固定资产档案及其管理路径分析

金亚敏

（南京师范大学泰州学院，江苏 泰州 225300）

近些年来，随着我国的管理工作的顺利开展以及相关技术的改造，项目得到了进一步实施和落实，为高校的固定资产档案建设提供了更加苛刻的要求。在此基础上，暴露出了高校在对固定资产进行管理过程中存在的一些问题，这些问题对于高校档案管理工作的顺利开展产生了一定的限制，因此需要对其进行重视，采取适当的方式来保证高校固定资产档案管理的有效性，充分发挥出高校管理工作的重要价值[1]。

1 固定资产档案管理的重要价值

在高校的日常运行以及发展过程当中，固定资产作为高校的基础部分，其重要的作用不容忽视。高校的固定资产主要包括建筑物以及设备等。因此固定资产的档案也就是针对高校在其发展中购置土地、建造建筑物以及购置设备的内容。因此，结合实际情况，对高校的固定资产档案进行管理，能够为高校的决策提供一些理论基础依据。作为高校生产经营管理中的基础部分，固定资产的档案会体现出高校固定资产的历史价值，能够评估高校的历史能力，作为明确高校发展方向的必要凭证。其次，高校的固定资产档案管理能够为高校的生产提供一定的参考作用。在高校的生产过程中，要求能够对建筑物的功能以及资产、设备的数量、性能、参数等方面进行充分的了解，并需要提高重视，从而保证高校的生产有效性。除此之外，高校的固定资产档案还能够为高校的技术改造提供一定的凭证基础作用。在这些设备仪器的更新和改造过程当中，提供相应的理论依据来作为支持，防止高校的固定资产管理中的盲目性，也防止高校未来的发展过程中产生一些不必要的损失[2]。

2 高校的固定资产档案的具体特点

首先，高校的固定资产来源体现出多样性。包括高校的内部文件以及外部文件，都是高校固定资产档案中的存在形式。具体来说，高校的内部固定资产档案文件就是自身形成的固定资产档案，主要包括立项的文件以及完成之后进入维护和使用阶段的文件；而外部的固定资产档案文件则包括工程从设计到施工、竣工、验收等各个阶段的文件。

其次，高校固定资产档案具有成套性。就是指一个设备或者项目从开始立项到最后的维护以及验收的整个过程中，会反映出整体项目的实施过程而不是部分内容。因此完整的固定资产档案应当是体现出完整性以及全套性。不能缺少过程中的任何一个部分，也不能随意进行割裂[3]。

最后，固定资产档案的载体具有多样性。具体来说，就是指固定资产档案的保存介质除了传统的纸质文件资料之外，还形成了一些绘图纸、描图纸以及计算机软件等资料，这些多样化的载体也为高校固定资产档案的管理和保存提出了不同的要求。

3 目前固定资产档案管理存在的问题

1）档案管理意识不高，档案管理制度不够完善。在对固定资产档案进行管理的过程当中，可能会存在相关的档案管理工作人员管理意识不强的现象，导致固定资产档案管理的效果无法得到充分的发挥。与此同时，可能会存在固定资产档案管理制度不健全的问题，导致档案管理项目中的重要内容无法受到重视，为后期的档案管理工作带来了更大的问题[4]。

2）档案管理责任不明确。在高校固定资产档案的管理过程当中，相关的管理人员在具体的工作中可能没有充分认识到自身的重要性，也没有充分体现出归档的要求，导致项目在实施过程中产生的文件材料不能够及时地得到收集，出现随手丢的现象，导致对固定资产档案文件进行整理时存在一定的困难。

3）固定资产档案管理工作的流程不明确。高校的固定资产档案管理工作当中，一部分固定资产档案管理人员为了节省时间和精力，没有明确自身的管理流程和管理任务，导致在项目的后续管理过程中存在较大的问题，导致项目档案的不健全现象，这对高校的固定资产档案管理工作造成了较大的影响[5]。

4 提高固定资产档案管理效率的有效路径

1）提高固定资产档案管理的意识，明确档案管理人员的责任。要求在高校的发展过程当中，重视对固定资产档案的管理人员培养，建立更加完善的档案管理制度，使高校的固定资产档案管理工作能够和高校的其他部分档案管理工作同步进行，实现项目的有效管理，确保固定资产档案管理系统的完整性以及准确性。这就要求相关的领导人员能够在具体的工作过程当中将固定资产的档案管理工作列入具体的项目工作计划中，各部分人员能够保证其客观的责任落实到项目档案的积累和管理工作，使高校的固定资产管理在具体的发展和应用的过程当中体现出协调性、完整性、系统性以及全面性。

2）重视对于固定资产档案制度的完善。要求在高校固定资产的档案管理工作当中明确相关的管理规定和要求，重视相关责任制度的明确，并重视固定资产项目档案的管理流程规范性。在对固定资产项目进行管理过程当中，严格执行各项制度，落实程序。对于在对固定资产项目进行管理的过程当中由于不负责任而导致了档案管理手续不健全、资料不完整、内容不准确的工作人员要对其进行适当的处罚。

3）重视固定资产档案的业务指导，实行全过程的监督和控制。要求在固定资产档案的管理过程当中，相关的部门能够更加有效地行使其监督职能，进行业务的指导。在具体整理固定资产档案时体现出认真、细致的态度，做好文件资料的归档以及整理工作，并能够在项目的管理过程当中对具体的固定资产资料进行全面的监督和检查，以便于更好地发现其中存在的问题，采取合适的措施来对高校进行管理[6]。

4）要体现出实事求是的坚持性原则。要求固定资产的管理人员在具体的工作过程当中实现细致化的管理，对于设备仪器进行编号，明确设备仪器的说明书以及使用和维护手册的管理方式，采取分级管理。其次是针对一些生命周期相对来说比较短，同时结构比较简单的设备仪器，在具体的管理过程中需要采取更加灵活的管理方式，结合具体的情况来确定其归档的方式以及管理的方式等。但是同时应当注意，不管是什么样的固定资产，在对其进行管理的过程当中，都需要对所使用的全过程文件来进行立卷，实现更加统筹化的管理，确保对高校固定资产档案管理的有效性。

5 结语

总体来说，针对高校的固定资产档案的管理，需要结合高校的实际发展情况以及未来的发展方向，来实现综合化、统筹化的管理。在实际发展过程当中，体现出较大的问题，要求相关人员来对其进行重视，体现出高校固定资产管理的重要目标。