老干部档案资料的收集整理工作

卫小琴

（山西省吕梁市交口县委老干部局，山西 吕梁 032400）

这几年国家的互联网信息发展速度加快，给人们的工作带来了巨大的变革，很多人在工作的过程中，通过网络技术简化了自身的工作程序，提升了自身的工作质量。对于老干部的档案资料搜集整理工作来说，需要工作者细心的处理档案资料工作中遇到的各种问题，在工作的过程中积极将现代化技术应用到档案资料的收集和整理上，提高自身的工作效率，从而更好地为人民服务、为社会服务。

1 现如今老干部档案资料收集整理中存在的问题

1.1 材料缺乏真实性

目前，一些地方的老干部档案管理工作存在着随意更改干部信息的情况，档案里面的信息存在着虚假的情况。一些人员为了增加自身退休后的经济收益，就在老干部的学历上进行造假，出现了越来越多的高学历老干部。虽然有些人意识到这样的做法不符合规范，但是他们为了能够获取更多的经济利益，动用自己身边的关系对档案资料进行随意更改，这样的情况导致一些老干部的档案资料存在信息虚假的情况，缺乏一定的真实性。

1.2 档案内容不完整

对于老干部的档案整理工作来说，主要是将那些与老干部有关的信息和材料进行系统的整理，在整理的过程中完善老干部的档案资料，这样确保后期在查看老干部的档案资料时，能够对他有个更为全面、直接的了解。然而现如今在老干部的档案管理中，存在着很多关键性信息缺失的情况，存档的信息基本上都是一些基础的信息，其中那些关于老干部的任职状态、职称等都存在着信息缺失的情况。因此，这样的现状容易使得老干部的档案资料内容不够完整，影响了信息的全面性。

2 怎样做好老干部档案资料的收集整理工作

2.1 坚持依法管档，提高工作人员的老干部档案整理意识

相关档案管理单位应定期在单位内部宣传相关的《档案整理法》，在日常开会中不断向档案管理的工作者强调老干部档案资料管理的重要性，提升他们的档案整理工作思想意识，促使他们在日常的档案整理工作中，能够按照单位内部的档案管理制度严格规范自身的工作流程。再者，单位应建立完善的档案管理工作制度，给每个工作人员布置相应的工作任务，并将他们的档案管理工作进行详细登记。这样可以确保后期发现老干部档案资料中的问题时，及时查找相关的档案管理责任人进行询问和解决，提升档案管理工作的有序性。另外，单位应不定期对档案管理工作者的档案收集和整理情况进行检查，在检查的过程中将他们的工作情况记录下来，针对其中存在的问题，可以寻找相关的档案工作者一起进行交流，在交流的过程中找到问题出现的原因，从而制定出有效的解决办法。

2.2 增强档案管理工作者的业务培训，增强他们的工作素质

首先，单位可以在招聘的过程中，明确招聘档案管理工作者的要求，在面试的过程中，一定要通过细化的问题，考察求职者的工作经历和工作态度，在面试的时候对他们进行严格把关。然后，单位应制定完善的培训系统，因为档案资料的收集和管理工作涉及的工作内容比较多，对工作人员的要求比较高，所以在培训的时候，要将相关的档案工作内容和工作流程给求职人员讲解清楚，必要的时候让他们记录下来，这样可以使得他们后期更好的进入档案管理的工作状态。再者，单位应定期在对员工进行档案管理的培训，在培训的过程中将一些新近的工作方式引入其中，这样可以让参加培训的档案管理工作者增加自身的知识面，积累档案管理的工作经验，从而在档案管理的工作中，能够改进以往的工作方式，提升自身的档案管理工作质量。同时，单位也可以让优秀的档案管理工作者，在培训的过程中向其它同事分享自身的档案管理方式和技巧，将一些工作中的小细节在培训上进行探讨和交流，这样不仅可以拉近档案管理工作者之间的关系，还能在一定交流的过程中，使得其它的档案管理者及时意识到自己身上存在的不足，积极转换以往的工作方式。

2.3 加大档案管理的资金投入力度，改善老干部档案管理的设备

单位应建立完善的档案管理经费保障制度，单位财政的预算中将档案管理的开支也列入其中，这样档案管理工作者在工作的过程中，如果出现相关的电脑故障或者其它的硬件设施损坏，只要不是故意人为破坏，单位可以按照财政收支情况对其进行报销。再加上这些年社会发展速度变快，使得档案管理的工作方式也与以往有些不同，因此单位应根据财政状况，适当添加一些新型的扫描仪、复印机等，促使档案资料的收集和整理实现现代化的信息工作模式。另外，单位应设立专门的档案管理工作部门，让相关的档案管理工作者负责部分区域的硬件设施检查和管理，比如将档案资料整理的密集架、除湿措施等分给一个人进行管理，将工作室中的电脑管理、复印件以及扫描仪等分给另外一个人进行管理，将他们管理的区域和设备都详细进行记录和上报，这样可以方便后期档案管理工作者在上报相关的开支费用时，管理人员可以直接通过他们管理的范围对其进行批准，避免有的工作人员为了增加额外的经济收入，在设备上报中进行造假。

2.4 建立完善的档案管理制度，提升档案资料的收集整理效率

首先，单位应制定完善的档案资料整理制度，尽量将档案整理的每个环节都涉及，这样工作者在工作的过程中，可以按照相关的制度进行档案资料的收集和整理，避免工作人员在某个档案收集或者整理的环节中，出现不知道该如何工作的情况，使得部分外界人员钻了这方面的漏洞，进行受贿，随意更改自身的档案信息。再者，单位应制定完善的工作考核制度，每个月考核一次，并将他们的考核结果与工作绩效进行挂钩。如果工作人员无论工作质量好坏与否，都不影响收入。这样的状态容易降低工作人员的积极性，使得部分档案管理工作者，在收集和管理档案的过程中以得过且过的心理进行工作，从而影响了自身的工作效率和工作质量。单位可以每个月根据他们档案管理的情况、出错的次数以及档案收集的情况对其考核，每个月设立一个优秀员工奖，以薪资补贴的方式对其进行鼓励，这样不仅尊重了那些认真工作的档案管理人员，还能够激发其它员工的工作积极性，促使他们以良好的态度投入到接下来的档案管理工作中来。

2.5 创新档案资料收集整理的工作方式，推动老干部档案管理的信息化进程

随着网络科学技术的不断成熟，大部分行业在工作的过程中积极将信息化的科学技术引入其中，这样不仅能够帮助他们更好的进行工作，还提升了工作人员的工作质量。因此，单位也应积极创新档案资料的收集整理工作方式，转变以往的工作方式，通过中介机构让一些专业的网络技术人员建立一个专门的档案管理系统，让工作人员在进行收集和整理档案的过程中，按照日期和类型对其进行分类存储、归档，这样在后期查看和补充信息的过程中，能够通过计算机快速调出相关老干部的档案，找到他们储存位置，提升档案管理的工作质量。

3 结束语

综上所述，对于档案资料的收集和整理工作来说，需要相关的工作人员在管理档案的过程中足够耐心、细心，为了避免在档案管理的过程中出现材料信息不真实以及档案内容不完整的情况，单位应建立完善的管理制度和工作流程，定期对档案管理工作者进行培训，提升他们的工作素养，积极将现代化的工作方式引入到档案管理的工作中，提升他们的工作效率。