机关文秘人员素质与文书档案管理

于冬梅

（吉林省辽源市西安区灯塔镇综合服务中心，吉林 辽源 136200）

在机关单位的日常工作中，文秘充当着重要的角色，在工作中发挥着重要的作用，具体体现在以下几个方面，一是机关的文秘人员通常是在领导层的办公室里，进行各项工作，除了日常的闲杂事务等，最重要的就是直接协助领导的工作，所以，从一定程度上来讲，机关中文秘人员的基本素质能力直接影响到了工作单位的工作结果以及工作效率。由此可见，机关文秘人员的素质与单位的长足发展有着很密切的关联，因此，提高机关文秘人员的素质和文书档案管理的能力是十分必要的。

1 文秘人员基本业务素质是档案管理的基础

机关文秘人员的重要工作之一就是撰写文书材料，文书材料属于文书档案管理的内容范围，机关里大量的文书材料都由文秘人员管理。只有文秘人员的基本业务素养得到提升，才能有效地提高文秘人员管理文书档案的能力，使工作的效果更好，工作效率得到提升。

机关单位中的文秘人员与档案管理人员的工作内容多有重叠，档案材料的保存工作是机关里档案管理人员的主要工作内容，关于档案材料的整理等工作都属于文秘人员的管理范围，所以，文秘人员想要做好档案管理的工作，就必须将自己的本职工作做好，有足够的基本业务素质，这样才能更好地完成档案管理的工作，才能在任务繁多的文秘工作中，胜任档案管理的工作，因此，为了满足档案管理工作的需要，提高文秘人员的基本业务素质是十分必要的。

2 机关文秘人员应当具备的基本素质

2.1 具备一定的文字水平和能力

对于机关的文秘人员来说，一定的文字水平和能力是最基础的素养，文秘人员每天面对着大量的文书材料和档案材料，必须有足够的文字水平，才能更好地处理这些材料，提高自己的工作效率。比如，在开会的时候，文秘人员必须快速地记录会议内容，以及领导的讲话，其中的重要内容更是需要认真仔细地记录表，因此，这就要求机关的文秘人员具备较高的文字水平和记录文字的能力，在此基础上，能够使会议记录的质量得到保证，提高文书材料的质量，提高领导部门的工作效率。

2.2 具备相关的文书档案管理技能

在保证文秘人员有一定的文字水平和能力的基础上，要对其文书档案管理的技能有一定的要求，文书档案对于企事业单位来讲，是非常重要的，是行政管理事务中的有关材料，其中包含着很多重要的信息。当文秘人员进行整理和归纳的工作时，要注重对文书档案材料的保护，同时要加强对材料的管理，这就要求机关文秘人员有一定的文书档案管理技能，当文书档案中出现了一些重要的信息时，要及时将其整理完毕，因为这些材料关系到企事业单位的发展，同时也是很多重要会议要参考的材料。加强对机关文秘人员的文书档案管理技能，对于提高文秘人员的工作能力有很大的帮助。

2.3 文秘人员的创新意识

文秘人员在保证其基础工作的同时，要时时更新自身技能，确保工作顺利完成，继而实现自身的全面发展。近年来，机关文秘人员的各项工作引起了领导很大的关注度，企事业单位中，对文秘人员队伍的建设取得了很大的进步。但根据实际情况来说，文秘人员队伍的综合实力还是不够强大，出现良莠不齐的态势，有些单位里的文秘人员连最基础的业务素质能力都没有达到，无法高效地完成平时布置的工作。与此同时，为了满足文秘人员的工作性质，其在工作中要时时更新自己的思想，要注意培养自身的创新意识，这也是时代对机关文秘人员的要求。机关文秘人员要达到理论与实践的完美结合，要具有很强的业务素质水平和创新意识。

3 加强文秘工作人员业务素质能力的有效对策

由以上几个方面可知，业务素质能力对文秘人员的全面发展是非常重要的，因此要加强文秘工作人员业务素质能力，与此同时，提升文秘人员的工作质量，主要从以下几个方面分析。

3.1 提升文秘人员的素质水平

提升文秘工作人员的素质水平，是加强文秘工作人员业务素质能力最重要的一个环节，我国的企事业单位中，大部分的文书档案管理工作，都是由机关的文秘人员来完成的，与此同时，也出现了一个现象，就是文秘人员的整体素质水平不高，相当一部分文秘人员还有严重的思想问题，对工作的展开是非常不利的。由此可知，提升文秘人员的素质水平对于加强文秘工作人员的业务素质能力是非常重要的。素质水平在其中占了很大的比重，因此，提升文秘人员的素质水平，十分必要。

3.2 开展与文秘工作相关的理论知识学习

在文秘人员体现出良莠不齐的态势时，应当及时开展与文秘工作相关的理论知识的学习，让文秘人员对与工作相关的专业知识，有一个系统的了解。除了开展专业理论知识的学习之外，企事业单位还应当运用先进的管理方法，高效合理地对文秘人员进行管理，这样有利于文秘工作有序地进行。与此同时，要尤其注意将；理论知识的学习与日常工作的实践相结合，保证文秘工作人员的基本业务素质能力，有效地推进工作的进行，这样也可以保证企事业单位的长足发展。

3.3 注重钻研文书档案管理知识

机关文秘工作人员在单位中，除了负责文书材料的撰写之外，文书档案的管理工作也属于其工作范畴，这就要求文秘工作人员要注重钻研文书档案的管理知识。文书档案的管理内容就是针对文书材料而言的，要求在掌握撰写文书材料的同时，对其进行有序归类。文秘人员要不断提升自身的知识水平，要注重对文书档案管理知识的钻研，企事业单位也要注重对文秘人员在这方面的培养和支持，让文秘人员得到高质量的发展。知识的积累对于自身学习能力的培养是十分重要的，多多积累知识，积累到一定量的时候，能够达到质的飞跃。

4 结束语

文秘人员对于企事业单位的行政工作是十分重要的，要加强文秘人员的业务素质能力水平，在部门中起到了纽带作用，能够密切领导部门和其他部门，由此可知，文秘工作人员对于整个企事业单位来说，都是十分重要的。同时，撰写文书材料的能力和管理文书档案的能力是必不可少的，这样才能促进文秘人员和企事业单位共同发展，有效改善企事业单位中，文秘人员的传统工作方式和观念。