PDCA在提高医院基建工程电子档案检索完整率中的应用

谭 畅

（湖北民族大学附属民大医院，湖北 恩施 445000）

1 原因分析

从全院的人员意识层面、设备层面、制度层面、环境层面等四大方面进行分析。

1.1 人员方面

各级领导重视程度不够。各类工程技术人员流动性大交接不清，档案意识淡薄。档案管理人员素质、业务水平有待提高，采集信息不全面。基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。

1.2 设备技术方面

无专门的档案扫描设备、储存等设备。办公电脑与存储电脑混用，保密性及安全性不足。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量 不高。

1.3 制度层面

医院未明确的基建档案归口管理部门。基建管理部门也无基建档案管理办法。未实施基建档案统一编码。档案管理没有做到标准化科学化，不能进行检索和查询。部门督导检查不足。因涉及部门多，内容多，收集难度大。项目建设周期长，不利于保管。没有具体的规范参照执行。相关知识培训不足。

2 要因把握

集体开会讨论，按5、3、1分进行权重投票，得出以下结果。根据上述讨论结果，人员意识、设备管理、制度管理三方面的因素占到82.14%，根据二八定律，将此三大因素列为改善重点。具体问题点 如下：

解决问题点：人员方面意识及业务水平；指标问题点：设备方面没有单独储存设备；治本问题点：未确定归口部门、没有制定管理办法、基建档案统一编码；过渡问题：内容多、部门多、保管周期长、没有执行标准。

3 目标设定

我们的目标就是按照湖北住房和城乡建设厅文件（鄂建【2010】92号）文件内容，将基建工程电子档案检索完整率提高到100%。采取随机抽取方式，将项目前期报批、施工过程变更签证手续进行抽样检索，比对其电子归档的完整率。计算方式=查找结果有效数/抽样总数*100%。

4 寻找对策和改进措施（采用头脑风暴法集体讨论，分别阐述有价值的措施办法）

4.1 意识层面

专人专职管理，配置专职基建档案管理员，提高档案人员素质和履职能力；加快人员培养，尽可能多参加培训、交流、学习。落实档案资料收集的责任，对各部门及个人进行职能划分，将责任落实到每个管理人员身上，严格落实人员资料交接手续。周期长的工程项目要求施工及监理单位配备专职档案联络员。加强部门分析监测管理，对异常数据及时分析研究并改进。

4.2 人员管理层面

基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

4.3 设备技术层面

购置电子扫描仪、基建档案专用内部电脑（专机专用）、移动硬盘。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。建筑项目的相关信息如工程名称、立项批文文件、工程规划建设许可证号、工程施工许可证号、施工单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、竣工面积等内容，以建筑物为单位，逐一形成电子表格。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远距离传递档案信息，提高工作效率。

4.4 制度层面

完善制度和档案归档流程。针对基建档案管理医院我们制定《基建档案管理办法》。严格档案验收，确保档案质量。明确基建材料归档范围目录、期限约定违约责任。推动医院基建档案的信息化建设；对现有基建档案进行扫描汇编建档，易于查找。

5 结语

经过加强意识、培训宣传、设备管控、制度完善等一系列措施，医院基建档案通过现代管理办法，极大地提高了完整率。按照基建工程建设规律收集整理地基建档案资料，是管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对增强单位整体档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。当然，我们将继续利用PDCA管理工具，进一步加强档案管理工作。