新形势下的事业单位档案管理工作的创新路径分析

贺丹婷

（中共承德市双滦区委机构编制委员会办公室，河北 承德 067101）

1 新形势下事业单位档案管理存在的问题

1.1 对档案管理工作缺乏重视

在新形势下，越来越多的事业单位意识到了档案管理的重要性，并且将档案管理当成重要的工作内容，但是，仍有一部分事业单位并没有对档案管理工作给予高度重视，将更多的注意放在单位的主营业务上，对于档案管理工作缺乏重视。加之，管理人员常常默默无闻，长期难以引起人们的关注，渐渐的档案管理工作就会被相关的领导和管理层所忽视。事业单位的档案管理工作是一项非常复杂的工作，档案从收集到最终的归档往往需要花费较长的时间，并且涉及的人员非常多，在短时间内也难以取得一定的成就，事业单位的档案管理工作一般很难做出显著的功绩，这也导致人们很容易忽视事业档案的管理工作。

1.2 信息化管理水平比较落后

当前，我国已经全面进入了信息化时代，很多领域和行业都已经充分利用先进的信息技术来促进行业的改革和升级。事业单位虽然也将一些现代化的技术和手段融入到了档案管理工作中，对档案管理的信息化建设给予比较高的重视，希望通过先进的技术和手段来提升档案管理的效率和质量。但是，依然有部分的事业单位在档案管理的信息化建设方面比较落后，虽然引入了计算机来收集和保存档案，但是，却没有充分利用先进的大数据技术、云计算等来实现档案数据和信息的收集、分析和管理，建立的网络档案管理系统信息化水平不高。另外，也有部分事业单位的信息化设备比较落后，导致人们在使用时出现各种卡顿、瘫痪现象，严重影响了人们的使用体验，对于档案管理工作人员来说也增加了档案管理的难度，影响了档案管理的效率。

1.3 档案管理人员的信息素养有待提高

事业档案的信息化管理离不开现代技术的支持，要想提升信息化管理的水平，就要求相关的管理人员要具备较高的信息素养，可以说档案管理者自身技术水平会对档案的信息化工作效率和质量造成直接的影响。部分事业单位的档案管理人员信息技术水平较低，没有掌握最先进的智能化档案管理系统的应用，因此，在日常的档案管理工作中没有技术支持，在实际工作中，很难利用现代化的信息技术和手段来合理开发档案信息资源，并且也不利于档案利用价值的发挥，也导致信息化管理难以推进。

2 新形势下的事业单位档案管理工作的创新路径

2.1 完善档案管理体系，设置管理程序

档案管理部门对于传媒企业来说，是最重要的职能部门之一，在工作之中应当尽力将一切对企业有价值的档案资料收集并妥善地保管。因此，必须在档案管理中坚持集中统一的机制，分层次地对档案进行保管。首先，掌握决策的人员和高级管理人员要将档案管理工作重视起来，在设置管理体系的时候，要有高屋建瓴的管理思路，做出有效的决策。其次，设置科学的档案管理体系，对档案进行层次性的管理，避免在收集档案的时候出现缺失，档案也不应当出现在个人的手中，应当将档案管理形成一个牢不可破的网络，来保障管理工作的展开。最后，设置相应的管理程序，在每一个对应的程序之上，安排负责的人员，对应的环节出现了问题之后，直接找相应的责任人员。这样不仅有助于档案管理工作能够切实有序地展开，还能提高监督的效率。避免工作人员在其位，不谋其政。

2.2 提升档案管理人员的数字化应用水平

第一，提高档案工作人员素质。很多事业单位都缺乏数字化的管理人才，尤其是在档案管理的过程中，无法应用先进的信息管理设备和信息管理软件来对档案管理数据进行科学分类、科学查询。为了更好地解决这个问题，只有提高相关工作人员的素质才能够建立起完善的档案处理体系。事业单位要从档案管理的复杂性入手进行科学的分析，对档案管理人员提出更高的要求，从而帮助他们在日常生活当中成科学的档案处理工作习惯，注重积累经验和工作能力提升。第二，开展系统性培训。在事业单位内部通过文化宣传和知识讲座等方式，帮助档案管理人员认识到数字化档案管理工作的重要性。可以采用经常性的培训学习活动，帮助档案工作人员认识到数字化档案管理工作对于提升自己工作效率的价值。同时，适时开展大数据知识培训，包括数据传输、数据可视化建设、数据高效存储、数据筛查等相应的知识技能。从而提升档案管理队伍的专业化程度，并提高其对于新知识的学习运用 能力。第三，招聘充实具有数字化管理意识的年轻人到事业单位中从事档案管理工作。从本质上来说，事业单位的档案管理工作是一项系统性、复杂性、综合程度比较高的工作，专业人员只有对所有的电子档案的管理、设备流程标准化的模板全方位熟悉，才能够高效率地参与到档案管理过程中。因此，要加强新招聘人员培训，提高其对于科学管理软件的认识程度，从而够提高其工作效率。

2.3 完善档案管理制度

首先，系统分析总结经验、完善档案管理制度。良好的制度不仅可以促进工作的有序开展，还可以提高其管理的科学性。在建设制度的过程中，在统筹分析的基础之上，总结以往的管理经验，如：信息化建设落后的经验、档案管理意识淡薄的问题等；同时，各部门科学配合，按照统筹兼顾、简明实用、可操作性强的制度建设原则，征集各方面意见，再进行制度的完善和设计，从而提高制度落实的可执行性、可操作性。其次，建设监督机构，实施奖惩制度。为确保档案工作部门在数字化管理的过程形成有效的监督，所有的规章制度既要约束职工也要约束领导，同时，档案管理部门的领导要带头学习数字化的管理方法，应用数字化的管理软件，并且按照数字化的标准和原则对自身进行约束；在此基础上，建设奖惩分明的数字化管理制度。如：在培训结束之后，职工仍然没有学会数字化的管理方式或者效率仍然低下，就可以采用物质或精神处罚的办法，或者二者相结合的办法，提高其工作的效能 意识。

3 结束语

综上所述，档案管理的数字化改革与创新是一项系统性工作，只有从人员管理和设备管理的综合角度入手才能够不断进行创新。从本文的分析可知，研究行政事业单位的档案管理创新，有利于促使我们从可持续发展的角度对待工作存在的不足。因而我们要完善外部环境和内部制度，加强内部人才培养，提高团队建设的科学性，为档案管理的数字化建设创造良好的外部内部 环境。