档案科技管理创新研究

◎桑永红

随着我国事业单位所承担的社会责任不断增加，各项工作的开展过程中就会形成大量的档案材料，这些档案资料的有效管理以及科学利用就是一项需要认真研究的课题。面对档案材料飞速增加的实际情况，传统的纸质档案管理与存储方式已经不利于这项工作的开展，故此，我国事业单位档案工作人员就应积极采用现代科学技术，提升档案管理科技程度，实施档案科技管理创新，便与档案资料的开发利用，从而实现事业单位内部档案材料的规范化管理、达到服务社会经济发展的终极目的。

一、档案材料实施科技管理创新的具体内涵

1.档案材料科技管理与科技管理创新。事业单位档案材料实施科技管理、进行科技管理创新是伴随着现代科学技术、信息技术与计算机发展充分发展而兴起的管理方式，这种管理方式的推广，推动了档案管理的变革，从传统的纸质存储方式逐步过渡到数字化存储方式。档案材料科技管理的实质就是在传统纸质管理的基础上，在不改变原始档案材料内容的前提下，改变档案材料的存储方式，提升档案的科技含量与信息化水平，从而实现档案材料的充分共享，便于各个机关、部门查询原始材料，让档案材料得以有效开发。

2.档案科技管理创新的具体分析。档案就是对原始材料的记录，从而衍生出对这些原始材料的收集与整理工作，事业单位的档案管理工作，不单单是对这些材料进行简单的收集，还应采用科学技术对这些原始信息资料进行加工处理，与其他信息资料进行融合，成为一种有用的文字财富，这一加工过程就需要创新思维进行指引，实施档案科技管理创新。这一创新包括两个方面的内容：第一，狭义领域的创新，即对本单位的各种档案材料进行科技化处理；第二，广义上的创新，就是将本单位的档案材料与当地经济发展相融合，地方经济发展需要各种原始数据资料的支撑，经济发展离开不对各种档案材料的利用，故此，我国事业单位档案科技管理创新就是增加本单位档案材料与地方社会经济发展的融合程度，扩大本单位档案材料的传播面积，提升服务地方经济的能力。当然，这两个方面并不矛盾，而是相互促进、相互联系的。本单位档案材料实施科技化管理后，各项材料的社会化程度就会大幅度提升，从而与其他单位、其他机构实现了有机联系，这就增强了提升了科技管理的社会功能，这也就增强了光一科技创新管理的社会意义。

二、档案科技管理创新的实施建议

1. 提升档案管理工作人员的人员计算机操作能力。事业单位档案管理科技创新的前提就是人才队伍建设，建设、培养出一支具有计算机操作能力的工作队伍是这项工作实施科技创新的重要保证。除了人才引进外，还应加大工作人员的培训力度，档案科技管理创新离不开对计算机的使用，只有具有熟练的计算机操作技能，才能开展工作创新。除了提升计算机应用能力外，还用积极学习新兴档案管理理念，增强信息管理意识与信息化观念，从传统的静态管理方式转变为动态管理模式，为本单位档案材料的开发利用做好基础性工作。档案科技管理创新的最终目的就是要提升这些材料的开发利用率，工作人员就应积极使用信息技术，对本单位的各种档案材料进行数字化处理，实施电子储存，同时大力建设档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库，便于查阅与利用这些档案材料。

2.实施信息化管理。第一，重视软硬件设备建设。事业单位档案材料科技创新离不开软硬件设备建设，配备硬件设备如计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等，同时购置相应的软件系统，并加大推广应用力度，建立起同一平台为分中心的科技管理系统。第二，提升档案材料管理的信息化水平。除了传统的纸质材料归档外，还应重视数字化建设工作，从目录中心起始端就开始推行信息化录入，根据统一的的数据格式标准，输入到相应的档案数据库中，杜绝重复劳动与无效劳动，节约人力与物力，实现纸质档案管理与数字档案存储相结合的双重管理模式，提升事业单位档案管理数字化程度。第三，重视保密工作。对于事业单位而言，绝大部分档案材料都属于本单位的机密材料，如上级机关的指示、来往电文、机密会议纪要等，这些材料有着严格的保密规程。在实施数字化管理时，工作人员就应重视保密工作，制定出系统的保密级别标准，对相应的材料注明公开、内部流通、秘密、机密等保密标准；同时设置查阅权限，需要使用者进行网络身份验证，不同的工作人员赋予程度不用的查阅权限，切实做好本单位档案材料的安全管理。

3.实施信息化管理。第一，推行电子档案。随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002 年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作，因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。第二，选择合适的管理软件。档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。第三，做好档案管理软件的安全管理。从安全角度来说，技术档案的保管和借阅，无疑给技术档案管理增加困难，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、结语

计算机的普及应用给我国事业单位档案科技管理创新带来了技术红利，档案材料的科技管理创新可以实现对各种材料的动态管理，还可以充分利用数字化档案管理平台来提升工作效率，节约人力与物力，提升档案材料的开发利用力度，增强本单位档案材料对地方社会经济发展的服务能力。