关于农产品检测实验室档案管理的几点思考

（北京市昌平区农产品监测检测中心，北京 102200）

李艳迎

档案管理是实验室在进行标准化建设过程中，为了确保能够对实验过程进行有效记录的核心环节之一。想要做好实验室工作，并真正提高实验室管理水平，则需要确保实验室档案管理工作能够得到有效落实，这样才能够对检测工作细节进行详细记录，同时也能够对被检测农产品的相关信息进行有效保存，以此才能够在后续的服务过程中，通过对档案价值的有效挖掘来实现推动农产品质量的不断提升。基于此，本文主要分析了农产品在送检后，其档案管理的实际问题，同时也给出了相应建议，这样就能够确保在后续服务的过程中，可以为农产品检测工作提供优质保障。

1 农产品检测实验室档案管理工作的重要性

首先，农产品质量安全质检站成立的目的就是针对辖区进行蔬菜、水果、畜禽、水产品等各种食用农产品进行安全检测，并通过独立承担第三方公正检测来实现对农产品安全的全面鉴定，这样就可以确保在农产品上市前，经过科学检测来实现验证产品的安全性。同时，大部分的农产品质量安全质检站可以对瓜果蔬菜的农药残留以及重金属残留进行定量检测，在进行检测工作开展的过程中，也能够实现提高农产品检测实验室的实际管理水平。因此，农产品检测实验室档案工作的全面落实，可以推进农产品质量安全质检站在其检测的过程中对实验数据的收集和整理，并在后续应用的过程中，对其档案当中有价值的信息进行准确提取，这样就能够有效推进农产品检测工作不断获得全新的技术手段。

其次，农产品检测实验室档案当中的资料可以作为第一手参考资料对农产品进行认证，而且其检测数据可以直接反映检测结果，该数据同时也具有原始性和凭证性，因此它是一种十分重要的产品信息。并且，管理好农产品检测实验室的档案数据，也能够实现推进农产品检测方式和方法的不断升级，在一定程度上提高实验室检测水平，以此来逐步完善农产品质量安全监测体系，精准提升农产品的质量 安全。

最后，农产品检测实验室在进行档案管理的过程中，如果其工作开展不顺，则会直接影响到实验室整体的运行，因此，农产品检测实验室的建设和发展一定首先需要确保其档案管理工作能够有效开展，而且档案管理工作能够直观反映出实验室自身的检测质量和管理水平，所以在实际工作开展过程中，档案管理不仅能够确保送检产品和检测数据得以保存，还能够针对实验室检测、运行过程中的档案价值进行挖掘，这样也能够在一定程度上提高实验室的检测水平，并维护整个检测单位的对外形象。

2 农产品检测实验室档案管理的内容

农产品检测实验室在进行档案管理的过程中，必须要充分地反映出档案管理工作的实际意义，也就是在实验室开展各类农产品的检测过程中，需要对实验室的工作情况进行全面、准确地记录，同时也要为检测工作的开展提供相应的信息，这样才能够确保实验室运行管理的全面性。同时，农产品检测实验室在进行档案管理的内容划分上，可以依据实验室的实际职能情况来进行全面整合，这样就能够通过详细的原始记录来确保在后续档案整理时对数据进行及时准确的收纳。根据当前对农产品检测实验室资质认定的档案标准要求而言，一般情况下在农产品质量安全质检站的档案中需要包含组织机构档案、质量管理体系档案、仪器设备档案、检测人员的技术资质能力档案、文件控制和数据保护档案、检验标准和方法档案、抽样和样品管理档案、检验报告和检测原始数据档案、人员培训考核档案、质量监督和质量控制档案、内务设施环境档案等。

3 农产品检测实验室档案管理工作中存在的问题

3.1 意识不足且制度落实不到位

在过去几年中，农产品检测实验室只注重在检测过程中，针对被检样品的实际检测数据和检测结果，而在后续进行报告输出和原始记录的档案管理过程中，却忽略了对实验过程数据的全面收集。而且，在档案整理时也不能通过归档和分析来实现对档案内容价值的有效探索，因此这也使得在进行档案管理的过程中，无法实现对档案管理重要性的认知获得有效提升。此外，在相关部门文件下达时，针对实验室资料的收集、归档、整理工作其实有一定的规范指导意义，但是在基层实际工作中，由于档案收集整理并没有被工作人员所重视，所以在实际工作开展时，就没有对其工作活动进行全面记录，这也使得在书面文字记载的材料当中，仅仅只有被检样品的数据记录被保存 下来[1]。

