食品药品检验机构档案管理问题及对策分析

王 延

（承德市食品药品检验检测中心，河北 承德 067000）

作为食品药品安全监管技术支撑部门的食品药品检验检测机构，事实上已被推向监管前沿，越来越成为确保公众饮食用药安全的第一道屏障。作为食品药品安全监管技术支撑部门的食品药品检验检测机构，事实上已被推向监管前沿，越来越成为确保公众饮食用药安全的第一道屏障。本文将分析食品药品检验档案管理的必要性以及现状，探讨如何利用档案开展食品药品检验档案的管理措施。

1 食品药品检验中档案管理实施的重要意义

在进行食品药品检验过程中，会产生较多的档案资料，其内容比较复杂，并且专业性较强，就检验档案来讲，其主要内容时检验管理与检验业务，规范化档案的建立，能够使人们的健康安全和生命安全得到比较充分的保证。因此档案管理工作的实施，能够使人们的用药安全与用餐安全得到比较充分的保证，同时也能促进人们防范意识的形式。除此之外，食品药品规范化档案的建立，能够对医药发展与中华饮食做出贡献，医药科研在实施过程中能够有所依据。

2 存在于食品药品检验机构档案管理中的不足

2.1 没有对于档案管理工作系统性的规划

由于个别部门并没有清晰的认识到食品药品档案的重要性，只是把档案单纯的认为是记录信息的文件，没有对档案管理的系统性规划和应用，并且不同区域的检验部门没有相同的管理方法，使得档案的流通性差，交流不方便。同时也没有对于档案的时效性管理，许多档案应该长期保存，然而现实情况是一部分档案会因为一系列原因导致缺失，并且不能分清档案的有效性与重要性，导致档案因没有明确的分类而导致管理混乱，使得这些食品药品检验档案失去了它们的 作用。

2.2 人员技术档案的信息化不足，利用率不高

大部分人员技术档案管理工作还是手工登记或简单使用Excel表格统计，导致内容简单、数据分散、无法对机构人才使用情况做出全面的评价，不利于对专技人员的管理和对优秀检验人才的挖掘。面对信息技术的快速发展和食药监管新形势新情况，食药检验机构应通过建设食药检验专技人员技术档案信息化管理系统来完善人员技术档案管理工作，以满足人员管理和科研工作的需要。

3 加强食品药品检验机构档案管理的方法

3.1 对档案管理工作进行系统性的规划

制定对档案管理的科学性的规章制度，保证档案管理工作从收集到整理每一步都可以有条不紊，制定食品药品检验档案分级制度，将不同等级的档案按级贮存，以确保重要的档案可以长时间的有效存储，同时引进新时代的贮存技术，将档案进行电子存档，以便可以更好地管理和查询使用。要定期的对档案进行检查分析，在这些档案中找出工作上的不足与教训，通过这种自查手段使检验人员做到三省吾身，从而提高检验人员的专业性和素质水平。

3.2 建立“一人一档”原则

为便于档案管理，尽可能了解每一位食品药品检验技术人员，应给每名从事食品药品检验人员建立技术档案，主要包括专业人员学历学位证书、学习专业、工作履历、专业技能、技术职称等，参加各种科技研讨会、专业技术会议、出国考察、进修学习、各类培训的记录。档案管理人员应逐人逐项进行收集、整理、归档，整理完成的技术档案材料要及时存放至本人档案盒归档。

3.3 打造高素质档案管理队伍

档案管理工作的重要性可见一斑，对档案管理工作专业人员的需求也随之增长，基于人性化管理下的档案管理工作，必须要打造一支高素质的档案管理队伍，为用户提供更高的服务质量。可以从以下两方面参考，如何打造一支高素质的档案管理团队。首先，建立一套完善的绩效考评机制，明确划分职责岗位，将职责具体到个人，有奖有惩，关注工作人员的工作能力与工作态度，切实将其福利待遇与薪酬制度联系在一起，增强员工的责任意识，提高员工的工作热情。其次，在单位内部要定期开展培训工作，努力提高工作人员的专业素质，以匹配当前的人性化档案管理工作的需求。

3.4 强化信息化建设

在强化信息化建设时，可以从以下几方面进行：首先，将信息化视为管理中的重要基础，在管理体系上进行创新，在此过程中，需构建比较科学、完善的管理体系和相关制度，这样才能使新时期的实际需求得到更好满足，因此需在管理中进行不断创新，并且对食品药品检验中档案管理的实施制定统一、标准管理措施，促进档案管理和食品药品检验工作的同步实施。其次，在进行信息化建设过程中，可以运用分阶段建立和完善的方式，档案部门实际上是食品和药品检验机构中的数据中心，数据使机构中的核心内容，这主要是由于在数据中心当中，能够对不同部门和不同机构中的资源进行整合，进而使业务数据能够实现适时更新。同时在数据中心当中，能够构建相应管理系统，并且管理系统的制定能够和食品药品机构情况符合，覆盖分类、加工、归档、编目等多项内容，使数据真实性得到充分保证。除此之外，在数据中心当中，能够实现对区域食品药品检验系统的构建，进而使其检验效率和质量获得比较明显的提升。

3.5 加大电子档案管理投入，提高创新力

第一，加大对网络环境的建设。食品药品电子档案管理工作的网络环境可以分为三个方面，内部网络环境、专业网络环境和公共网络环境。内部网络环境是食品药品监督管理部门的内部网络环境，便于部门内部的信息查找和使用；专业网络是负责对食品药品检验结果的验收和信息交付业务，是需要相关业务人员进行核对录入，进行专业分类的；公共网络是面向大众的，将不涉密的检验结果向大众公布公开，便于公众查询，想公众提供查询和浏览服务。第二，基础设施的投入建设。电子档案管理系统和数字档案的建设和运行是目前食品药品检验档案信息的基本组成。随着大数据信息的需求，要求档案管理硬件要具有高性能、大容量存储设备、流畅的网络服务器、信息资源库、告诉网络家换季、安全设备等硬件设施。第三，升级软件系统。电子档案管理工作首先要有一套完善的档案管理软件系统，系统软件主要是建立操作平台，便于工作人员按要求录入信息，正确分类归档，适应硬件与系统的配合，完成系统指令。其次是应用软件，在处理档案文件时，会有不同的情况发生，升级应用软件，可以促使电子档案管理工作事半功倍。如图像处理、校对、质量检验等一系列专用软件。

4 结语

综上所述，食品问题和药品问题一直是社会关注的重点，但是在严格监管的情况下，也会出现部分人获得更多利益，出售和生产伪劣食品与药品。而针对这此种问题，相关部门需注重对食品和药品的检验，并做好档案管理工作，进而使市场环境得以优化，市场秩序得以规范。