大数据时代档案管理的信息化路径研究

冯 娜

（山东能源龙口矿业集团离退休管理中心，山东 龙口 265700）

1 引言

随着科学技术的飞跃式发展，信息技术成为人们生活中习以为常的一部分，起到了不容小觑的作用。而究其原因，则在于现代社会有着越来越庞大的信息量，对于信息交流的需求也越来越迫切，而信息技术则恰好能够满足这一要求。信息技术的优点就体现在能够通过计算机的编码来形成各种文档、图像，然后再使用相应的软件来对这些内容进行筛选、分类和统计，用计算机替代了大部分人工，既丰富了档案管理的形式、节省了档案管理的人工成本，也提升了档案管理的适用范围和效率。

2 研究优势

大数据时代背景下，根据各种技术手段，对于档案信息资源的挖掘与分析更为深刻、透明，对于促进档案信息化建设具有重大的意义。在档案管理模式创新条件下，档案信息化环境中档案的收集、整理、鉴定等环节的工作更为优化、便捷，凸显了良好的适用效果[1]。档案管理信息化具体是指通过信息管理技术对原有的档案管理措施进行升级。档案管理信息化后档案传输速度得到了提升，并且信息化档案管理技术下的文件资料不再需要承担运输风险，只需将文件录入电脑，通过网络传输即可。这种传输方式不仅能节约运输时间和人力资源，也能为档案文件的安全提供保障。此外，档案管理信息化还能将档案资料的价值更高效地利用起来，改善了传统管理方案手工书写和整理的工作形式，同时减轻档案管理人员的工作负担，可对档案资料进行更精准的管理，对于内容相似的资料可以进行整合。此外，信息化档案管理模式的失误率也更低，工作人员只需将资料输入电脑，即可在云端完成资料的整理归档。另外，档案管理的优势体现在各方面，在网络环境下资料能够在网络上传输下载，降低查找资料和传输资料的时间损耗，将档案价值更直接地体现出来。档案信息需要与办公自动化建设有机结合，不仅能提高档案管理工作的效率，失误次数也会得到控制。研究显示，在较长一段时间内还需要继续落实双轨并行的文件资料管理制度。

3 大数据时代档案管理的信息化路径

3.1 信息化设备的更新与维护管理

想要在大数据时代下做好档案管理的信息化工作，首先要注意的就是对于档案管理设备的升级和维护。档案管理的信息化不是无中生有的，其是依托于各种先进的信息设备的。因此，档案管理的信息化的前提就是各种档案管理设备的更新和升级。不论是各种计算机、还是光盘、硬盘等存储设备，它们的保养维护都是档案管理信息化的重中之重，也只有对这些设备进行定期的检查和维护，及时发现问题，做好补救措施，才能够保证整个信息化体系能够长期地实施下去，也才能够保证档案资料的完整性。比如，计算机设备的更新换代是很快的。随着档案资料的越来越多，对于硬件的要求也势必越来越高。如果档案管理人员不能够及时地意识到这一点，那么当计算机硬件难以承载档案信息的运转时，档案管理信息化体系也就会随之停滞。此外，各种档案管理设备也是有着老化、磨损的问题，随着时间的推移，各种设备如果得不到良好的维护，很快就会出现各种各样的问题，对档案管理工作也会产生不利影响。因此，档案管理设备的更新和维护是档案管理信息化的重中之重[2]。

3.2 构建大数据档案信息平台

进行档案的信息化管理过程中，要想切实提高信息管理的水平，就应该创建完善的大数据信息流通平台，在工作过程中充分发挥大数据技术的应用价值，这也是进行档案管理的关键内容。在具体的应用过程中，工作人员应充分发挥大数据大平台的实际价值，尽量采用统一的信息数据储存、管理、接收、编辑等处理过程，对各个档案处理过程进行不断改进，在后续管理中，工作人员利用大数据技术的优势，进一步探索大数据平台带来的便利，为未来的档案管理研究出新的发展路径。除此之外，为了使档案信息更为安全，应合理应用计算机安全技术，确保技术操作更加专业，把机关档案信息管理系统安全维护工作放在首要位置。同时，如果想有效控制档案信息资源的安全性，应对单位档案信息的安全密钥进行设置，运用数字加密技术控制和规范整个档案数据的完整性和安全性，这已成为现阶段档案管理工作急需完善的重要工作。在条件允许的情况下，进一步使用完整的档案信息管理平台，对各项信息和资料进行处理，这样才能促进档案管理的未来发展。

3.3 做好档案与行业信息化的互相融合

在大数据时代，企业应该加强档案信息化建设，并建立专业的机构。信息化档案具有多元化特点，为了确保档案管理工作的顺利实施，档案管理人员需要予以指导和支持，加强各个部门之间的交流和合作，将档案管理信息化和行业信息化融合起来，将其作为信息化整体规划的重要组成部分，企业需要加大档案信息化建设力度，推动行业的进一步发展，充分发挥出档案资源的价值，有利于企业制定行业决策[3]。例如，在企业的发展中，档案信息对企业的经营管理来说具有重要意义，在研发阶段、经营阶段和管理阶段发挥着十分重要的作用，需要高效开发并利用档案，才能够获取更多的效益。另外，档案管理部门利用大数据技术能够高效处理各项资源，实现档案资源的统一备份，确保档案管理的安全性，实现全国档案管理的统一共享。因此，档案管理部门需要科学规划和验证，根据档案类型的差异合理选择管理模式，充分发挥出档案管理的整体效能。

3.4 提高档案管理人员培养力度

在大数据时代，为了提升档案管理工作的整体价值，档案管理部门需要注重管理人员综合素质的提升，进而提高档案管理人员的工作效率，充分发挥出档案管理工作的价值。因此档案管理人员要明确自身定位，同时不断提升自身专业能力，迅速落实档案管理工作信息化。企业可以为档案管理人员创造更多的学习机会，定期培训信息技术，不仅能加强企业的管理信息化程度，管理人员本身业务能力也能得到提升。此外，人才建设也是档案信息化管理工作顺利进行的基础，信息化的档案管理需要工作人员既具备档案管理能力又具备计算机技术，许多管理人员还未同时具备两种能力，因此应积极帮助档案管理人员提升自身能力。例如，某企业每两个月组织档案管理人员学习一次最新的管理政策和专业知识，经常邀请档案信息化管理方面的专家讲解工作方法，一对一地指导档案管理人员工作，有效提升了管理人员自身专业能力。

4 结束语

综上所述，在大数据时代之前，由于客观条件的限制，档案管理工作存在着诸多的问题；而信息技术的融入带来了问题解决方略的同时，也对档案管理部门提出了新的挑战。无论是人员素质的培养，还是信息设备的更新维护等，都是档案管理部门在新时代所要面临的挑战。而只有认清问题、与时俱进，才能够让档案管理工作信息化发挥出真正的作用。