医院纸质档案的数字化鉴选与加工探讨

杨妍红

（重庆市中医院，重庆 400021）

由于长期以来的历史原因，医院档案管理不够规范，各种文书档案、科技档案、会计档案、人事档案和部分实物、音像档案等形成了多部门管理档案的格局，在新医改下对医院的档案管理提出了新的要求，传统的纸质档案在使用和保存过程中费时又费力，也占据了医院很大的空间，给本来就繁重的医疗工作增添了负担，为了实现医院的现代化发展，就要积极开展档案的数字化工作。然而档案的数字化也不能盲目进行，也要对档案进行选择，以免造成人力和物力资源的浪费。开展医院档案的数字化鉴选与加工工作是十分有必要的。

1 纸质档案数字化过程中存在的问题

1）对数字化系统认识不到位。部分档案管理人员在档案数字化工作开展初期，过分的依赖数字化系统，认为系统会代替人工去处理任何问题，这是一个很明显的误区。一个好的信息化系统的确会在日常工作中为人们带来便利，提高人们的工作效率，然而没有纸质档案的支持，这个数字化系统就是一个空壳子，没有任何价值。指望系统来全面代替人工去自动管理档案或是收集档案是不现实的，更是没有科学根据的。

2）数字化处理工作量大。在档案数字化的过程中要对档案一一进行扫描录入，就需要工作人员对档案室中的卷宗逐张清点、整理。档案室中各式各样的资料、卷宗每个少则十几页，多则成百上千页，这些都要一页一页的进行扫描录入，工作量可想而知。特别是人事档案，更是涉及每个人的切身利益，纸质档案的一一扫描，必须特别仔细，确保其完整完全，严格按照档案法和人事档案管理制度的要求，进行归档和扫描，对于上交归档材料要细致地梳理审核，有时也疏于催促未归档材料，导致出现档案信息前后不一致，材料缺失的现象。所以档案管理人员一定要公正无私，不能有一丝马虎。在数字化录入过程中，相关岗位的工作压力比平时大了许多，但是这都是为了日后的便捷所需要付出的。假如现在不花费时间去进行档案的数字化工作，以后就还要继续使用传统的纸质档案，在工作中将会更加 辛苦。

3）档案管理人员业务能力不足。社会的发展和信息技术的不断进步，极大改变了档案工作的内容方式和效能。迫使档案工作者必须用新的眼光来审视自己的职业定位和方向。由于部分档案管理人员的计算机能力不是很好，再进行档案数字化工作中还要额外学习计算机的知识，导致档案的录入、管理工作开展得十分缓慢，这让一些工作人员产生了抵触情绪。认为这个工作应该是信息部门的工作范畴，不应该由档案部门的人来做。但是信息部门负责的只是技术层面的问题，实际操作还是要熟悉档案的人来完成，这样才可以提高档案数字化的效率。

2 医院纸质档案数字化鉴选与加工的具体步骤

1）提高档案管理人员业务素养。把档案法的学习纳入职工日常学习中，增强干部、职工的档案意识，宣传档案法的重要性，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。将档案管理纳入医院管理中，与医院业务建设同步规划、同步发展。使医院从领导到职工都能充分认识档案的重要性，积极推动档案管理工作的有效进行。不断提高专职档案管理人员的业务水平，通过专业培训，进修学习，继续教育等方式提升专业技术能力，打造一支有责任感、甘于奉献、原则性强、专业能力过硬的具有现代信息化段的工作队伍。

2）明确纸质档案数字化鉴选与加工的原则。医院纸质档案的数字化工作是一个庞大的工作，首先要将医院档案库中所有纸质档案一一进行扫描录入系统，再进行分类管理，这是一件十分耗费资源的工程，为了避免一些没必要数字化的档案占用资源，在档案的数字化鉴选和加工中应该具备一定的原则。首先，那些比较老旧的、破损严重的档案一般都具有很高的收藏价值，例如一些记载着医院发展历史以及办院状况的珍贵档案，需要优先数字化。其次，一些经常被利用的以及非涉密的可公开利用的档案也要优先数字化。此外，对于医院职工的人事材料或者其他民生档案也要有限数字化。在档案数字化时务必要遵循“利用优先、抢救保护、开放共享、系统完整”的原则，在实际工作中才可以减少资源的浪费，让档案数字化工作更高效。

3）制定科学计划。把整个数字档案工作列入议事日程，有计划，有检查，有总结，切实解决工作过程中出现的各种问题，如人、财、物等。保证档案信息化工作的效率，在工作开展之前应该制定科学的工作计划。首先要对档案室中的档案按照数字化的优先程度进行分类。然后再一页一页地进行扫描录入，并根据档案的内容和保存的价值分析档案的质量。最后，在数字化档案系统中有规律的进行分类保存，并对一些机密性的文件额外设置访问权限等等。这样一来，可以提高档案的数字化工作速率，降低人力、物力的支出，也避免一些没有数字化必要的档案浪费资源。

4）有效进行组织。医院的纸质档案数量庞大且涵盖范围广泛，在进行档案数字化鉴选之前，要制定严谨的数字化鉴选准则，并积极开展鉴定人员的培训工作。让工作人员鉴选过程中能有有所依据地进行鉴选，提高工作效率。数字化鉴选准则并不是一成不变的，在实际工作开展中也要对其进行不断完善，相关工作人员也可以向国内外的医院进行学习，让数字化鉴选的准则能够更加科学、合理。在进行鉴定人员的培训工作时，要采取科学的培训方法，变传统的课堂式培训为动态的培训模式，让工作人员在工作过程中能够发现自身短板，不断学习、不断进步，提高了培训工作的针对性，使医院档案的数字化工作更加有效率。

5）高效开展复审。在对数字化医院档案进行复审时，要依法依规地对基础数据进行复审，维护档案的安全，保证数字档案的真实、准确、完整。要采取科学有效的办法，在有限的时间和经费内，高效的进行复审工作。在复审过程中，选取不同类型的档案资料根据重要性的不同设置相应的权重，在采取抽样审查的形式，无需对每一件资料都一页一页进行审查，这样不仅可以节约审查的成本，也能提高审查的效率。比如人事档案的查询，通过科学合理的功能设置，解决纸质档案管理中存在的离散化、碎片化问题，有效提升人事档案数据的归集、利用和服务的效能。

3 结语

随着现代社会的高速发展，医院的档案数字化工作也要高效开展。将传统的医院档案数字化处理可以让相关人员能够更加高效的查询、利用这些有价值的档案，为医院业务、日常管理及患者服务，满足医院工作的现代化发展。目前的档案数字化工作还在开展初期，在实践中会存在一些问题，相关工作人员应该正确的处理这些问题，让档案的数字化工作可以顺利开展，使医院档案可以更便捷、准确的被社会所利用，在保证不泄密的情况下，为查阅者提供自动化服务，提高档案的利用率。