高校档案管理的信息化建设及创新

邓志毅

（四川大学档案馆，四川 成都 610000）

当今时代是信息化飞速发展的时代，而高校作为社会栋梁的摇篮，也应与时俱进地运用现代科学技术进行管理。档案信息化管理是现代档案事业发展的重要目标和必然趋势。为更好地发挥档案的利用价值，我们应从新思想、新方法入手，实现档案管理的信息化、网络化，提高档案信息化管理手段，本文就信息化建设下的高校档案管理创新粗浅谈点认识，供大家探讨。

1 高校档案管理信息化建设的必要性

信息社会的关键特征就是信息的不断开发，现代信息不断充实，但不平衡的现象也存在，有的信息十分缺乏，而有的信息却多到爆炸，供求矛盾突出。由于历史和现实的原因，人们对档案管理一直都缺乏真实深刻的认识，其次，档案部门按传统方式无法提供高质量的信息，因此，高校信息的供求矛盾不断明显。

信息社会需要的是高技术的管理人员，以及知识渊博的管理专业人员，如对文字的、声音的、图像的或数码的档案信息地收集、加工、存储、转换、传播等，都通过现代技术来操作完成，这就是专业的档案管理专家，故面对信息化的不断冲击，高校档案管理需要有新的模式。21世纪以集成为核心的集成管理与服务理论在信息管理领域已得到广泛应用，高校档案管理也要顺应开展新的管理工作，从而使高校档案信息资源能在现代社会发挥积极的作用。

2 高校档案管理目前的状况

1）思想观念落后。高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配，是高校管理工作中非常重要的一项，但实际中，一些领导对这项管理工作不太重视，或思想观念落后，不具备创新意识，或固守传统落后的观念，不敢进行创新实践。总体上看，部分现代管理人员认为档案工作是一项附带工作，忽视了重要性，因而在行动上表现出安于现状的工作态度。

2）管理手段有待改善。多数学校由于建设资金不足，档案管理工作的信息化建设工作一直没有实质的进展，对档案管理实施手工操作的现象还比较多，相关的信息化设备也十分有限，制约了信息化的发展。一些高校虽然已经开始利用计算机对档案进行管理，但基本还是属于人工管理，现代化的设备只是虚有其表。同时，一些高校利用现代技术建立了一些高校数据库，但都各自为政。有的高校和有关软件公司虽已开发出了若干档案管理的计算机软件，但开发档案管理软件的人员有些是专门从事计算机工作的，对相关的档案管理工作并不熟悉，开发出来的软件档案管理涵盖面不全。一些从事档案管理工作的专业人员，开发的软件操作复杂，程序混乱，没有实现统一简单的操作目的。

3）人员素质有待提高。部分已具备建设档案信息化管理的条件的高校又缺乏一支素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍，这些问题都是现代工作中应引起高度重视的。对档案管理人员而言，他们不仅要掌握现代先进的操作技术，还需要对档案管理有专业的认识。

3 档案管理信息化建设应注意遵循的原则

档案管理是一项严肃的工作，在信息化建设进程中，我们应该注意遵循以下原则，才能更好地迈上信息化建设的道路:

1）规范性原则。制定和实施现代化档案工作标准和规范，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应坚持规范性原则，才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现互不兼容，重复建设的现象。

2）安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现，须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3）效益性原则。档案信息数字化建设是一项需投入相当的人力、物力、财力的工程，须遵守效益性原则，根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。

4 信息化建设下高校档案管理创新的意义

在信息化建设下，应考虑到由高新技术发展和网络时代进步而导致的社会公众对档案信息资源需求的变化和发展。因而档案管理创新的总体目标应是在充分认识档案馆藏结果的基础上应用现代信息技术，提高档案管理水平，创新服务机制，达到档案管理制度科学化，最终使档案服务机制和功能与高校的改革和快速发展紧密联系、互相促进，档案部门才能在学校未来的发展中有自己的一席之地，并获得更广阔的发展空间。

5 信息化建设下高校档案管理如何创新

1）馆藏建设的创新。档案信息资源的共享是现代档案管理的一个发展方向。档案管理部门应具有开放意识，把搞好档案专题信息数据库建设放在突出位置，加强档案收集等工作，提高归档率、完整率和合格率。首先要加大档案征集、收集范围的宣传力度，在已有征集各档案资料基础上，也要重视重大活动、重点科研档案的收集管理，形成内容丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明的档案体系。其次，用现代化手段加大档案信息资源的开发力度，探索档案信息需求及其利用规律，开拓思路，通过信息网络为利用者提供信息资料，使之在信息资源共建共享中具有本馆自己的特色信息和服务优势。

2）服务方式与内容的创新。档案馆应注意在服务内容和方式上进行变革与创新。服务方式上，档案管理系统与机关办公自动化系统相融合，采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，让档案变成“活”材料，为教学科研服务。在服务内容上，一是突出高校档案馆的教育功能，采取灵活方式使馆藏的历史档案发挥作用；二是提高档案服务功能的现代化水平，重视编研工作，以本校档案资料为基础，贴近学校中心工作，推出高水平的编研成果。档案部门应在信息化建设过程中学会把信息资源传播出去，使其尽快转化为有效生产力，更好地为高校服务。

3）档案管理工作人员思想的创新。管理创新是由人来进行的，没有立志于创新的人，没有创新意识与能力的人，也就没有管理创新本身。首先，工作人员在思想上需做到与时俱进，善于根据党组织的要求和大局的需要积极主动地开展档案工作，保持正确的政治方向；其次，要解放思想、实事求是，树立全新的服务观念，变被动服务为主动服务；第三，要掌握档案的基本原理，具备扎实的档案管理知识。这对更好地了解档案形成的背景和历史条件，更有效地利用和开发档案，做好档案管理十分重要。

总之，在科学技术不断进步的今天， 档案作为重要的信息资料，其信息化建设工作是发展的必然趋势和主题。高校档案信息化建设工作是一项艰巨的任务，在一定程度上反映学校的综合管理水平。高校应积极创造条件，采取有力措施逐步推进档案管理信息化建设。信息化建设下的高校档案管理创新，也是信息化时代对档案工作提出的必然要求。高校办公自动化和信息化建设将不断发展，有新的突破，新的管理模式。作为高校的档案工作者，我们既要认识到高校档案信息化建设的紧迫性，还要认真面对其复杂性、系统性，应以时不待我的精神状态抓紧自身的学习提高，抓住机遇，迎接挑战，加快高校档案管理的创新。相信以后档案信息化建设工作将会越做越好，信息化建设下的档案管理工作对于高校发展的贡献也将越来越大。