加强档案工作管理 服务卫生健康监督事业发展

马云峰

（交口县卫生监督所，山西 吕梁 032400）

卫生健康监督单位做好档案管理工作，可以更好地发挥档案材料的价值，并更好地为卫生健康监督事业服务。但是当前，很多基层的卫生健康监督单位对于档案管理工作缺乏重视，从而导致档案管理人员专业素养不高、工作效率低下，制约了卫生健康监督事业的发展。因此，需要加强档案管理工作，提高档案管理效率以及档案材料的系统化、提高档案管理人员专业素养、完善档案管理制度，提高档案材料的利用率，促进卫生健康监督工作质量的提高。

1 我国卫生健康监督档案管理工作中存在的问题

1）档案管理人员专业素养不高。当前很多的基层卫生健康监督局对于档案管理工作的重视程度不高，这主要是由于档案管理工作的价值是隐性的，领导的不重视会导致档案管理人员自身对于档案管理工作缺乏正确认识，还会导致档案管理这一岗位的薪酬待遇不高，无法招聘到高素质的档案管理人员。而档案管理人员专业素养的高低直接影响到档案管理工作的开展，主要体现在以下几方面：第一，大部分卫生健康监督单位所招聘的档案管理人员缺乏系统的档案管理知识，工作责任心不强。第二，档案管理人员由于缺乏专业知识，在工作过程中对一部分文件的价值没有办法进行准确客观的判断，在对档案进行收集整理和保存的过程中会存在一定的工作失误。第三，在信息化时代下，部分的档案是以电子数据的形式存在，但是很多档案管理人员他们没有掌握电子信息技术，信息化素养不高，也缺乏现代化的档案管理理念，在管理电子档时没有进行科学合理的整理、归纳，在对档案进行保存的过程中容易出现数据丢失的情况。

2）档案管理制度不健全。目前，部分卫生健康监督单位的档案管理制度不健全，主要体现在管理人员没有根据当管理人员的实际情况进行责任的划分，没有明确权责，也没有对档案管理人员的工作情况采取合理的绩效考核。从而导致了部分档案管理人员在工作的过程中工作态度差，缺乏责任意识，没有严格遵照相关制度执行，从而影响了档案管理工作的效率。

3）档案管理信息化程度低。在信息化时代，合理地利用信息化相关技术手段，可以有效地提高档案管理的效率，但是当前很多基层的卫生健康监督机构由于自身经济因素以及其他因素导致了档案管理信息化程度低，档案管理人员依旧采取传统的方式进行档案管理工作。在信息化时代，卫生健康监督机构的档案资料信息越来越多，而且所涉及的范围越来越广，在这一情况下，传统的档案管理方式已经无法满足卫生健康监督单位对档案管理工作的需求。

4）档案材料系统化程度低。卫生健康监督单位的档案管理材料的种类较多，而且范围广，因此档案管理人员在归档、保存、整理方面，需要付出大量的时间和精力，工作内容繁重。当前，很多基层卫生健康监督单位档案材料的系统化程度较低，主要是由于部分工作人员在对档案进行整理的过程中，由于自身专业素养不足或者是对档案材料的重视程度不足，导致了无法及时有效地对相关文件进行整理归档。其次部分单位由于对档案管理工作的重视程度不足，导致了人员的流动性大，影响到档案交接的影响以及档案材料的完整性。

2 加强卫生健康监督档案管理工作的措施

1）提高对档案管理工作的重视。要加强卫生健康监督单位档案管理工作，监督单位的领导人必须要加强对档案管理工作的重视，在监督单位加强对档案管理工作重要性的宣传，改变人们传统的观念，让人们认识到档案管理在卫生健康监督、执法工作过程中所起到的重要作用。同时需要将档案管理工作的效率和质量，作为对档案管理人员绩效考核的重要指标，从而能够提高档案管理人员的工作效率。只有监督单位从领导人到普通员工都加强了对档案管理工作的重视，才能够真正的提高档案管理工作的效率，促进卫生健康监督事业的发展。

2）提高档案管理人员的专业素养。档案管理人员他们的专业素养直接影响到卫生健康监督单位档案管理工作效率以及工作质量，因此，卫生健康监督单位必须要加强对档案管理人员专业素养的培养，可从以下几个方面开展。第一，定期加强对档案管理人员的培训，培训内容可以包括先进档案管理理念、档案管理方法，强化档案管理人员的专业知识和技能，让他们能够加强对档案管理工作的正确认知。同时还需要加强对档案管理人员道德素养和责任意识的培养，让他们能够在工作过程中实事求是，认真负责，做好档案管理工作。第二，组织档案管理人员外出其他单位进行学习交流，从而拓展他们的思维，更新他们的知识以及思想观念，促进他们专业素养的提升。第三，需要将档案管理人员的绩效考核与档案管理工作的开展情况相结合，并加强对档案管理人员的考核力度，从而有效提高档案管理工作的效率和水平。

3）完善档案管理制度。任何工作的开展，如果没有一个明确合理的制度，就会使得工作开展混乱无序，档案管理工作也是如此。因此，卫生健康监督机构需要完善卫生健康监督档案收集制度、归纳制度、分类制度、查阅制度、保密制度等。从而减少档案管理工作中出现问题的概率，保证相关档案信息的机密性和完整性，促进档案管理工作的有序开展。

4）加强档案管理信息化建设。在信息化时代下，档案管理工作必须要朝着信息化的方向发展，要加强信息化建设，这样才符合信息化时代下卫生健康监督单位对档案管理工作的需求，才能够提高档案管理工作的工作效率。首先，监督单位需要重视档案管理的信息化建设，需要加强基础设施的建设，为档案管理工作配备基础的打印机、计算机等设备，保证档案管理工作的顺利开展。其次还需要研发或者引进档案管理软件，同时要让档案管理工作人员能够熟练掌握计算机以及档案管理软件，促进档案管理工作的高效开展。信息化可以使纸质档案成为信息化数据，并建立数据库，需要的时候可以及时地在数据库中搜索，有效的节约了档案查询的时间。在信息化建设的过程中，需要注意的是，在档案管理软件安装后，要对软件加强安全防护，加强权限控制，做好安全保密措施，这样才能够保障档案信息的安全性。同时还需要定期的对软件进行更新和维护，促进档案管理软件的正常运行。

5）提高档案材料系统化程度。卫生健康监督单位必须要明确的管理工作的重要性，要在工作的过程中加大对档案管理的重视以及硬件设施的投入，从而为档案管理工作的有效开展提供了基础的保障。档案管理工作人员则需要做好档案的收集整理和归档工作，需要将不同种类的档案材料及时收集，并进行分类统一归档，保障档案资料的完整性。档案管理部门的领导则需要明确档案管理人员的权责，并完善相应的奖惩措施和考核机制，确保档案管理工作人员在工作过程中能够严格执行档案管理制度。

3 结语

综上所述，卫生健康监督机构必须要重视档案管理工作，对当前档案管理工作中存在的问题进行深入分析，并采取针对性的策略，以解决存在的问题，促进我国 卫生健康事业的发展。