事业单位人事档案管理探究实践

于海军

（通榆县人力资源和社会保障局考试中心，吉林 白城 137200）

人事档案属于档案资源的关键组成部分，其是事业单位在长期发展运行中积累的宝贵资料，具有较强的保密性和隐私性，是单位领导掌握内部员工信息的关键方式和重要渠道，人事档案中积累了员工的个人重要信息，包括行为轨迹、工作表现、个人经历等，是事业单位进行人事决策、人事调动以及干部任免的主要凭证。但是受到固化思维和传统模式的影响，人事档案管理一直处于不被重视的地位，没有充分挖掘档案中的潜存价值，无法为单位发展和人才配置提供帮助。因此，单位领导要认识到人才的重要性，给予人事档案以重视，积极探索新型的管理模式。

1 人事档案的价值

1）记录员工信息。人事档案中记录了员工的政治面貌、品性道德、个人履历以及工作表现，其可以充分体现员工的个人情况以及真实面貌，并且涉及员工的工薪待遇、社会保障以及个人福利等方面，可以起到保障员工权益的作用。

2）人才选拨凭证。在事业单位选聘人才中，人事档案起到了关键作用，是人才聘用分配的引领者和先驱者。在各个部门优化人力资源和选拨人才中，部门领导通过人事档案能够掌握员工的真实情况，对干部候选人进行道德、能力、经验以及学历等方面的综合对比，确保人才能够更好的胜任岗位工作。

3）开展绩效考核。绩效考核是事业单位各项工作有序推进的重要方式，人事档案能够记录员工在工作中的优异表现和重大过失，真实体现员工的工作态度以及工作能力，可以为单位开展绩效考核提供依据和支撑。

2 当前事业单位人事档案管理中存在的几点问题

1）重视程度不高。当前一些事业单位对人事档案工作缺乏正确认识，将其视为普通的管理工作，在物力、人力以及资金方面没有给予充分支持。同时，一些员工对档案工作存在误解，没有积极配合相关部门和人员落实各项工作，档案管理无法正常开展。

2）硬件设施缺乏。硬件设施是档案管理的基础保障，但是当前在资金支撑不足的条件下，一些单位没有配备充足的硬件设施，例如档案库房陈旧落后，存在较大的安全隐患，甚至没有配备专业的管理设备和仪器，导致管理效率低下，档案资源也不能妥善保管。

3）人才资源不足。人才是开展管理活动的主体，尤其对于人事档案工作，其工作内容复杂、专业度较高，更是对人员提出一定要求。但是当前事业单位在管理队伍建设方面较为滞后，不仅岗位人员数量不足，现有的人员在专业知识、技能水平、职业素养等方面都与岗位要求不符，经常出现人为失误等问题，影响了档案内容的真实性。

3 事业单位人事档案管理优化措施分析

1）提升重视程度。人才是推动单位发展的基础保障，尤其在知识时代下，人才成为一种稀缺资源，单位领导要借助人事档案建设人才队伍，提升对档案资源的重视程度。首先，事业单位要按照国家相关政策，加强档案管理的资源以及人员投入，将人事档案作为日常单位运行的关键环节，促使所有领导和员工都转变以往的固化思维；其次，人事档案关乎每个员工的个人利益和未来发展，档案部门要在内部进行宣传，促使员工积极配合管理部门落实各项工作，完善人事档案中的信息，保证档案信息的完整性和真实性；最后，事业单位要安排一名主要领导全面统领人事档案工作，形成由上而下的垂直性管理模式，发挥领导班子的带头作用，促使所有人员加大对档案的重视。

2）完善硬件设施。档案管理需要以完善的硬件设施作为支撑，为了避免人事档案在保存收集中出现损毁或者遗失情况，确保信息内容的真实性，事业单位要加大硬件投入，不断完善硬件设施。首先，设置专业的人事档案库房、档案柜以及阅览室，库房要做好放高温、防光、防盗、防蛀虫、防潮以及防火等措施，改善陈旧的保管方式，所有人事档案都要及时归档和保存；其次，对于档案管理过程中所需要的硬件设施要及时更新和完善，例如各项管理设备和仪器，要根据具体需求采购和更新，单位可通过专项资金的形式进行设备采购；最后，优化档案管理的工作环境，改善办公条件，为管理人员创设舒适的空间，可以全身心参与到工作中。

3）建设人才队伍。人才是开展档案管理的基础保障，同时也是落实各项工作的主体，单位要注重构建一支能力强、素质高、懂业务的现代化管理队伍。首先，根据岗位需要进行人员数量优化，配置数量充足的管理人员，避免由于人员不足而出现管理疏漏，难以发挥人事档案的借鉴和参考价值；其次，积极从单位内部选拨具有一定专业素养、知识能力和职业素质的人员，不断充实管理队伍，同时，事业单位还可以面向社会以公开招聘的方式吸纳管理人员，提升入职门槛和工薪待遇，促使更多有经验、有能力、有素质的人才加入；最后，基于人事档案的价值和重要性，岗位内容涉及的方面较多，单位要定期组织所有管理人员集中培训，内容需包含岗位职能、职业素养、专业知识、各项技能、沟通技巧等方面，促使人员通过培训可以更好的胜任岗位工作。

4）引入信息技术。信息化是档案管理的必然发展趋势，尤其在“互联网+”背景下，信息技术已经在人事档案中获得应用，不仅解放了劳动力，还可以避免由于人为失误而造成的信息失真，因此， 事业单位要立足于行业发展，积极引入先进技术，要技术作为档案事业发展的核心动力。首先，信息化管理需相关软件和硬件，单位要积极采购计算机、复印机、扫描仪以及打印机等现代设备，组织人力开发适合单位需求的管理系统，构建人事档案信息资源库，管理中心从纸质档案转移到电子档案中；其次，基于网络的开放性特点，单位在建设信息化体系中，要注重做好人事档案的保密工作，确保数字档案的安全性、完整性以及保密性，防止出现资源泄漏的问题；最后，为了充分体现人事档案的应用价值，要注重建设信息服务体系，科学设置档案访问权限，为单位选拔人才和优化资源配置提供服务。

4 结束语

总而言之，事业单位在长期发展中积累了大量的人事档案，其具有较强的参考价值，档案资源内容杂、数量多，为管理带来较大难度。事业单位要迎合时代特点和工作需求，重视开展人事档案工作，保证信息内容的完整性、可靠性以及真实性，更好地发挥档案价值，推动单位的可持续、健康发展。