加强医院基建档案管理的路径探索

赵瑞宣

（唐山市中医医院，河北 唐山 063000）

基建档案是医院开展的各项基本建设活动的信息记录，记载了医院基建项目从开始的规划设计到竣工使用这整个时期所有类型和不同内容的资料能够有效体现医院在实际建设过程当中不同项目形成发展的实际情况，这对于医院建设来说是非常宝贵的财富，也是助推医院长远发展的保障。随着医院档案管理要求的提高，对基建档案进行管理和创新得到了医院的重视探究，创新性的管理路径是当务之急。医院需要在基建档案管理当中运用创新性的工作方法，正确把握基建档案特点以及应用价值，使得这部分档案资料为医院发展建设提供服务。

1 医院基建档案的特点分析

基建档案是基础建设当中全部建设项目的信息整理与记录成果，是医院整个档案体系当中不可缺少的一部分。医院基建档案的特征主要体现在：一是专业性。医院基建项目的内容以及领域和其他行业相比显现出一定的特殊性和专业性，与医疗工作密切相关，项目建设与使用都需要满足医疗事业的发展专门要求。二是成套性。基建档案是对医院建设项目信息的记录，对象是基建项目工程，而工程建设环节所形成的，并非一部分或者是单一某个方面的资料，而是一整套的文件，就这样才能够确保资料完整，体现出档案资料的参考利用价值。三是现实性。基建档案可以给医院项目建设提供有效的历史根据，尤其是在处理维修、器材管理、纠纷等相关问题时，可以把这些档案作为宝贵的信息根据，给医院建设带来现实作用。四是长期性。医院基建项目要顺利完工与投入使用要经历极长的时间，从项目确立到施工验收经历的时间很长，这其中涉及的文件材料也要得到诸多部门审核批准，才可以在项目建成之后整理出涵盖工程全过程的文件信息，所以整个周期很长，涉及的信息多样，复杂度高。

2 医院基建档案管理的作用

在医院的运营发展进程中，基建档案形成于基础建设的过程与医院的日常发展密切相关，做好基建档案管理，能够给医院的综合发展带来极大的保障作用，主要体现在：一是能够给医院做好扩建改建工作提供有效依据。医院基建档案本身就是医院档案系统当中的组成部分，也是档案系统中不可缺少的，能够给医院的扩建改建工作提供依据以及参考，使得决策者能够得到直观真实和全面的信息支持为医院的管理者与决策者优化经营项目，完善医院设施，提高资源设备也利用率，防止出现重复建设以及盲目建设等不良现象。二是能够实现对基建信息的真实记录与保管。医院基建档案是医院建设基础设施过程当中得到的真实信息资料，包括项目从立项到设计规划又到竣工使用整个过程的综合信息实现了，对于项目过程信息的真实全面，记录详实可查，可以把项目动态变化的相关情况真实体现出来，为档案资料的开发利用奠定基础。三是给医院未来项目建设提供必要参考。基建档案是医院建设过程当中所形成多种信息的真实记载，假如信息不够完整全面，就会给项目发挥带来不良影响。医院在未来的项目建设当中可以把以往建设中获得的材料作为参考依据，给新建项目及提供必要参考实现对工程项目建设的综合考量，避免资金资源浪费。

3 加强医院基建档案管理的路径

1）改革思想增加设备投入。随着现代经济的飞速发展，科技领域发生了翻天覆地的变化，越来越多先进的科学技术手段，应用到各行各业的发展当中，利用信息化管理方法进行基建档案管理，也成为医院变革传统管理模式的重要思路和必要措施。首先档案管理者必须在思想上提高认识，明确基建档案管理的重要性，并注意从发展角度出发进行基建档案的动态管理，同时践行以人为本的管理服务理念，使得基建档案管理能够被纳入医院的战略管理体系，为完善内部管理，提供必要保障。医院领导以及档案管理者都要在思想上进行调整，打破传统观念束缚，用现代化思想完善现代化管理。其次在基建档案管理当中引入信息化管理手段，必须在有关的设施设备上增加投入，尤其是要建设专门的档案管理信息系统，完善计算机设备，基建信息纳入信息系统当中进行管理，顺应时代潮流。

2）做好基建档案开发建设。档案管理的重要价值就是对档案资源进行开发利用，使得这些档案资料能够真正为发展建设提供必要支撑。传统的基建档案管理停留在信息的保存保管层次，片面认为基建档案管理，就是把项目建设当中的各种资料归纳总结起来并进行安全保管，并没有认清档案资料的开发利用价值，也导致档案信息失去应有的作用。针对这一情况，医院的基建档案管理人员，需要把管理侧重点放在资源开发利用层面，定期就档案信息的开发和借阅展开统计学研究，把档案收藏和利用范围等编写成册，便于查阅和利用。针对基建项目需要实施分类管理对重点项目工程比如综合建筑器械采购工程等需要依照差异化的类别提取信息和完成信息汇编，为有关部门查阅信息带来更大的便利和保障。

3）健全基建档案管理制度。档案管理是关乎医院发展命脉，影响医院发展前途的一件大事，基建档案更是基础中的基础。医院领导应该加强对档案管理的认知度明确基建档案管理在医院整体发展运行当中扮演的角色，并主动把医院发展规划和基建档案整合起来，确保两个方面同步一致。另外，完善化的制度是规范档案管理行为的重要措施，也是避免基建档案管理流于形式和盲目推进的方法。医院需要在综合考量基建档案管理要求以及制度规范，把握国家档案管理内在诉求的情况之下，建立与医院基建工作相契合的全面化档案管理制度，主动做好档案收集整理、分类保管等方面的工作，应为档案管理的收集、归档、开发、利用等环节提出严格规范的制度要求，让各项管理工作有据可循。

4）培育档案管理人员素质。基建档案管理是一项专业度高的工作，要保证工作的顺利完成，就需要档案管理人员到达专业标准，具备完备综合的专业素质，本身掌握的各项管理技能契合档案管理的实际要求。医院需要着力建设一支可靠稳定以及综合素质完备的基建档案管理团队，这是从人力资源角度出发，着力提升医院档案管理成效的必要措施。医院需要在整体人才培育工作当中，把档案管理人员培训作为其中的重要组成部分，可通过邀请国内外知名专家组织讲座活动等方式激励他们积极学习和自觉参与，同时利用专业化的教育培训，完善其专业技能和职业道德素养。当然档案管理者自身也要有求知创新以及开拓探索的精神，在终身学习和接受教育指导的过程当中，完善个体素质体系。

在医院的改革发展进程中，基建档案管理是内部管理的关键环节，也是了解医院发展建设情况，为未来建设提供借鉴的必要保障。随着医院改革工作的长效发展，医院对于基础建设的要求越来越高，在这一过程当中生成的基建信息有所增多，这又进一步提高了对基建档案管理的要求。在这样的背景下，医院必须立足实际，确立基建档案管理重要地位的同时，变革管理方法，调整工作思路，发挥基建档案的开发利用价值。