行政审批档案规范化管理体系的构建分析

王亚琴

（菏泽市行政审批档案中心，山东 菏泽 274000）

1 行政审批档案规范化管理的重要性

1）有利于保障行政审批档案的真实性，减少档案管理漏洞。档案管理人员树立责任意识和规范意识，将行政审批档案管理作为一项全局性、系统性的工作来抓，能够更好地体现档案管理价值，避免档案管理工作边缘化。除此之外，档案资源真实有效是发挥其效力的前提[1]。一旦档案资源失真，势必会影响档案使用主体的判断和决策。从这个角度来看，推动行政审批档案资源规范化管理，确保档案管理工作科学有序，能够充分保障资源的真实性。

2）有利于挖掘档案资源的价值，提升档案管理实效。一方面，优化档案管理流程，健全档案管理制度，用制度来约束行政审批档案管理人员，能够更好地提升档案管理效率和质量。另一方面，档案管理是档案利用的基础，只有确保行政审批档案管理规范化，提升档案检索效率，才能更好地利用档案资源，挖掘档案资源的价值。

2 行政审批档案管理中常见的不足

1）行政审批档案数字化建设缓慢。随着电子政务不断发展，行政审批工作中产生的电子文件也不断增多。然而，实践中部分单位行政审批档案数字化建设缓慢，电子类档案的规范性不足。表现如下：一是行政审批档案数字化建设的标准不清晰，对于归档清单、归档格式、归档流程缺乏明确的认识[2]。二是行政审批档案数据库建设缓慢，未在档案管理系统中设置归档参数，没有对行政审批档案进行科学化分类。

2）行政审批档案管理制度不健全。实践中，许多单位之所以难以对行政审批档案进行规范化管理，一是绩效考核与责任追究制度不完善，忽视从档案规范化建设的角度对行政审批档案管理人员进行考核。同时，对于档案损毁、档案遗失、归档错误的责任落实不力，难以全面提升工作人员责任意识。二是立卷归档制度不健全。一方面，部分单位尚未就行政审批档案应当满足何种归档标准、审核标准进行规定，不同档案管理人员立卷归档的质量不一。部分档案管理人员则在接收行政审批文件过程中未进行审核，档案的完整性、真实性不符合相关的要求。另一方面，立卷归档的流程不科学，责任分工不合理，行政审批档案管理部门与业务部门之间的配合度和衔接度不高，影响了档案规范化管理。同时，立卷归档的时限不合理，许多行政审批文件未及时归档整理，存在丢失、损毁的风险。三是未分别制定纸质档案管理制度与电子档案管理制度。部分单位虽然开始推行行政审批档案信息化建设，但缺乏相关的制度，导致档案管理无序化，不利于形成“双轨制”的档案管理模式。四是行政审批台账管理制度不完善，难以适应新形势下的行政审批档案数量增多的情况。

3）档案管理人才队伍建设滞后。当下，部分单位档案人才队伍建设滞后，档案人才的知识机构、专业水平、业务技能水平不达标，档案规范化管理目标难以实现[3]。具体而言，一是行政审批档案数量不断增加，管理难度进一步提升的同时，许多单位档案管理人员的数量不足。加之也存在较多的兼职档案管理员工，只能从事一些辅助性事项。二是行政审批档案管理人员对行政审批工作、档案管理工作、信息化建设缺乏足够了解，行政审批档案管理难以朝着现代化的方向发展。

3 构建行政审批档案规范化管理体系的建议

1）借力信息技术，打造数字化的行政审批档案管理模式。一是要充分参考并借鉴其他单位在行政审批档案管理中的经验，在结合本单位实际的基础上，明确行政审批档案数字化建设的标准。通常而言，归档清档应当与线下纸质档案的清单保持一致；归档格式则可以视文件类，采取pdf、jpg、avi等格式；归档流程则应当充分考量行政审批工作的流程，与行政审批工作接轨。二是要加快行政审批档案数据库建设。一方面，归档参数设置上要设定档案号规则、电子归档材料类型、保管期限。另一方面，可以将行政审批档案划分为办结并归档、待归档、材料缺失归档等类型。

2）强化刚性约束，健全行政审批档案管理制度。一是要完善绩效考核与责任追究制度，强化制度的刚性约束，全面提升工作人员的规范意识、责任意识，塑造良好的行政审批档案管理氛围。一方面，要侧重于对行政审批档案管理的规范度、标准度进行考核，及时进行抽检，激发档案管理人员干事热情。另一方面，要合理划分责任，明确档案管理部门与其他业务部门在行政审批档案管理中的职责，培养工作人员良好的归档、用档习惯。二是要健全立卷归档制度。一方面，单位要结合行政审批工作的基本要求，制定行政审批收集、整理与立卷的标准、格式，为档案管理人员立卷归档提供参考。为了确保行政审批档案的管理质量，可以由业务部门对行政审批文件进行初步归档和审理，再由 档案管理人员进行审核，形成相互协同、配合的工作机制。另一方面，单位要明确立卷归档的流程和分工，严格落实“先审核、后移交”的规定，坚持审核在前、移交再后，避免行政审批档案二次加工。档案管理人员在立卷归档过程中发现问题的，要及时与相关工作人员沟通，并要求其补充信息、更改信息。同时，单位要明确立卷归档的时限，提升业务部门归档意识，避免行政审批文件长时间堆积，防止发生损毁、遗失事件。三是要制定《行政审批电子档案管理制度》与《行政审批纸质档案管理制度》，既保障原始文件的真实性、准确性，也进一步开发电子档案资源，便于行政审批档案的后期开发与利用。四是要完善行政审批档案台账管理制度，严格设立行政审批档案管理台账，充分了解每一份档案资源的情况，便于事后备查与检索。

3）注重人才培养，夯实行政审批档案规范化管理的基础。单位只有立足于档案规范管理的角度打造人才队伍，才能真正实现规范化管理的目标。为此，一是要及时根据档案管理工作压力、难度来招聘和引进人才队伍。具体而言，可以采取劳务派遣、合同用工等形式招录人才，合理分配工作任务。同时，也要着眼于未来单位档案管理的实际需求，引进专业人才，全面提升档案管理实效。二是要做好行政审批档案管理人员培训工作，制定切实可行的培训规划。一方面，要综合利用送学深造、经验交流、轮岗等方式，拓宽档案管理人员视野，优化其知识结构。另一方面，要重点着眼于档案信息化建设培训，适应未来电子政务发展要求，打造复合型、全面型人才队伍。

4 结束语

众所周知，行政审批档案资源作为具有法律效力的凭证，详细记载着单位行政审批的基本情况。从规范化的角度对档案资源进行管理，减少档案管理流程中存在的纰漏，能够避免行政审批档案资源损毁、丢失，最大限度地保障档案价值。实践中，为了更好地挖掘行政审批档案资源价值，全面提升档案管理效率，必须要从规范化的角度对档案资源进行管理，形成严格、规范、有序、标准的档案管理体系。