关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

董传芳

（山东中医药大学，山东 济南 250399）

做好高校档案信息公建设工作，不仅能够助力高校进一步发展，而且有助于高校的档案信息更好的服务于师生、服务社会，基于此，十分有必要对档案信息化建设和档案工作规范公管理进行分析，从而为档案管理工作的开展提供有效的依据。在本文中将以《高等学校档案管理办法》、《电子文件归档与电子文件管理规范》（GB／T18894-2016）、《纸质档案数字化规范》（DA／T－31-2017）作为依据，对推进高校档案信息化建设工作进行几点思考。

1 档案信息化建设的重要意义

在竞争日益激烈的环境下，高校为了在国内国外快速发展的环境下得以展壮大，推进高校档案信息化建设是一项必不可忽略的重要工作。于信息化而言，其具有安全性高、效率高、可操作性强等特点，将信息化应用在档案管理工作中，可以提供给教师、学生高质量的信息化服务，其中包括档案以及资料的查找便捷、资料的便于携带等内容，利用先进的技术可以将资料放入U盘等介质，缩小了占有空间，一定程度上促进了信息化建设的安全性，避免由于外界因素导致的部分信息资源难以修复。此外，利用信息化进行档案管理，可以实现部分档案信息的分享，通过分享发挥了档案信息的利用价值，因此相关人员需要将这一任务全面落实，从而使档案信息化建设工作逐步 推进。

2 档案信息化建设与档案管理的对策

1）提高领导的重视程度。为了使档案信息化管理工作得到逐步推进，领导需要对该项工作引起重视。作为领导需要了解档案信息化管理对于高校发展的作用，并且明确档案管理的重要性，在档案管理推进的过程中给予足够的支持以及重视，提高档案科学管理意识，转变管理理念，从而使档案信息化工作得到逐步推进。

2）做好电子文件方面的管理工作。管理人员要重视档案文件的管理工作，可以从以下几点入手:第一，构建与电子文件管理、维护有关的技术部门，确保电子文件管理流程的科学化，使电子文件管理的各个环节得到有效衔接，确保整个流程的科学性、安全性，从而使电子文件的管理能力逐步增强；第二，提高管理人员电子文件的处理能力。对电子文件进行管理时，管理人员需要做好与电子档案有关的处理工作，比如设置电子档案的文件格式、接收电子档案、保存电子档案等，通过这样的方式，使电子文件管理的有效性逐步提升；第三，处理好电子文件的保存问题。于电子文件而言，其形成时间较短，但是电子文件是否可以长期保存并未得到有关人员的验证，因此管理人员需要注意电子文件的保存问题，如果电子文件需要长期保存，可以定期将其复制，通过这样的方式避免档案信息丢失的问题。

3）提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员需要将自身专业素质不断提高，作为档案管理人员，需要明确自身的责任，在档案管理工作开展的过程中积极学习先进的知识以及先进的技术，扩展自身的知识面，利用自身的知识开展档案信息的养护、整理以及管理工作等，从而使管理人员的业务水平不断提高。此外，高校的领导人员需要根据档案管理人员的自身情况，对其进行定期培训，通过培训使档案管理人员掌握更多的知识，并利用知识推进档案信息化建设的进一步开展。

4）构建多功能阅览室。多功能阅览室，顾名思义，可以在其中阅览相应的档案信息，这为教师的教学、学生的学习提供了便利条件，并且可以使档案信息资源的作用充分彰显。在推进档案管理信息化建设的过程中，管理人员需要重视多功能阅览室的构建工作，在该项工作开展的过程中，需要为教职工、学生提供网络咨询、档案检索以及网络查找等一系列服务，从而使高校相关人员的需求得以满足，推进档案信息管理的进一步发展。

5）构建网络档案。网络档案的建立对于档案管理效率的提高起着重要作用，可以通过以下两点工作来实现：第一，创建档案网站，将部分档案资源放置到网站当中，教职工或者学生在需要档案信息时，可以进入档案网站进行查询，一定程度上提高了档案服务的效率。将网络档案信息进行宣传，从而使档案信息的利用率逐步提高；第二，购买相应的硬件设备，通过购买硬件设备可以将档案管理能力逐步提高。在档案信息化建设的推进过程中，离不开硬件设备的支持，通过购买硬件设备，可以使网络档案信息的交换安全得到保障，并且可以实现网络档案信息的共享。

6）加强信息安全化管理。于档案数字化建设而言，在建设过程中需要重视安全问题，只有确保档案信息的安全性，才能使档案信息的作用充分发挥。在使用档案信息的过程中，管理人员需要对档案信息的使用进行控制，做好档案信息的安全保密工作是不容忽视的。对档案信息进行管理时，可以利用制度管理以及技术管理两方面的措施，通过这两项策略，可以使档案信息的保密处理工作逐步推进。在档案数字化建设过程中，管理人员需要将管理机制不断完善，可以引用自动控制技术，实现部分高深技术信息的自动化控制。

7）推进标准化管理。现阶段各行各业在发展的过程中不断开展标准化建设工作，这已经成为一种必然发展趋势。实现信息技术标准化，是信息资源共享以及交换的前提。如果高校不能重视信息技术的标准化，在档案管理过程中就会引发诸多问题。现阶段各行各业都在推进档案管理的数字化，但是数字化的建设仍然处于试验阶段以及探索阶段，各个高校使用的建设方法存在明显差异。在各个高校推进档案管理数字化的进程当中，会受到档案管理标准化程度的影响，致使档案信息资源的共享难以实现。标准化程度对于档案管理数字化的建设有直接的影响作用，致使部分高校在发展的过程中存在低水平、重复建设的问题。实现档案信息的共享，不仅可以使各个高校之间相互交流教学经验以及文化知识，而且可以推进教学体系的进一步完善，为了实现这一目标，档案管理人员需要推进标准化管理，通过标准化管理，使档案管理更加规范科学，为实现档案信息的共享奠定良好 基础。

3 结束语

在信息时代背景下，科学技术以及信息技术呈现迅速发展的趋势，信息技术逐渐渗透在人们生活的各个领域当中，并且得到了广泛应用，一定程度上促进了各个行业的发展，并且使各个行业的经济效益得到了显著提升。于档案管理工作而言，应该与时俱进，推进档案管理向网络化、信息化的方向发展，逐步实现档案信息化建设工作。此外，做好档案管理工作对于员工工作积极性的提高起着积极的作用，因此，高校需要重视档案管理工作，推进档案信息化建设工作的有效开展，使档案管理的理念得以创新，使档案管理与现阶段的时代发展新需求相适应，在高校的发展征途中完成好“服务大局、服务中心”的使命。