信息化背景下文书档案管理工作创新探究

张 琛

（无锡城市职业技术学院，江苏 无锡 214153）

在信息技术处于迅猛发展态势的新时代背景下，企事业单位的文书档案管理人员在文书档案管理工作过程中如果不更新文书档案管理理念，拘泥于传统的文书档案管理模式，那么势必难以满足信息化时代对于文书档案管理工作的现实要求。所以对于企事业单位的文书档案管理人员而言，必须充分认识到传统文书档案管理工作存在的不足，积极探索将先进信息技术应用到文书档案管理工作来，不断提高文书档案管理的工作水平与质量，不断提高文书档案资源的利用率。

1 当前企事业文书档案管理工作中存在的问题

1.1 对档案管理重要性的认识不足

不少企事业单位对于文书档案的管理工作重视程度不够，运用信息化手段进行管理的必要性认知不够，不能认识到用信息技术来提升文书档案的管理效率的重要性，档案管理工作的作用发挥不充分，在日程运营管理过程中显得微不足道。正因为如此，才会导致在进行档案管理工作时出现很多问题。长此以往，不仅在思想上容易忽略档案管理工作，更容易导致员工甚至领导层对档案管理工作认知上的偏差和态度上的偏移。一些单位中的领导认为档案管理工作不是主要工作，更不是重点工作，档案管理工作的好坏并不能决定一个企业的兴衰成败，因此，在档案管理工作方面，并没有做到高度重视、亲自部署、严加推进、抓好落实，也就使得各层级人员对档案管理工作难以付出百分之百的努力。虽然档案信息化建设已经如火如荼，但正是因为发展过程中对档案管理工作重视度不够高，才使得信息化建设推进滞后而缓慢，工作局面往往较为被动，对于单位提高档案管理质量和效率、有效促进单位发展是极为不利的。

1.2 档案管理水平不高

从人的角度看，由于重视程度不够，缺乏严谨细致的系统性谋划和积极主动的工作态度，就难以在信息化大背景下制定出科学合理、符合企业实际的档案信息化管理制度体系和工作机制，对待工作，不积极不主动，工作态度极为恶劣，敷衍了事，并没有认识到档案管理工作的深层次意义，使档案尘封在库房中成为“死档”。与此同时，在进行档案管理工作时，没有充分结合档案信息化建设的趋势，使工作效率过于低下。从物的层面讲，多数单位对档案管理必备的条件解决程度和落实效果较差，如没有专用档案室，有的单位档案多、档案室库房空间和设备有限、环境潮湿、“十防”工作不到位，影响档案管理的质量和效率还在其次，更甚者会引起档案材料的霉变、虫蛀并存在安全隐患，这与信息化管理的要求相比，差距较大。

1.3 缺乏专业性的管理人才

在单位里，档案管理工作并不是主要的工作，因此往往不会或很少安排专业管理人才。在实际工作中，大部分兼职人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求以及档案材料的收集、整理、归档、利用等各环节业务不了解，档案收集意识淡薄，且大多数档案人员往往身兼数职，对档案工作的精力投入不足，日常档案管理工作中多数情况仅是将所谓档案材料归入档案盒，在收集、整理、归档、利用等方面严重欠缺，在很大程度上影响了一个单位的档案管理水平，也就更加难以在信息化建设上发挥力量，推进工作，更不用说开发利用现有档案，挖掘其中的文化内涵。

1.4 文书档案管理存在较大风险

从当前企事业单位文书档案管理工作开展现状来看，由于电子文本和电子档案不断出现，虽然为文书档案管理人员的工作提供了极大的便利，但是也使得文书档案管理工作面临着较大的风险性，再加之许多企事业单位的文书档案管理人员依然采用传统的管理模式，这无疑会进一步加大这种风险性。倘若电子文书档案在管理过程中遭受到不法分子的恶意入侵，使得文书档案信息发生泄漏问题，那么势必难以有效确保文书档案信息的完整性和安全性，最终对文书档案管理工作的创新形成制约。

2 信息化背景下文书档案管理工作创新的意义

2.1 有利于文书档案处理变得更加高速便捷

伴随信息技术的不断发展，计算机的信息处理能力也因此而获得极大提升，那么将信息技术应用到文书档案管理工作创新中，无疑能够使得文书档案处理速度变得更加高速、便捷。相比于传统的手工文书档案处理操作，借助计算机来进行文档处理无疑可以使得工作时间大大缩短，文书档案管理人员仅需要将计算机如何处理文书档案的相关操作程序予以熟练掌握就可以了，就可以实现对文书档案处理工作的快速完成。相比于传统的手工文书档案处理操作，要借助计算机来处理相关文书档案，所以发生错误的情况非常少。而传统手工处理往往需要文书档案管理人员时刻保持仔细谨慎的态度，一旦发生错误就得重新返工，这无疑大大延长了处理时间。相比于传统的手工文书档案处理操作，当文书档案管理人员需要找寻相关文书档案的时候，仅仅需要借助信息技术的检索功能，就能够根据日期、关键词等要素快速查找到所需要的文书档案，从而使得文书档案的查阅利用效率大大提高。

