浅谈计算机在档案标签制作中的应用

刘 巍

（哈尔滨市第二社会福利院，黑龙江 哈尔滨 150000）

档案是对社会历史发展信息的记载，以及个人基本信息的记录，而档案管理工作的目的则是在于用更加快捷简单的方式，为社会的建设发展提供最完整、真实、准确的资料信息。然而随着档案内容以及形式的种类越来越复杂，传统的管理模式既耗费了巨大的人力物力，工作效率又特别低，根本不能满足社会的需求，因此，必须建立更加完善智能化的档案管理体系，这需要计算机信息技术的辅助支持。同时因为档案信息庞杂，种类较多，需要制作相应的档案标签标注不同类别的档案，本文探讨了计算机对档案管理的重要性，同时也介绍了计算机在档案标签制作中的应用方式。

1 档案管理中应用计算机技术的重要性

1）是档案现代化发展的要求。随着计算机信息技术的发展和利用，档案管理工作迎来了新的发展机遇。首先，是档案检索方面的变革，计算机具有大容量、运算速度快的特点，能够实现高质高效的检索工作；其次，数字化档案信息库的建立，更加方便了档案的利用，为档案工作开创了一个新的领域。档案管理信息化需要档案管理人员不断改进自身的工作方式，加强工作服务意识，将档案资源充分利用，顺应现代化发展。

2）是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试。计算机技术在档案管理中的应用，是利用先进的技术不断更新工作的方式和手段的一种信息化变革，能够将计算机处理技术与档案管理有机结合在一起，推动档案管理的现代化发展。

3）有利于增强档案工作领导的现代化意识。现行的档案管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。在信息化时代强化档案人员的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。增置档案人员计算机技能管理内容，将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案管理人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

2 计算机技术辅助档案管理的特点

1）档案数字化，提高工作效率。传统档案管理以书面形式保存，增加了档案管理人员的工作强度和难度，随着信息技术在各领域中的应用，档案也走向了数字化，管理人员只需要将档案信息录入到计算机中，就可以统一管理了，从信息录入、保存、查询到输出都能节省大量的时间，大大地提高了档案管理人员的工作效率。

2）档案信息媒体多样化。传统档案信息以书面文字为主，在档案管理工作中应用计算机技术后，档案信息不仅能够以文字的形式存在，还可以通过图片、音频、视频等各种各样的立体化信息的形式保存和利用。

3）档案信息传递数字化。档案管理应用计算机网络技术后，使档案信息资源的传递和保存发展成数字化、电子化，档案信息保存在数据库中，需要用时可以通过关键词等方式查询，并可以采取电子数字流的形式完成档案信息的传递工作，更加快捷、方便。

4）工作方式计算机化。在运用计算机技术以及相关辅助设备后，使档案管理工作的工作方式和工作手段计算机化，档案管理信息化、媒体多样化、信息处理数字化、信息传递和保存数字化，完成机读档案的管理、传递、存取和开发利用。

5）档案信息服务以个人为中心。个人可以通过网络在计算机终端对远程的档案数据库进行访问，可以做查询、浏览档案等操作。电子档案库是面向个人为个人提供多样化的档案信息服务。

6）保证档案信息的安全性。传统档案管理在查找档案时自由翻阅，不利于保护个人隐私权，利用计算机辅助管理档案，可以设置合理地使用权限，不同资源需求者的查询范围不同，这样可以维护档案的安全和完整，使档案的查询和使用受隐私权和知情权的保护，维护了个人的合法权益。

3 计算机在档案标签制作中的应用

目前，计算机技术已经被广泛应用到社会的各个领域，档案管理中的各个环节也逐渐向信息化转变，其中档案标签制作工作中，原来的手工制作已经逐渐被计算机打印的制作方式所取代，接下来就介绍一下计算机在档案标签制作中的应用方式，为大家提供一定的参考 帮助。

1）制作大小固定的标签。在用计算机制作档案标签时，有些人会选择用word文档软件制作标签，但是一般情况下，档案标签的大小是相同固定的，而标签文字的数量却是不确定的，这就需要经常改变word中文字的位置和顺序，经过多次的调整试验才能够达到制作的标准，制作过程非常的繁琐，花费时间多，效率低。如果是为了让标签看起来更加美观工整，花费这么多的精力就有些得不偿失了，违背了档案管理中“简化整理，深化检索”的原则。如果是使用Excel电子表格的方式就不会这么复杂，只需要预先根据档案标签的大小设定好表格中单元格的高度和宽度即可，然后在设置好的单元格中输入标签文字，及时更改标签只需要将单元格中的标签文字替换即可。之后在工作中逐渐积累更多的标签模板，遇到有差异的标签，简单修改就能实现，非常方便。

2）制作档案号可以自动生成的标签。档案在最后的立卷环节要生成相应的档案号，便于日后的查找，每个档案的档案号都不能重复，中间也不能出现断号的情况，是一个档案的固定标识。档案中除了外部的档案盒需要设置档案标签之外，内部的档案文件也需要标明对应的档案号，以免文件混乱。随着档案文件数量逐年增长，档案标签用量越来越大，如果逐一打印档案号，速度非常慢，而且难免会出现错误。自动生成的档案号可以保证标签的准确性，也会极大地提高工作效率。同样，使用Excel表格功能可以轻松实现。

4 结语

综上所述，社会各行各业的发展都离不开计算机技术的支撑，在知识经济发展越来越重要的今天，利用计算机技术管理档案已经成为一种必然模式，计算机信息化的档案管理具有检索速度快、信息存储量大、信息安全性强、管理成本低等多种优点，是传统管理模式根本不具备的。计算机技术在档案标签制作中的应用，能够极大地提高信息分类工作效率，为档案的利用提供更大的便利。计算机技术的应用能极大提高档案管理水平，促进档案管理工作科学化、正规化的发展，为社会提供更好的服务和贡献。