事业单位档案工作面临的问题及对策

刘祖群

（重庆市中医院，重庆 400021）

事业单位的档案工作不仅非常复杂，而且在进行工作时也需要具体化，如果不能很好地开展工作，那么事业单位的发展就会受到影响。因此，在实施档案工作时，事业单位需要不断完善管理机制和管理措施，通过现代化的手段让档案管理工作得到创新，从而为单位的发展奠定良好的基础。

1 事业单位档案管理中存在的问题

1）没有充分对档案工作引起重视。在开展档案管理工作时，很多事业单位都没有将这份工作重视起来。目前，单位进行档案管理工作时，没有制定完善的管理方案，对于一些单位比较机密、重要的文件不能有效管理，管理工作混乱且效率不高，这些问题都为单位后期的管理和发展带来了巨大的影响。不少员工认为在保管档案时，只要保证档案不会出现损坏或者丢失的情况就可以了，殊不知这样也会影响到档案管理工作的正常开展。很多档案管理人员，由于对档案管理的重要性没有从其本质意义上产生深刻的认识，并且在管理档案的过程中也不具备主观能动性，从而在进行档案管理时，总是采取一些比较落后的管理手段，导致整个档案的利用率不高，无法将档案的价值和作用体现出来[1]。档案管理部门也没有对工作进行良好的宣传，部分档案人员并不是档案专业，他们在进行日常工作时，常常只是按部就班地进行工作，没有学习理论性的知识，从而工作氛围不强烈。

2）没有制定完善的档案管理制度。事业单位在进行发展时，需要结合专业的管理。但目前很多单位在建设档案信息管理工作时都没有引起重视，单位在开展档案管理工作时，没有制定完善的制度，以至于专业人员在工作时存在一些违规操作，这也严重地影响了档案工作的质量。做好档案管理的前提就是要具备完善的管理制度，但是很多事业单位在开展档案工作时，并没有将规章制度制定完善，从而也就出现了档案管理工作人员没有按照制度开展工作。比如在现阶段进行工作时，就会出现没有按照相关规定胡乱搜集档案资料的情况，同时也会出现在对档案进行分类保存时没有按照管理细则进行，这些情况久而久之就会导致档案管理工作无法顺利开展。

3）单位没有先进的管理设施。单位的管理设施比较落后也是影响事业单位管理的一大因素。很多单位都没有购买专业的现代化管理设备，依旧在使用传统的设备进行档案管理工作，这些传统设备根本不能满足后期的管理工作。部分单位甚至没有设立专门的档案管理办公室，导致专业人员在进行工作时无法独立办公，从而影响了档案管理。作为信息时代，在事业单位进行档案管理工作时，早已离不开计算机与网络技术了，但是由于受到资金因素的影响，也导致了档案管理工作受到了约束。例如，很多档案室中没有配备专门的防潮设施，就很容易造成档案出现发霉的情况。还有一些档案室中的条件过于简陋，基本的扫描仪、计算机等设备没有配备到位，从而导致档案管理数字化不能得到实现，这样阻碍了档案管理迈向信息化的发展步伐。

4）工作人员的专业素质高度不一致。很多单位都没有对管理人员开展专业的业务水平和职业道德培训，部分单位的档案工作人员不固定，在进行工作调整时也缺乏沟通和交流，导致整体档案管理人员素质不高，从而影响了工作的正常运行。

2 事业单位档案工作的开展对策

1）创新管理理念，科学化进行管理工作。事业单位想要实现档案管理的创新发展，就要结合现代化的手段，完善管理理念和管理措施。由于档案管理工作具有复杂性，因此专业人员在工作时就必须具有足够的耐心与细心，因此通过信息化的管理技术，能够让档案管理工作变得变得具有效率性，也能顺利解决工作中遇到的问题。因此，在单位进行档案管理时，需要建立信息化的管理理念，完善管理制度，构建管理系统平台，提升单位的制度管理意识[2]。

2）改进工作人员管理模式，提升档案工作的水平。单位需要将现代信息发展的优势结合起来，加强对人才的管理工作，这样才能保证工作人员在进行档案管理工作时的专业性，从而让档案管理措施的顺利落实得到保证，达到实现档案管理的目的。首先，想要让档案工作的质量得到提升，就必须要坚持以人为本的管理理念，将之前传统的纸质形式的档案丢弃，这样才能让工作人员的工作价值发挥到极致。同时也要避免管理人员处于固定的工作环境中而逐渐失去了创新的能力，影响他们进行档案信息化管理。单位还需要不断地对员工进行鼓励，让他们去对信息化技术进行学习，从而在开展工作时更具有热情。其次，要重视培养专业的人才，如今是信息技术高速发展的时代，档案管理人员的素质需要不断得到提升，从而完善计算机和信息的使用。并且，还可以在单位实施淘汰制度，对于一些工作不合格的人员进行淘汰，而对于一些比较优秀的管理人员，进行重点培养，在工作计划中为这些优秀管理人才开展职业培训工作，让他们学会信息管理的基本技能，从而在进行单位档案管理时更加得心应手。

3）完善管理制度，让档案管理越来越规范。在现代进行档案管理时，不需要再像以前一样总是采取纸质管理的方式，而是要完善管理制度来改变管理模式。当前事业单位在进行档案管理时普遍存在管理水平低、管理方式单一等问题。因此建立良好的管理制度，改变现有的管理模式，是当前开展管理工作的必然要求[3]。首先，单位领导要重视档案工作，需要采用优化资源配置的方式，让管理措施变得更加合理化，通过这样的方式就可以提升事业单位档案的利用率，从而更好的将档案的价值发挥出出来。其次，还需要提高制度落实的权威性，建立可以约束管理人员的制度，从而让档案信息得到全面和真实的保证。

4）为档案建立共享信息，提高档案的应用性。在开展档案管理工作时，要对相关的数据资料进行不断完善。单位可以通过信息资料管理地模式来提高自己的综合水平以及综合实力[4]。事业单位想要提高档案管理的整体效果，可以采用信息技术手段，共享相关的管理资料，为各个单位之间的交流和沟通提供相关的平台，从而促进他们对单位档案资料具有了解。这种资源共享的方式，能够让单位的工作效率得到提升，从而达到在有效时间内体现档案信息的应用价值。

3 结束语

随着目前我国经济的不断发展，各行各业都在不断地完善自己的管理模式，同样的，事业单位也在完善自己的档案工作。在新时期的背景下，对于事业单位的档案工作，要抛弃之前传统的纸质化管理形式，采用信息化的手段来收集、完善、整理相关的信息。同时，事业单位需要让自己的思想进行转变，利用各种方式让档案管理人员的基本素质得到提升，并且还需要完善单位档案管理设备的建设，从而加速事业单位的发展。