事业单位档案管理的重要性及创新途径

陆庭嘉

（承德市卫生健康委员会考试中心，河北 承德 067000）

1 创新事业单位档案管理的价值

随着时代的不断发展，事业单位的改革工作也在不断深入，这给事业单位的档案管理工作带来了很大的挑战，传统的档案管理方式和方法已经不能满足现代社会的发展需求。当今时代是信息化、数字化时代，网络信息技术的发展给事业单位的档案管理工作带来了新的契机，档案管理者应该紧跟时代的步伐，顺应改革开放深入进行，不断创新档案管理的方式。只有创新档案管理方式、提升档案管理水平，才能够提高档案管理的可持续性。应用信息技术的支持来进行管理方式的创新，可以解决传统的工作量大、人员不足的问题，抛却传统的纸质工作方式，并应用数据化的模式来进行更高效率的档案信息录入、归档、分类管理、查询以及科学服务推广。档案管理是否有效，档案资源是否充分利用，直接决定了一个事业单位是否可以稳定、长期发展。

2 事业单位档案管理创新途径

2.1 加强对档案管理的重视程度

当前，我国已经全面进入了大数据时代，大数据时代背景下，事业单位的档案管理面临着新的挑战，如果事业单位档案管理还停留在原来的水平，那么就很难跟上时代的脚步，难以适应当前社会的发展需求。针对这种情况，事业单位档案管理人员务必提高对档案管理的重视程度，管理层和领导者只有深刻认识到档案管理的重要性，才能对档案的信息化管理做出正确的决策，并结合时代的发展来制定更加完善和科学的档案管理制度，以促进事业单位档案管理的顺利改革。其次，要加强资金的支持，在档案管理方面给予投入更多的资金，无论是引进更加先进的信息化档案管理设备还是信息化的管理人才都需要大量的资金。第三，档案管理人员自身也要提高对档案管理工作的认识。要明白档案管理工作创新的必要性，并结合时代发展特点，积极投入到档案管理改革工作中，并将传统的档案信息的整理、归类慢慢转变为档案收集、分析、整理、归类和利用，深刻认识档案管理的终极目标。

2.2 选择科学的信息化软件

办公室档案管理的信息化水平直接影响其数据档案管理的效果，在选择软件方面要本着科学化原则精心 设计：一是利用系统性设计方法创新档案管理。现代信息管理技术在绝大多数的事业单位都已经得到普及，传统的纸质档案变成了目前的数字档案，可是，有一些数字化的管理单位还仍然沿用传统的人工分类方法或者是人工搜寻的方法来进行档案的数据管理，认为只要在网络中进行资源的搜集，就已经实现了数字化的建设。这种数字化建设是不系统的、是流于表面的。要想提高档案的信息化建设水平，就要转变观念，认识新的档案管理方式，采用系统性设计的方法创新档案管理，避免从纸质的堆积变成电子文稿的堆积。二是采用动态化的档案信息管理方式。应用目前快速传递的数字分析方法数据化存储方法，刻不容缓地进行档案系统的转移。如：在档案信息的复制过程当中，不仅可以应用Excel提供的一键粘贴功能，还可以应用大数据库提供的图文转换功能，这些数据化的功能都可以降低工作人员的工作难度。同时，档案管理的工作人员还可以应用service系统提供的相关数字转化功能，或者是Python系统提供的自动学习功能来进行更加高效的数字 管理。三是档案管理人员要善于利用电子打印技术。目前的电子打印不仅可以支持个人pc端，还可以支持移动端，这种打印化的管理方式可以同时存储电子档案和纸质档案。采用这种打印管理的方式可以方便不同的部门、不同等级的管理人员应用这种系统来进行同一个文件资料的分享，建立一个良好的决策系统，从而更好地利用档案中加载的信息，促进优化决策。这种纸质档案和电子档案同时存储的方式有利于档案信息的快速查询，更便于公民对于档案管理的监督，还避免了档案不兼容而造成丢失的问题。

2.3 加强档案信息化建设

当下企业档案信息化建设，是满足信息时代的发展，也是新时代档案管理的大方向，对挖掘档案资源的作用有着十分重要的意义。档案的信息化建设，就是利用现在快速发展的信息技术和互联网通信技术等，来对原有的档案管理方式实现优化，例如原来若档案入库，一般采用手工登记和记载分类存储位置的方法，在有档案调度或调出使用时，需要管理员在登记记录本上仔细查阅记录，并从存储库中翻取，往往会花费大量的时间和精力才能够找到；而信息化建设的引入，让档案登记、档案调度和调出使用等工作都转移到了电脑和互联网上，能够实现点击、搜集式的一键找寻，大大提高了档案利用的便利性、便捷性。所以，要顺应新时代发展需要，现代企业要对传统档案管理信息编变革，使用信息化管理手段，构建档案管理信息化平台，设立电子档案信息库，增强信息交互性，提高档案利用率和效用，有助于企业健康可持续的发展。

3 结束语

综上所述，当下我国在经济发展的过程中，需要不断去提高企业档案管理的整体质量，并且充分发挥出数字化档案管理信息相比于传统档案管理的优势，提高企业在调出档案或者是录入档案时的速度，让企业的工作质量得到提升。