医院档案管理工作中存在的问题与对策研究

普莉娟

（内蒙古自治区精神卫生中心，内蒙古 呼和浩特 010010）

医院档案管理是将医院行政管理、医疗护理、药品、教学科研等多方面材料建立档案以声像、文字等形式予以保存，是历史的记录，可以有效反映医院发展进程中所发生的重大事件或出现的重要人物，可以为医院执行计划或决策时提供依据，为指导和协调医院的各项工作提供参考。对医院管理而言，医院档案管理是最重要的一项基础工作，因此，必须加以重视。尤其是随着经济发展和科技水平的提升，医疗改革不断深化，为医院管理工作创造了更多的机遇的同时也提出了新的挑战，因此，必须加强医院档案管理工作，提高工作水平，更好的服务于医疗事业。

1 医院档案管理工作的意义

第一，医院档案管理是对医院发展历史的记录，可以从多个方面体现不同时期，不同时代医院发展进程中发生的重大事件，涉及的重要工作和人物，以及相关医疗设备和医疗技术等多个方面的内容，可以充分体现医院的历史发展状况，同时帮助医院管理人员和医务人员开展工作提供一定的参考，并充分总结其存在的优势及缺点，从而更好的服务于医疗事业，促进医疗事业的健康发展。

第二，医疗档案管理工作包括多方面的内容，其中包含各种疑问疾病和患者信息的病例办理就是其中的最重要的内容之一，病历办理档案可以为医院的科研项目提供数据基础，也可以有效评价医院的整体医疗水平。随着信息化技术的飞速发展，当前已广泛应用于医疗卫生领域，促进实现了医院档案管理的信息化，患者在何时何地都可以通过翻开和保存的病历信息，来了解自身的身体情况。同时医院档案管理在保证患者利益的情况下，也可以有效保证医师的合法权益，因此，医疗机构应该不断提高档案管理水平，进而不断提高整体医疗质量。

2 医院档案管理工作中存在的问题

1）对档案管理重视不足。当前很多医疗机构更加重视治疗与护理等工作，而医院档案管理工作的重视程度不足，将其视为一项无关紧要而且非常复杂的工作，未能充分认识到医院档案管理工作的重要意义和实用价值，因此，不能非常严格的对待医院档案管理工作，导致医疗档案内容片面，对医疗信息搜索不足，不能充分利用医疗档案资源，影响医院档案管理水平的同时也不利于医院管理工作的开展。

2）档案管理制度不够完善。由于对医院档案管理的重视程度不足，导致在医院档案管理过程中存在多种问题和漏洞。对于我国很多医院而言，对于档案管理工作缺乏完善的档案管理制度，往往通过主观臆测开展工作，不能对档案管理工作进行有效约束，直接影响档案管理工作效率。例如，部分医院在开展档案管理工作时仍然采用相对简单的方法无法做到事无巨细，导致众多医院档案存在许多纰漏，而且内容也不够全面，一旦需要查找相关信息，则非常费力。与此同时，部分医院也没有明确规定医院档案管理的权责关系，最终导致医院档案管理不够完善、全面。由于缺乏完善的档案管理制度，导致医院档案管理工作效率无法有效提升。

3）医院档案内容不够明确。无论医院等级和规模有何差异，医院内部档案库都应该明确分类医院内部各个科室的档案内容，但是对于大多数医院而言，档案内容不明确，档案保存分散等为存在的普遍问题，这类问题的存在阻碍了医护人员查询和利用相应的档案资料，不利于开展相应的工作，影响工作效率。

4）档案管理信息化建设程度低。随着信息化技术的发展，已广泛应用于各个领域中，将其应用于医院档案管理中，实现档案管理信息化，将更多的纸质档案信息存储于相应的设备中，并存储于相应的局域网中。采用这种方式不仅提高医院档案管理的效率，又有利于快速查找相关的档案资料，也可以提高医院档案管理工作效率，当发生相应问题时医护人员可以在第一时间迅速调取出相关资料，提高工作效率。但是对于一些小型医院而言，对医院档案管理信息化的重视程度有限，导致信息化建设程度低，不能跟上时代发展的步伐。因此，在医院发展进程中，必须加强引进先进的技术，增加档案管理的信息化建设水平，推动医院档案管理向信息化方向发展，提高管理水平。

5）档案管理人员水平有限。对于大部分医院而言，对档案管理人员素质比医疗技术人员的素质相比重视程度明显不足，导致医院档案管理人员的素质有限，大部分医院档案管理工作人员的学历偏低，非专业出身，缺乏专业知识，导致在开展档案管理工作中容易出现各种问题，影响档案管理工作的开展。

3 改善医院档案管理工作的策略

1）加强对档案管理工作的重视。由于对档案管理工作重视不足，严重影响档案管理工作质量，因此，必须重视档案管理工作。首先，加强对档案室进行通风，并在档案室的角落位置放一些干燥剂，对于阴雨季节可以在档案室内放置相应的干燥机，保持档案室干燥防止档案受潮，通风后要及时关窗；其次，需要对档案室进行细致全面的消毒，避免对档案资料的破坏；最后，要做好档案室的卫生清洁工作，及时处理废纸和废品。总之，必须充分重视医院档案管理，尽心尽责做好当医院档案管理工作。

2）建立完善的档案管理制度。对于我国很多医院而言，档案管理制度都存在一定程度上的缺陷，并不完善，严重影响医院档案管理工作效率，同时可能产生各种问题。因此，各个医院必须加强重视医院档案管理工作，不断完善档案管理制度。首先，可以借鉴国外医院档案管理制度，不断建立完善符合自身特点的医院档案管理制度。其次，在档案管理制度建立过程中，也要加强建立责任制度，对于在医院档案管理工作时表现良好的人员给予相应的奖励，对于出现失误的人员，给予相应的处罚，可根据失误程度决定处罚的轻重。只有建立了完善的医院档案管理制度，管理工作人员才可按照相应的管理制度开展工作，提高工作积极性，保证工作效率和工作质量。

3）加强档案信息化建设。当前，信息技术已经应用于各个领域，网络系统已融入多个行业中，并发挥着重要的作用。对于医疗机构而言，尽管临床科室安装网络管理系统是非常必要的，但是在医院档案管理过程中，也需要建立专门的网络管理系统，这样有利于提高医院档案管理工作效率。因此，医疗机构应该选择先进的档案管理软件，将其录入医院档案管理的计算机中，由管理人员统一管理。然后各科室建立完善的病历病种资料后，由档案管理人员进行明确分类，存储，这样有利于后期对档案资料的查询与利用。另外在档案网络管理系统建立完成后，档案管理工作人员应该将全部医疗档案的纸质版制成电子版后上传至档案网络管理系统中，在此过程中各科室的医疗人员应该予以配合完成纸质档案制作电子版的工作，加强对医院档案的有效管理，提高档案管理效率和档案的利用率。

4）提高档案管理人员的素质。档案管理工作是医院的一项重要工作，不可忽视，因此，必须提高档案管理人员的素质。首先，可以通过招聘吸引更多的档案管理专业人才参与到医院档案管理，工作中提高医院档案管理人员的整体素质。其次，对于非专业的档案管理人员，可以通过培训提高其整体素质，也可以将其转岗或辞退。最后，在开展医院档案管理工作进程中，还需要对管理人员进行定期或不定期的培训，提高专业知识水平，进而提高医院档案管理质量。