基层疾控档案信息化的实施方法分析

郭翠月

（湖北省枝江市疾病预防控制中心，湖北 枝江 443200）

在信息技术高速发展的当下，各大疾控机构对档案管理信息化的重视程度也变得越来越高。在这一基础上，很多疾控机构都将大数据、云计算等先进的信息技术手段用于档案管理工作中，并取得了较好的应用效果。但是在相当一部分疾控机构，档案管理的信息化水平还存在进一步提升的空间。而本文的研究目的，就是研究加强疾控机构档案管理信息化水平的有效途径，帮助基层疾控提升档案管理工作的效率与质量，实现档案信息的数字化和网络，达到档案信息收、发、储存一体化，真正做到档案信息资源共享，为疾病预防专业人员提供高效的、优质的档案信息服务。

1 疾控机构档案信息化的作用

所谓档案管理的信息化，就是把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，以提供服务。需要注意的是，建成档案信息化也不意味着传统的纸质档案消亡，两者长期共存，相互补充。

1）保障档案信息的高效存储。在国家和社会对医疗卫生事业重视程度不断提升的当下，我国疾控机构中档案的数量也在大幅度增加。而在这一前提下针对疾控档案进行信息化管理，能够将各种类型的纸质档案转变为电子档案，并在这一基础上进一步增加档案的存储效率和存储量[1]。此外，与纸质档案相比，信息化模式下的电子疾控档案具有不易损坏的特点，因而能够帮助档案使用人员更加便捷地识别档案信息。2）深度挖掘档案信息的价值。在疾控机构存储的档案中，不同类型的档案在利用价值方面也存在一定的差异。而在传统的档案管理模式下，档案使用者要在数量众多的档案中获取有价值的信息，需要翻阅大量的档案材料。而疾控机构在对档案进行信息化管理之后，使用者就能够通过关键词检索等方式快速找到所需的档案信息。在这一基础上，档案信息数据的利用价值就能够得到更大程度的发挥。3）提升档案信息数据利用率。在针对疾控机构档案管理模式进行信息化改造的过程中，将所有纸质档案整理成电子档案是信息化改造的最重要内容之一。首先依据上级业务规范、标准和规则，统一档案管理方式、分类编号和主题词表等，按重要程度、价格大小、密级规定和利用频率进行梳理，有计划有步骤地对纸质档案进行数字化著录标引，录入档案信息库。在完成上述工作之后，档案的使用者在查找到自己想要的信息之后，就可以将自己所需要的信息从档案中提取出来并加以有效利用，而不需要将整个纸质档案文件拿出来使 用[2]。从这一角度上看，疾控档案管理的信息化，在提升信息和数据利用效率方面也发挥了至关重要的作用。而为了进一步提升档案信息数据的利用率，还需要对计算机中存储的电子档案进行科学的分类，同时按照计算机中的分类标准对纸质档案进行分类整理。

2 疾控机构档案信息化存在的问题

1）技术水平有待提升。在我国的疾控机构中，档案管理技术水平有待提升是影响档案信息化管理的重要消极因素之一。在具体表现方面，首先，当前我国一些疾控机构的管理层并未认识到大数据等先进技术在档案管理中的重要价值，因而仍然采用传统的档案管理模式进行管理，并未对档案管理工作进行信息化改造。其次，缺乏专职的疾控档案信息化管理人才，因而在对档案进行电子化处理之后并未采用信息化手段进行管理。疾控机构想要进一步提升控档案的信息化管理水平，就必须优先解决这一问题[3]。2）信息安全缺乏保障。在信息安全方面，首先，疾控机构在进行档案信息化管理的过程中，并未利用防火墙等安全防护技术对档案信息进行保护，导致档案信息泄露和丢失的风险进一步加大。其次，在针对档案信息进行安全防护的过程中，由于并不了解疾控档案可能面临的信息安全风险，因而档案管理人员采用的安全防护方法并不科学，这也是导致档案信息安全违法得到保障的重要原因之一。而通过分析发现，导致这一问题的最主要原因，就是疾控机构的管理层和档案管理人员对档案的价值缺乏正确的认识，因而不重视档案信息的安全防护。3）设备条件有待改善。在实施档案信息化管理的过程中，设备条件落后也是影响疾控机构档案信息化管理水平的重要问题之一。具体来说，首先，在部分偏远地区的疾控机构，办公计算机数量不足是长期存在的问题。在这样的情况下，就不得不将有限的办公用计算机投入相对“重要”的工作中。由于长期以来对档案管理缺乏足够的重视，因而档案管理人员无法长时间使用计算机进行档案管理。其次，在部分疾控机构中，虽然档案管理部门拥有专属办公计算机，但计算机的购买和使用时间均比较长，其内存、运存等指标全面落后，难以胜任越发复杂的档案管理工作。在当下，该问题也是影响疾控档案管理信息化水平的重要因素之一。

