上级部门健康中国的决策部署，是健康科普基地建设工作过程中产生的极其富有价值的珍贵资料，对统筹建立院内健康教育者服务阵地，逐步引导科普宣教服务融入医院常规医疗服务，进而系统化地开展具有医院特色的健康教育服务具有极其重要的查考和借鉴作用，也是医学教育、临床医疗和科学研究的宝贵教材。

1）指导临床科室开展医疗科普系列公益活动。医院宣传是健康科普的最大阵地，科普文件材料具有标准性，在围绕科学预防、精准科普的主旋律下，总结成功改变不良生活习惯案例的科普经验，可规范指导当下科普宣教的开展。通过文件要求及标准，促使医务人员成为主力军，发挥其专业权威的价值，以患者的健康咨询需求为导向，积极落实最新版科普预防方案，科学筛选采用最适合大众化的科普方式，促进科普宣教方案同质化、规范化，更加助力健康中国建设。

2）考核培训作用。根据文件，开展医学科普相关知识如现场成人心肺复苏操作流程标准、常见急症、公共场所避震、创伤救护（止血、包扎、骨折固定、搬运）、意外伤害与避险逃生等方面的急救相关知识培训、考核，可进一步提高医院医务人员及社会上“第一目击者”的自我安全意识和自救互救能力，也为广大民众在遇到突发事件时能够迅速进行有效处置发挥积极作用。

3）记录重大事件。无记录，不发生。健康科普文件档案建设在将来，可以追溯对本系统内健康教育科普基地建设的全面历史记录，这些记录包括对院内医疗、院感、护理协调等各项工作质量的评定，以及在科普建设过程中出现一些不足的原因分析和记载。借助这些方面的具体记载，可以十分全面及快捷地了解到医院科普基地建设工作的状况。

3 健康科普文书档案管理存在的问题

1）收发不及时。部分档案工作人员责任心不强，健康科普文书档案的再利用意识不高，没有认识到医院健康科普文书档案的管理、利用在医院发展建设中的重要作用，导致有些非班内的文件签收不及时，从而出现材料迟收、漏收的情况。

2）档案材料收集不完整。部分机构由于未采取“专人收文，专地下载”的做法，不同的人下载的文件分散在不同的地方存储，导致相关文件收集归档不完整；此外，上级不同的处室下发的文书归档科不同主办科室，未统一下发至院办公文信息发布平台，如护理健康教育基地建设评估标准一般文件会下发至护理部门，健康教育建设实施方案会下发至医务部门等，这些职能科室工作人员多数为非档案专业人员，不具有档案收集意识及经验，在办理的过程中，容易导致一些文件遗失、丢漏，未被及时收集归档。

4 对策

健康教育文书档案的规范有效管理对推动医院现代化管理建设发展有着重要的作用，笔者医院高度重视健康教育科普文件材料的收集及归档工作，自申请建立省级健康教育科普基地以来，院党政领导班子就特别在科普教育专题会议、院行政周会上指出，院办公室应采取积极有效的措施，指派专人，明确职责，按照档案工作规范，统筹做好健康教育文件材料的收集整理工作，确保相关健康科普文件的各项材料在第一时间、第一现场，得到第一响应，做到规范、有效收集和整理归档。为有效开展现代化医院精细化管理工作，加强医院在健康教育基地建设档案管理方面的规范性管理，不妨考虑从以下几点 切入。

1）增加值班备勤收发文强度。文件收发不及时有可能导致健康教育基地建设的重要通知、工作预案等未能及时下达，致使工作可能出现纰漏，故应增强档案管理人员的责任意识，可配备专人负责，增加值班备勤强度，尤其是在节假日，更应加强班外时间收发材料、汇总数据材料，做好文件的及时上传下达工作，要求工作时间以外必须到办公室收发文件、汇总数据，并及时逐级上报分管领导批阅。

2）联动各部门配备专人负责。应充分完善常态化收发机制，健康教育文书档案收集的过程中若发生应收未收，应归未归导致文件不完整，将最终影响后续档案查阅利用的有效性及科学性。因此，各科各部门应指定专人负责相关文件收集，来自各部门的专人联动为健康教育科普文书收文小组，每星期将所有文件梳理并统一规整至院办公室分类、归档。

3）加强工作人员的培训和再教育。不同科室和部门当中的管理人员中大部分缺乏档案管理的意识，为确保档案收集的制度得到切实的落实，可尝试采用不定期和定期相联合的形式由医院推荐选派档案人员前往参加国家级或省、地市、县级的各层别培训，也可以由医院负责档案管理的部门按计划对工作人员统一进行分层次的档案知识培训讲座。做到源头把关，系统开展，以督促各部门在健康教育科普文书收发时都能规范执行。

4）召开质控考评分析会。为树立规范收集健康教育档案文书意识，并加强科室人员教育，确保健康教育基地建设档案管理方面的规范性管理不流于形式，定期进行健康科普文书档案管理质控考评，档案工作小组成员可在医院的例行周会、行政职能会后，针对管理检查结果开展讨论，分析、总结好的措施与挖掘不力的反面案例，收集、汇总考评结果并上报分管院领导，听取各科行政工作人员对档案收集、管理工作的意见和建议，以确保文件收集归档工作的持续改进。

5）健全健康科普档案收发系统监管机制。为进一步加强健康科普档案的管理与利用，各职能科室工作人员，尤其是综合档案管理部门应筑牢思维、牢固树立监管意识，通过优化科内文件检索、强化文件管理安全等各项措施，落实科室责任人是第一负责人的制度，建立档案收集经办人--科负责人--档案部门管理人员层层把关机制，规范监督健康教育相关文件收集质量和服务工作。进一步强化监管，要求节假日期间值班人员要切实履行职责，坚守岗位，及时收发，从收发健康教育科普文件过程的各个环节入手，落实定期监督，检查每个环节可能存在的薄弱环节，及时响应处理未及时收发的案例，对出现的问题详细分析，并采取一系列有效措施加以预防和纠正，以不断改进文书档案的规范性和有效性。

5 总结

健康问题关乎着千家万户的幸福安宁，而提高群众对疾病危险因素的重视和控制，将疾病防治的关口前移，为建设“健康中国”助力是新形势下面临的压力和挑战，也是医务工作者们优质医疗服务内涵不断深化和延伸的体现。近几年，笔者医院在医疗服务过程中，经过不断尝试、评估、改进、完善，通过规范收集健康科普文书档案并合理利用，系统化地开展具有特色的健康教育服务，在健康教育科普宣教服务活动中，不但感受到了群众对健康知识的渴望，也看到了健康教育文书档案在慢病防治工作中发挥着重要的作用。院档案管理部门应切实提高政治站位，以健康为宗旨，以广大群众需求为导向，以群众接受为前提，高度重视健康教育文件材料的收集归档工作，构建健康科普文件规范收集体系，落实第一手宝贵的文档资料，真正将健康教育工作落实做细，不断增进医患之间的和谐互动，促进社会的和谐稳定。