3.2 数字化程度较低

随着科技的不断发展，使得在当前的企业建设过程中都会应用数字化管理来确保档案管理的便捷性和共享性，档案利用获得有效提升。但是，当前很多农产品检测实验室在进行档案管理的过程中，却仍旧沿用纸质档案的管理，这使得在实际工作中如果管理不当就会导致档案资料的丢失和损毁。而且，即使部分单位采用了电子版档案进行管理，也仅仅是对纸质档案的编写内容进行输入，无法真正在查找的过程中，通过对档案关键词的搜索来实现对档案的调用，这也导致了在进行具体应用时，电子版档案只能够作为储存而使用。除此以外，由于设备因素干扰等问题的发生，也导致了在农产品检测实验室进行检测数据分析的过程中无法实现联网化处理，这也加剧了档案管理共享性不足的现象产生。

3.3 档案收集不及时

在进行农产品检测的过程中，其档案资料必须要保证自身的全面性和原始性。但是，在当前阶段的档案收集过程中，存在着不及时、不齐全的问题，这也使得在实际进行数据收集时，就会导致后期应用数据的效果不佳。比如，客户想要详细了解某种农药的降解期，以实现精准制定采摘计划，则需要实验室在一段时间内每天对该种农药在农产品上的农药残留数据进行及时检测和收集，但是此时如果只对客户提供一次的检测数据，那么就无法对其提出针对性的指导意见。

3.4 缺少专职档案管理人员

档案管理工作并不是一项辅助性工作，它是一项需要配备专职专业档案管理人员进行管理的系统性工作。但是，在当前大部分农产品检测实验室的档案管理工作中并没有给其配备相应的专职档案管理人员，这就会导致档案管理人员自身身兼多职，而且会存在档案整理不专业不及时的问题。众所周知，在实验室质量管理体系运行的过程中，必然会出现众多的实验数据、原始记录、影像资料和图片等，如果对这些数据进行随意堆放，再加上长时间没有专职人员对其进行整理，势必就会造成档案的缺失和无序问题。而且，档案管理人员如果身兼多职也会导致其精力有限，从而不能对资料进行全面的收集和整理，最终必将导致在后期进行档案的检索和利用中，无法对档案进行有效应用。

4 有效提高农产品检测实验室档案管理的方式

4.1 增强管理意识并落实管理制度

在当前阶段，为了确保农产品检测实验室档案管理工作能够得到全面落实，需要增强包括领导在内整个单位工作人员的档案收集整理意识，并建立起农产品检测实验室的整体发展机制，以确保在进行实验室档案管理的过程中，能够通过管理制度的全面应用来实现对档案管理内容进行统一体系的制定，从而使农产品检测实验室档案管理工作的开展可以实现完整化、制度化，最终才能确保其工作开展的秩序性[2]。同时，在后续开展档案利用工作过程中，也要通过不断实践来对现有的档案管理制度进行补充和完善，只有这样才能够真正提高农产品检测实验室档案管理工作的效果。

4.2 增加经济投入实现数字化管理

时代的发展创新实现了推动社会的全面发展，因此在进行农产品检测实验室档案管理的过程中，也需要加大经济投入来提高数字化设备的有效应用，以此才能够确保农产品在进行检测的过程中，可以通过加强数字化的应用来提高实验室数据档案的收集归类效果，从而也能够在后续的查询利用过程中，可以依据相关词汇来对所有档案资料进行有效检索和应用，这样才能够使实验室工作开展的便捷性、快捷性和共享性得以实现。

4.3 全面、及时收集整理档案

由于在进行农产品检测实验室档案管理的过程中，档案管理人员对实验室检测工作并不十分清楚，造成不能对档案进行准确分类和收集，所以这也导致在档案资料查询时，常常使得档案资料具有不全面的性质。对此，在当前阶段必须要依据质量管理体系，明确档案的收集范围和时效，然后依据档案收集目录对档案进行及时有效地收纳和整理，这样才能够使农产品检测实验室的档案完整，方便后续利用工作的开展。

4.4 设立单独的管理人员

为了确保农产品检测实验室档案工作管理制度的全面落实，需要单独设立专职档案管理人员。毕竟，一人身兼多职其时间精力必然有限，难以实现工作的及时有效开展，所以只有通过专职档案管理人员的人才培养，才能够确保档案管理人员可以高效履行自身的责任。首先，针对档案管理人员而言，需要其自身能够了解我国相关的档案管理条例，这样才能够依据条例来进行档案管理工作的开展。其次，档案管理人员必须要明确农产品检测工作的意义，这样才能够提高其自身的管理意识，从而通过自身职能的发挥来确保档案管理工作的全面落实。最后，档案管理人员也需要积极与实验室检测人员进行沟通配合，这样才能够在其实验过程中，能够对一手资料进行全面记录，从而才能够保证档案的全面性。

5 总结

综上所述，农产品检测实验室在进行档案管理的过程中，可以通过加强管理来提高实验室整体的管理水平。对此，为了确保其管理工作的全面落实，则需要做到与时俱进，加强现代化管理，并通过管理体系的有效建立来保证档案管理工作的全面落实，这样才能够真正做到在管理的过程中，确保档案管理的全面性和综合性。