3 强化疾控机构疾控档案信息化水平的对策

1）进行更加全面的技术培训。针对当前疾控机构在档案信息化管理中存在的技术问题，本文制定的解决方案如下：首先，在进行档案管理工作模式信息化改造之前，采用座谈会、学术讲座等形式对疾控机构管理层和档案管理人员进行全面培训，具体培训内容包括现代档案管理的内容和具体方法以及档案管理信息化的重要性等。通过培训使其认识到档案信息化管理的重要意义。其此次，在升级和创新档案管理信息化技术的过程中，针对档案管理人员进行全方位的技术培训，使其能够熟练运用大数据、云计算、储存技术和多媒体技术等新的信息技术手段进行档案的信息化管理。在执行上述措施之后，疾控机构的档案信息化管理水平势必能够得到进一步提升[4]。2）完善信息安全管理机制。在进行疾控档案信息化管理的过程中，疾控机构需要进一步完善信息安全管理机制。具体来说，首先就需要明确档案管理工作中不同岗位工作人员对档案的管理与使用权限，并严格按照相关规定对档案使用者的资质进行审核，从而避免档案使用不当导致信息泄露[5]。其次，在对档案管理信息化技术进行升级的同时，必须对信息安全防护技术进行升级，同时利用杀毒软件定期查杀计算机内可能存在的病毒。只有如此，才能保障档案信息的安全性，提升疾控档案信息的利用率和利用价值。3）投入专项资金引进先进设备。为确保疾控档案信息化管理的顺利进行，疾控机构需要投入专项资金对档案管理设备进行升级换代。在具体措施方面，首先，疾控机构需通过对管理人员进行培训和考核等方式进一步提升对档案管理工作的重视程度，并在这一基础上为档案管理部门采购专门用于档案管理工作的计算机。在专用的档案管理用计算机中，除了杀毒软件外，不安装与档案管理工作无关的其他软件，也不存储无关的资料。只有如此，才能保障档案管理信息化工作的顺利进行。其次，针对档案管理计算机性能落后的问题，疾控机构需要投入专项资金对计算机进行定期检修和维护，具体工作包括定时进行病毒查杀以及对硬件设施进行及时更换等。此外，还需要在必要的情况下采购新的计算机替换性能逐渐落后的计算机。在采用该措施之后，疾控机构的档案信息化管理工作就能够顺利进行。

4 结论

综上所述，在疾控机构的各项管理工作中，疾控档案的管理工作是不容忽视的。在信息技术高速发展的当下，疾控机构需要认识到档案信息化管理的重要作用和价值，并在这一基础上针对自身的档案管理模式进行信息化改造。而在这一过程中，需要从技术、设备、管理机制等几个方面解决自身在档案管理工作中存在的问题。针对上述三个方面的问题，本文制定了针对性的解决方案。只有解决了上述三个方面的问题，疾控机构才能顺利实现档案管理工作的信息化改造，进而提升档案管理工作的效率与质量。