网络环境下档案管理工作的安全防护

◎张莉

网络技术在档案领域的深入应用，对原有的管理形式造成了一定的冲击，管理部门为更好地应对改革浪潮、抓住创新机遇，应从档案实践管理面临的现实问题出发，合理引进现代档案管理理念，依托数字化、网络化、智能化技术，搭建动态档案服务平台，在提升档案处理规范性与效率性的同时，满足现代事业单位档案工作转型的新要求。

一、以网络安全为核心的信息化档案机制建设的新标准

1.以网络平台为依托拓展信息交互的渠道。

档案工作的信息交互是重点管理内容，信息采集与反馈是表现信息价值的关键，因此，新时期档案信息化全面推进应以拓展交互渠道为主要方向，为信息管理、资源开发、数据利用等档案工作提供可靠的保障。为保证信息交互渠道的安全性与稳定性，工作人员应依照档案开发、服务规范，提升资源实际利用效率，增强管理队伍的创新意识，全面融入信息技术理念，提升信息敏感度，为档案价值的深入、有效开发奠定基础。

2.立足工作实际，创新服务体系。

档案服务的对象是社会公众，是人力资源深入开发与社会保障规划调整、完善的重要内容。信息化机制的构建首要前提是转变工作人员的服务意识，管理部门应从工作实际出发，平稳度过档案系统的技术创新过渡时期，顺应信息时代的档案开发实际要求，提高政府部门档案资源的综合利用水平，以档案资源为基础创造更高的社会、经济效益。

3.实现传统模式与现代档案管理的对接。

新时期的档案工作在服务、开发、处理、利用等方面的实际工作要求不同，管理理念与技术应用标准也存在差别。全面落实现代档案管理机制的关键点是在保留传统档案管控制度中优势部分的同时，对不符合时代发展的管理内容进行革新，在创新融入现代档案理念的同时，实现技术接轨，为档案部门现代管理机制的全面落实提供安全保障。

二、创新网络时代档案管控模式的有效途径

网络技术浪潮的影响下，以信息资源为核心的档案管理需要创新融合现代档案管理理念，注重档案管理的客观性、完整性、逻辑性，拓展信息交互的渠道，及时对档案进行更新，健全网络档案服务功能，为新时期档案事业的蓬勃发展奠定基础。当前阶段，档案工作创新形式主要表现为两方面：

1.建立信息共享工作平台。

网络时代的信息表现形式越发复杂，数据的流动性、交互性特征，一方面拓展了信息传递的平台，使信息的开发不再局限于单一的渠道，档案服务更贴近人们的现实需求；另一方面，共享性的信息也对数据安全防护提出了更专业化的要求。社会知识、信息总量的大幅度增加，使得档案管理的人力、物力、财力成本攀升，利用有限的资源实现管理效益最大化，成为事业单位档案开发的改革重点。建立档案信息共享工作平台，不仅可以打破部门之间的管理壁垒，更好的协调相关部门的实践工作，同时，也是建立档案一体化管理机制的重点内容，是实现管理资源高效、合理配置的重要基础。

2.提供多样化的档案服务形式。

档案内容、组成形式、服务的对象等决定了档案性质的复杂化管理特征，档案信息不仅收录了人们生产实践、社会变革、基础建设、科技研发等方面的内容，还涉及生活变化、制度改革、经济发展等领域，信息资源的实际利用形式也有着一定的差异。为保证档案服务的高效性、稳定性，优化档案资源的实践管理形式，应面向工作人员、社会服务对象提供更多样化的档案服务形式，将传统的档案文件、图书资料与视频、音频等形式结合起来，通过便捷的服务平台满足公众差异化的信息服务需求。在这一过程中，档案管理者应注意服务权限的划分，在提升档案开发意识、服务意识的同时，保证信息安全。

三、提升新时期档案管理整体防护水平的具体对策

1.确保信息风险防护机制的有效性与全面性。

事业单位在档案实际管理的过程中，面临着海量的数据，工作量较大。与此同时，档案信息不是一成不变的，还需要结合实际情况进行数据更改与变动，数据之间有着一定的系统性、逻辑性特征。在进行数据更新的过程中，数据间的逻辑关系会转移到数据库、数据段之间，共同组成数字档案的存储系统。因此，保证数据的逻辑性、完整性，是防护机制构建的重要任务。具体俩讲，防护机制应对数据管理进行全面监控，保证数据记录、更新的有效性，管理人员应对数据间的逻辑性有着一定的了解，依照防护机制进行程序检测，对数据库出现的异常数据反馈进行及时更正、维护等处理，确保数据存储安全。

2.保证数字档案的格式统一。

在网络条件下，档案信息的保存需要通过通用的甚至是统一的格式才能进行，只有这样，才能使现在的档案信息资源能够为相关的计算机操作系统和相关的应用软件（比如办公自动化工具等）兼容，为此，需要在对档案信息进行保存时，其格式应保存为与计算机操作系统兼容的模式，这样方便读取和使用。如果操作系统处于更新的时期，还需要对档案支持软件进行及时的更新，是兼容长期处于一个动态的过程之中，档案信息的完整性、真实性和有效性都会因此而得到保证。

3.合理选择档案管理的软件与硬件系统。

网络模式下的档案管理工作需要面临更加复杂的安全性问题。对档案管理而言，网络系统的安全指的是档案信息资源能够通过网络软、硬件系统的合理设计，使档案信息能够在良好的状态上正常的运行，长期有效地发挥其应有的功能，为社会公众提供必要的信息服务。因此，为了实现这一点，需要在利用、管理和保护网上档案信息资源的过程中，保障档案信息资源的有效存储和传输安全。

结语：档案管理作为信息时代资源开发的重要内容，涉及社会生活中的方方面面，在政府单位档案管理全过程中运用信息化、数字化技术，不仅可以提升数据管理的实效性，提升信息服务的整体质量，同时，对档案事业的现代化建设也有着十分突出的作用。以信息安全为基础建立档案全面、动态管理机制，需要管理部门从实践工作出发，转变档案管控工作理念，搭建信息共享服务平台，为档案服务质量的整体提升提供保障。