关于提升事业单位人事档案管理水平的建议分析

向 菊

（长沙市人力资源公共服务中心，湖南 长沙 410005）

在人事档案管理发展的形势下，不论是从社会还是市场的角度去考虑，人才始终是事业单位可持续发展的核心关键，而人才信息管理的主要手段就是依靠人事档案管理。因此，人事档案管理水平对事业单位有着举足轻重的作用，不论是从事业单位自身发展的方面考虑，还是从事业单位日常的工作与经营方面考虑，人事档案都占据着重要的地位，因此，相关部门应该不断地提升人事档案管理的质量和效率。

1 人事档案管理工作中存在的问题

1.1 管理方式落后过于陈旧

在事业单位发展的整个过程中，部分事业单位仍旧沿用以往传统的管理模式，即人事档案主要以纸质档案为主，并配备有固定的档案存储室，但是在实际的管理工作过程中，纸质档案容易破损、卷角，而且在装订和裁剪等方面都需要花费大量的人力、物力、财力，且效率也不高，根本无法满足事业单位自身的发展。除此之外，纸质档案在管理的过程中也容易发黄，其利用率低。

1.2 工作不规范

事业单位的人事管理往往具有一定的凝聚和复杂性，具体的工作比较繁琐，这就要求人事管理人员要具有较高的能力和素质，而往往在实际工作过程中，事业单位由于各种因素的影响，管理工作的人员相对较少，很多事业单位的实际需求与目标量不相符合。因此，管理工作也无法有效开展，除此之外，一些临时管理的人员，由于专业能力素质受限，在整理、收集归档的过程中，难免会出现问题，档案工作就很容易出现操作不规范的现象，除此之外，档案也容易出现破损或丢失的现象，这对事业单位会造成不可估量的损失。

1.3 管理制度和体制不够完善

事业单位的体制一直在不断地改革，人事管理的工作任务也变得越来越重，但是部分事业单位并没有对人事管理工作引起高度重视，部分事业单位甚至没有建立相关制度和体系，长此以往，将会对管理工作造成一定的影响。除此之外，领导和单位员工对工作的认知也存在偏差，这也就严重制约了人事管理工作的相应发展，自然无法提升人事档案管理效率。追究其根本原因，事业单位没有结合自身实际发展制定相应的管理制度和体制，使得人事档案管理工作受到了严重的阻碍，这对于事业单位的可持续发展是非常不利的。

1.4 档案管理中心的设施建设落后

往往档案管理中心的环境太过于落后，比较潮湿阴暗，这些因素都不利于档案的保存，除此之外在档案管理工作中也很容易忽略很多重要的细节，这样也就无法较好地提升人事档案管理的效率和水平。

2 提升人事档案管理工作效率的策略

2.1 注重提高档案管理人员的素质

管理人员的专业素质对档案管理工作的水平有着重大的影响，管理人员的专业水平素质直接决定着工作的质量和效率。因此，事业单位必须要对管理人员素质的提升等相关的问题引起高度重视，在档案管理的过程中事业单位可以对管理人员进行有针对性地培训，除了专业培训以外，还要对他们的思想认识进行更深入的教育，要注重培养管理人员信息管理能力，提高他们对档案管理工作的思想认识。除此之外，相关部门还要为事业单位培养一些具有高水平、高素质的综合性管理人员，如果条件允许的情况下，事业单位还可以从其他部门引进一些专业的管理人才，进而帮助事业单位提高档案管理的水平和效率，为事业单位可持续发展提供有力的保障[1]。

2.2 完善管理制度和机制

人事档案管理工作最主要的核心就是管理机制和相关制度的建立，只有不断地完善管理制度和机制，才能确保人事档案管理相关工作的顺利开展，这也是相关管理工作的主要依据，这些有效措施都可以为提升档案管理工作带来很大的成效。除此之外，事业单位还可以根据自身的情况来制定一定的奖罚责任制度，在实际的管理过程中，对一些认真负责、贯彻落实上级要求的人员进行奖励，还要对那些管理质量和效率都有所提升的人员进行奖励，如果在管理过程中，因为自身原因而出现差错的工作人员，一定要对他们进行惩罚，并且奖惩制度一定要与工资挂钩，事业单位必须通过这种方式来端正员工的思想意识，激发他们的工作热情，从而提升管理工作人员的有效性[2]。

2.3 加快档案信息化的建设

现如今是互联网的时代，传统的档案管理方式已经不能适应当下时代的发展，更无法满足事业单位可持续发展的要求，因此，相关部门应该高度重视信息化档案管理的方式，要去避免纸质档案管理的局限性（不通顺），利用计算机和大数据库来对档案进行分层和管理，除此之外，在查询和调取档案时，信息化档案管理也具有一定的便捷性，可以减少时间的花费，除此之外，现代化信息管理模式，这种模式是新时代信息化时代的产物，对提升人事档案管理工作水平有很大的辅助作用。因此，事业单位要不断地加强人事档案信息化的建设，以此来提升人事档案管理工作的效率。信息化管理还能够确保人事档案的准确性，避免出现一些差错，通过信息化的管理，还可以延长档案管理的时间，除此之外，档案还不容易受到损害和丢失[3]。

2.4 提升事业单位对管理工作的认知

为了达到有效提升人事档案管理工作有效性的目标的这一目标，首要的任务就是要让事业单位的工作人员要正确认识到人事档案管理工作的重要性，只有将人事档案工作放在首要位置，才能让事业单位的工作人员重新审视人事档案管理这项工作的性质，并引起高度的重视，工作人员要细致地分析出事业单位在这个管理过程中出现的问题，针对问题提出可靠有效地解决措施，只有在思想认识上引起相关事业单位的高度重视，在行动上才能有所突破，在实际工作中有一个良好的预期效果。在人事档案管理工作的过程中，事业单位还要将档案管理工作列入最重要的系统工作中，例如将相关任务提上管理工作的议程，除此之外，还要构建良好的档案管环境，要对人事档案管理工作予以高度的重视，以此来提高人事档案管理工作的水平和效率，达到事业单位可持续发展的目标[4]。

3 结束语

综上所述，事业单位在我国社会经济发展中占据重要的地位，是社会发展的中坚力量，人事档案管理工作也是这股中坚力量的原动力。因此，事业单位要高度重视管理工作，要不断地提升档案管理工作的水平，除此之外，还要结合事业单位自身的发展，认识到当下自身管理工作中所存在的问题，并积极地解决，加快人事档案管理的相关建设，如此，才能提高人事档案管理工作的水平和效率，为事业单位的可持续发展提供良好的基础。