2.2 文书档案传递变得更加安全快速

文书档案的传递是企事业单位文书档案管理工作的重要内容之一。将信息技术应用到文书档案管理工作创新中，无疑能够使得文书档案传递变得更加安全快速。因为借助信息技术可以为企事业单位的文书档案传递提供一条安全、快速、高效的途径。企事业单位仅仅需要建立一个通畅、安全的内部局域网，就能够使文书档案在企事业单位内部进行快速的传递，而且借助这种传递方式还能够有效避免传统纸质文书档案传递损坏、丢失问题，从而有效保障文书档案在传递过程中的完整性和安全性。但是需要注意数字化的文书档案传递，面临的一个安全风险就是信息泄露。

3 信息化背景下文书档案管理工作创新研究策略

3.1 提高档案管理工作重视程度

档案管理工作是一个企业运营管理发展、从事实践活动、发挥社会影响力的原始记录和历史见证。应通过各种宣讲形式、主题活动及媒体载体大力宣传档案管理及信息化建设的重要性和必要性，持续完善档案管理相关管理制度和各种机制，加强周期性档案管理及信息化建设工作的督导检查力度和考核要求，对不符合档案管理要求的、不利于档案管理信息化建设的问题要及时纠正，并形成有针对应的正向激励和反向约束机制，不断营造人人重视档案管理工作的氛围，促进形成人人关心档案管理、人人参与档案管理的工作环境。

3.2 提升档案管理人员的管理能力

若想管理好本企业的档案，要深刻的反省自身，是否拥有与档案工作相匹配的管理能力。首先，在安排档案管理人员时，就要综合考察相关人员的能力和素质，是否能胜任这项工作，录用以后还要提供有效的指导和帮助，并且通过日常监督和引导使其拥有正确的工作态度，这些对于工作而言是十分重要的。其次，不能脱节时代特点，将档案信息化建设融入档案管理工作中去，实现信息化和科学化管理各种档案的保存。打造现代化精准便捷的档案数据库，当需要寻找和查阅时，档案管理人员依据信息化建设互联网手段，使传统管理模式下档案管理工作变得更加便利，更是加快了工作速度，使档案得以发挥作用和价值。

3.3 培养档案信息化建设管理方面的专业人才

对于提升档案管理工作的效率而言，培养专业人士是有效的措施之一。具体做法如下：应该重视档案管理人员的激励和培养模式，否则无法吸引到更多优秀的人才。其次，在资金分配上，应多倾向于档案管理部门，在资金充足的情况下，才可以进行档案信息化建设管理体系，使得管理人员在新型的管理模式和设施下发挥作用。最后，还应该重视员工的综合素质和能力，提升其管理能力和工作能力，使其拥有正确的工作态度，更好地为管理档案工作服务。比如常见的培训方式可以提升管理人员的计算机水平和信息化水平，现代化存储系统，搭建新型档案管理体系等等。

3.4 完善档案管理工作系统

对于促进档案管理体系逐渐信息化而言，不断地完善档案管理工作系统是极为有必要的。具体来说，首先应该重视硬件设施的完善，使档案管理工作逐渐信息化。这就要求每一个工作人员都拧成一股绳，将新型的计算机系统安置在档案室，利用最先进的技术搭建存储和查找利用平台，将所有的档案分类管理并构建区块链模式，旨在提升档案管理效率。其次，建立新型的数字化数据库，不断地提升管理人员的专业水平。但是，很多单位的领导和档案管理人员对于档案管理工作现代化和信息化的认识程度不够高，因此，需要不断地投入资金和组织培训，实现认识的根本性转变，建立一个符合本单位的档案数据库，提升工作能力和管理质量，为单位的发展做好充足的人才信息准备。

3.5 需要不断挖掘文书档案价值

信息时代，随着信息化水平的不断提高，文书档案信息的巨大利用价值无疑会更加凸显。有别于泛化网络数据，文书档案信息的真实可靠性强化了信息分析、预测和辅助决策等功能，因而在许多领域都有着尤为重要的应用价值。信息技术内容具有复杂、宽泛的特点，因此企事业单位的文书档案管理工作要想成功融入整个时代，就必须突破产业、专业、技术、资金等诸多限制。第一，企事业单位文书档案管理部门应加强组织领导，提高文书档案使用价值挖掘的可操作性，确保各项资金、人力、物力投入到位。第二，企事业单位文书档案管理部门可以与负责软硬件开发和维护的技术企业寻求合作，弥补自身文书档案管理“重硬件轻软件”的短板，在硬件维护的基础上，以用户需求为导向，加大对数据挖掘、分析和预测方面的软件开发力度。第三，建立文书档案信息共享平台，既可以实现高价值文书档案信息的公开获取，促进文书档案信息的二次利用，又可以根据文书档案利用频率过滤出价值密度较高的文书档案资料，为高质量的内容输出提供来源支持，以便文书档案管理更有针对性地满足企事业单位的使用需求。但是在挖掘文书档案使用价值的过程中，为了不影响原文书档案的使用价值，有必要借助数字水印手段来实现这一点。比如在文书档案形成阶段嵌入数字水印，以便识别电子文书档案原始身份信息;在流转阶段嵌入数字水印，以便标识电子文书档案的流转过程，形成完整的“水印链”。

4 结束语

综上所述，在单位发展和改革的过程中，关于档案管理工作的进行，需要领导和各部门人员共同协调重视来完成，并在其中加入现代互联网技术，实现档案信息化建设，搭建现代化档案数据库，不断地提升档案管理人员的薪资待遇，定期组织培训以提高其专业性，为单位的发展和改革奠定坚实的人才基础，最终提高其竞争力和实力。