新时期事业单位档案管理的创新思路

李金伟

（淄博市疾病预防控制中心，山东 淄博 255026）

目前不少事业单位的档案管理中，普遍存在着管理理念及手段落后的问题，管理制度缺乏完善性和创新性，对档案管理的可持续发展造成制约和影响。随着事业单位的发展，事业单位档案管理中存在的问题日益凸显，因此需要从有效解决现阶段档案管理存在问题的层面出发，对档案管理工作进行创新，并对创新路径进行积极探索。

1 事业单位档案管理现状

1）缺乏完善的管理制度。目前在事业单位档案管理中，普遍存在着管理制度不完善的问题，其主要原因还是因为单位领导人员对档案资源开发利用的重要价值缺乏认识，即使有些单位为了顺应时代发展对档案管理工作进行了改革，但往往流于形式，缺乏对现行管理模式和制度缺乏深入细致的研究，导致改革创新存在一定的自发性和盲目性，以及管理制度存在片面性，管理时间和管理精力大量浪费，达不到改革创新的预期目标[1]。另外由于相关人员对档案管理重要性的认识不足，导致制度建设力度不足，既有的制度也无法落实到位，管理理论高度无法与深度实践有效结合，使事业单位档案管理中存在的问题无法有效解决，对档案管理事业的发展造成阻碍。

2）管理工具和管理手段缺乏创新性。随着科学技术的飞速发展，信息化技术、计算机技术等在各行业领域中得到广泛应用，同时极大地促进了智能化、信息化建设，使行业内部结构功能实现有效更新。在事业单位档案管理工作中，通过信息化建设力度的加强，能够使管理效率和管理水平大幅度提升。但在实际应用中，不少事业单位内部信息化建设和更新速度较慢，由于各种影响原因，信息化建设的资金支持力度不足，无法有效推进信息化的高质量建设。因此不少事业单位的档案管理仍采用传统的纸质保管和储存方式，随着档案资源的不断增加，查阅难度也越来越大，通常借用和调阅某部分档案资料时，需要耗费大量的时间和精力，对事业单位的发展造成不利影响。

3）档案管理人员综合素质不高。随着社会发展和时代的进步，新时期背景下档案管理工作所具备的专业性日益凸显，对档案管理人员的专业水平也提出了更高的要求。在大部分事业单位中，长期以来档案管理人员都采用兼职模式，未接受过专业的档案管理知识培训，只能处理简单的日常管理工作。随着先进技术应用力度的不断加入，档案管理重要性受到广泛关注，档案管理人员专业能力不高、综合素质较低的现状，已无法适应档案资料信息有效利用需求。另外不少档案管理人员对于新的管理手段和管理理念接受较慢，对档案资源利用重要性缺乏足够的认识，无法适应信息时代档案管理工作发展需求。

2 新时期事业单位档案管理工作优化创新思路

在事业单位档案管理中，需要充分发挥人的创造性思维，对档案管理工作进行创新优化。单位领导人需要对档案管理创新加强重视，对管理工作中存在的问题加强考察、研究和分析，对创新思路进行实践探索，为档案资源有效开发利用奠定坚实的基础。

1）档案管理体制创新。档案管理创新需要在管理体制健全、完善的基础上，才能确保其有序开展。因此首先需要对管理体制中存在的问题加强研究，对体制进行创新和规范，使现代化、信息化及统一化的管理模式得以有效构建[2]。另外还需要对管理体制进行细分，对部分分类管理的二级管理体制进行健全和完善。在此基础上，对档案工作进一步细化，对管理目标进行明确，并将责任落实到人。最后在进行档案室设置时，做好档案资源的放置区域规划及存放管理，并且每个区域都由专人负责。对于其中重要的档案资源，如：财务、人事档案等，需要采取直接管理，并及时做好资料采集及归档的工作，避免工作环节中出现任何失误和疏漏。

2）制度创新。事业单位档案管理制度创新，首先需要根据事业单位的实际情况，确保档案管理状况与制度之间能够有效匹配，避免出现以往制定流于形式，缺乏约束力以及过于片面等问题，从而对管理工作实效造成不利影响。相关档案管理人员需要对单位实际发展情况进行全面了解，结合档案管理要求，对合理、科学、具有可操作性管理制度进行制定和构建。同时为了确保制度的合理性和科学性，应鼓励单位全体职工积极参与制度创新，结合自身经验提出有针对性的意见和建议，从而使管理制度与单位档案管理的契合性增强[3]。最后需要对完善高效的管理制度加强贯彻落实，有效约束和规范管理人员的各项操作行为，使档案管理工作的标准化、规范化得以实现。

3）构建信息化档案管理新模式。随着社会建设的高速发展，各行业领域都在不断创新实践，从而更好地推进行业在新时期背景下的可持续发展进程，同时也有更多的新发展特点呈现。新时期事业单位需要结合自身发展需求，对信息化档案管理新模式进行构建，并对信息技术加强运用，推动档案资料管理的数字化发展。首先事业单位可借鉴其他单位的先进经验，对信息化档案模式进行实践探索，与自身实际情况相结合，从而使本单位个性化建设需求得以满足。另外事业单位还应对专项资金加大投入力度，对档案信息应用平台进行不断优化，完成设备更新换代，有效提高单位信息化建设水平。

3 事业单位档案管理数字化管理创新策略

在事业单位档案管理中，通过计算机软硬件系统的有力支撑，使数字化管理模式得以有效构建。在现阶段的档案管理中，数字化管理工作仍处于初级摸索阶段，在实际管理过程中极容易出现问题，为了有效避免各类问题发生，对事业单位造成不必要的损失，首先需要加强对高新技术人才的引入，为单位档案信息化管理工作的有序开展提供专业性支持和指导，从而使事业单位档案管理信息化建设力度进一步加大[4]。另外需要对科学技术进行合理科学运用，并对相应的管理机制加强构建，确保档案管理工作的顺利开展得到有效保障。在信息技术应用过程中，也使数字化档案的安全风险相应加大，由于现在外部网络环境较为复杂和混乱，一旦因管理中存在的漏洞，导致单位机密信息丢失、泄露、删除或篡改等，会对事业单位造成严重的损失，因此事业单位需要对档案安全程度加强分析，对其中的重要资料信息做好防盗或备份处理；还需要对防护墙技术等加强运用，使档案管理安全性提高。最后还需要设置专人负责档案管理的日常检查工作，需要及时发现管理中存在的问题，并对其进行及时处理，避免因解决最佳时间错失而造成不必要的损失。

4 结束语

随着信息技术的发展，事业单位也面临着信息时代下的管理模式和管理方式的改革创新的新课题，事业单位应充分利用先进的技术手段，从管理体制、管理制度以及档案管理人员等多个层面入手，对档案管理中存在的问题进行综合分析，并制定出相应的解决对策，结合单位的实际情况，使档案管理信息化建设力度加大，使档案管理朝着信息化、数字化方向发展。