人事档案在企业发展中的重要性及对策研究

邹文婷

（乐山电力股份有限公司，四川 乐山 614000）

人事档案管理是企业人事管理的重要组成部分，人事档案中所记载的信息和资料是企业宝贵的人才建设资源。人事档案记录着企业内部各岗位工作人员的个人基本信息、工作履历、工作业绩及能力、荣誉获得情况、政治面貌以及思想品德表现等等，这些人事信息和资料是进行综合考评和人力资源管理的重要依据，同时也是企业进行岗位调整和人事变动的基本参考[1]。伴随着信息技术的发展和互联网络的普及，企业人事档案管理工作也要不断朝着信息化和数字化的方向发展，为更好地适应信息时代的需求，企业需要在人事档案管理的信息化制度建设、平台建设以及人才队伍建设上加以优化和创新，切实提高人事档案管理的质量和效率，充分发挥人事档案管理在企业发展中的重要价值。

1 人事档案在企业发展中的重要性

1.1 保证企业人才管理质量

在现代企业经营发展的过程中，要更好的应对内外部市场环境的挑战，就必须要紧紧抓住人才这个竞争要素，搞好人才建设。人事档案真实和完整地记录着企业工作人员的信息、履历以及工作能力，通过对人事档案的管理和利用，能够帮助企业人事部门及管理决策人员更加了解员工的能力和特点，从而更好的选择人才和配置人才，充分地挖掘优秀人才的潜能，在此基础上制定和完善人力资源管理计划，实现人力资源管理效益的最大化，从而保证企业人才管理的质量。

1.2 优化企业岗位人才配置

从企业长远发展的角度来看，人才是支撑企业健康和可持续发展的重要基础，而要想更好的留住人才、用好人才，就必须要结合工作人员的特点和实际需求来进行人力资源的优化配置[2]。而人事档案中的信息资料为精准的评判人才、定位人才提供了重要的依据和支撑，方便人事部门对工作人员进行全面且客观地评价，从而根据工作人员的岗位胜任力来进行人才的分配。同时根据人才和岗位的需求匹配分析，还方便人事部门制定下一步的人才招聘计划。

1.3 维护企业员工基本利益

人事档案管理在企业发展中的重要和积极作用还体现在能够维护广大企业员工的基本利益。企业员工的升职、加薪、奖惩、转岗、离职和退休等的信息与资料都需要完整和真实的记录在人事档案之中，这些关键信息事关企业员工的职业发展和薪资报酬，如果不能保证人事档案信息资料的完整性和准确性，那么将会危及员工的个人利益，员工的个人利益得不到保障，自然无法推动企业的健康和稳定发 展[3]。企业做好人事档案管理工作，认真负责且高效地完成档案信息的记录和更新，为企业员工提供更为优质的信息服务，能够提高企业员工的凝聚力和向心，对企业的健康发展大有裨益。

2 新时期企业人事档案管理的优化策略研究

2.1 健全企业人事档案管理制度

新时期企业要做好人事档案管理工作，基础就在于健全人事档案管理的各项体制机制，通过完善人事档案管理的各项规章制度，构建规范且高效的企业人事档案管理运行体系。首先，企业要进一步强化对人事档案管理的重要性认知，真正地将人事档案管理作为各职能部门的基础工作，同时把人事档案管理看作企业人才队伍建设和人力资源管理的重点和核心，强化人事部门同企业各部门之间的沟通和联系，从而创设良好的内部协调环境[4]。其次，企业要建立统一的人事档案信息资料收集和整理的标准以及规范化的流程，尤其是信息时代下，有关人事档案信息采集和录入的标准要对各部门进行明确，同时为提升人事档案信息质量，在格式、内容及上传方式上也要做出明确的规定。最后，企业要建立严格的人事档案管理考核和责任机制，定期的对人事档案管理部门及其工作人员的工作质量及效率进行考核与评价，确保各项人事档案管理举措的有效落实，同时健全岗位人员责任制，一旦出现人事档案管理信息失真、完整性缺失等的问题，要进行严肃的责任追究，以规范化的管理来提升人事档案管理水平。

2.2 推进企业人事档案管理信息化建设

新时期企业要做好人事档案管理工作，就要在管理方式方法上加以变革和创新。信息时代下，企业要深入推进人事档案管理的信息化建设，以信息技术为支撑，切实提高人事档案管理的质量和效率。首先，企业要做好人事档案信息化管理的各项基础设施建设，投入资金来配置相应的软硬件设备，搭建内部统一的人事档案信息化管理平台，完善人事档案管理信息系统，并将这一系统接入办公室系统，方便对各部门的人事档案信息进行集中的获取和处理，从而进一步简化人事档案信息采集流程，确保人事档案信息资料的完整性。其次，企业要逐步地完成纸质档案向电子档案的转化工作，以人事档案信息资料为支撑，构建企业人才数据库，更加充分和合理的挖掘人才信息资源，提供跨部门、跨单位乃至跨地区的档案信息调取和查阅服务，从而便于对人才资源进行共享[5]。最后，企业在大力推进人事档案信息化建设的过程中，基于档案信息资料保密性的要求，要做好电子档案的网络安全防护和备份工作。面对着复杂的计算机网络环境，为进一步保证企业人事档案的安全，在进行档案管理信息系统及平台设计的过程中，要设置必要的安全访问权限，保存访问记录，同时做好电子档案的备份，谨防人事档案信息的泄露丢失和人为篡改。

2.3 组建一支高素质的人事档案管理队伍

企业要进一步提升人事档案管理的质量，关键还在于档案管理队伍的建设。企业要注重提升人事档案管理人员的专业能力和综合素质，构建一支复合型的人事档案管理团队，切实提高人事档案管理的综合服务水平。首先，企业要定期组织人事档案管理人员进行学习和培训，使其掌握必要的计算机应用能力，能够更好地适应人事档案管理信息化建设的需求。同时要建立严格的考核机制，对人事档案管理人员的职业道德素养、档案管理能力、部门沟通和协调能力以及思想道德品质进行全方位的考核[6]。其次，要不断提高企业人事档案管理人员的主动服务意识，主动地利用人事档案信息资料来进行资源挖掘，对企业人力资源规划提供信息支持。此外，为提升人事档案管理质量，人事档案管理人员还可以主动地提供档案简历模板，方便各部门进行信息收集和填写，以优质的服务来提升人事档案管理的统一化和规范化水平。

3 结语

企业要充分认识到人事档案管理对企业发展的重要性，加快健全和完善人事档案管理的制度体系，提升人事档案管理的信息化水平，重视人才队伍建设，推动企业的健康和可持续发展。