浅谈中学档案工作的问题与对策

何再群

（云南省昭通市民族中学，云南 昭通 657000）

1 中学档案工作的概述

学校档案是学校在履行教学职能和管理职能时产生的具有保存价值的文字、图片、音像、实物等原始材料，是学校成长和发展的有效记录。中学档案是高中、初中阶段学校所产生的所有材料，主要包含有教学类、学籍类、文书类、照片类、音像类、实物类和基建类。中学档案工作就是将以上档案根据档案的整理步骤系统完整的归档保存，然后主动地为学校的教学、行政管理、达标晋级、校园文化建设等工作服务。

2 中学档案工作中的问题

1）档案意识薄弱。学校作为一个教学单位，人们更多注重的是她的教学职能，特别是作为升学压力较大的中学阶段，整个学校从上到下都在为提高升学率而发愁，档案这个概念可能并不在学校关心的范围内。（1）从校级领导看。大部分对档案工作的认知是“材料保管工作”，甚至会觉得在如今无纸化办公的环境中，档案工作是没有必要的，会造成纸张材料的浪费。（2）从各处室负责人看。几乎认为“档案”和“材料”是划等号的，觉得各处室的材料没有必要集中保管，给处室利用造成不便，又由于处室空间有限，甚至会将他们认为无用的材料进行销毁。（3）从学校教职员工看。大多数老师认为教案、课件等是属于私人材料，学校档案室无权收集，甚至对于与自身息息相关的人事档案，也是漠不关心的状态。

2）档案收集困难。就笔者从事中学档案工作三年的经历来看，档案材料收集困难是普遍存在的。这与整个校园的档案意识、领导对档案工作的重视程度和对档案的认知有关。在笔者收集档案的过程中遇到的困难包括以下几个方面：（1）各处室配合度底。对数人包括学校领导都认为档案工作是档案室的工作，但几乎都交由档案人员自行沟通协调，这就会出现处室上交档案材料不及时甚至不配合的情况，往往需要档案人员“三催四请”。事实上档案工作是需要各个处室甚至各个领导通力合作的，需要上下一心，才能将学校档案工作平稳有序进行。（2）收集不齐全。在收集档案的过程中，会出现三种情况：一是处室只移交一部分档案材料，会将他们认为不重要、重份的材料移交给档案室，真正重要的材料反而是保存在自己手里；二是一份文件太多页数，打印出来费纸费墨，就打印一半或者几页代表一下；三是部分领导和教职员工产生关于学校的档案材料，例如外出参加会议的会议记录、培训情况等，对这类材料几乎没有归档意识。这三种情况都破坏了档案的完整性和系统性。

3）档案室建设不完善。（1）选址方面。前文说道大多数人对于档案工作的认知为“材料保管工作”，那么在大多数人的眼中，档案室自然就是“材料保管室”甚至是“杂物间”。由此导致档案室多数是在学校某个人迹罕至的角落，不符合档案室建设标准的地方，如卫生间隔壁、顶楼等。（2）档案室内建设方面。档案装具：大多数的中学档案室还是绿皮柜、铁皮柜等存放工具，配备有密集架已经算是学校较为重视档案的变现。计算机设备：计算机设备往往兼职多样工作，中学的档案工作人员多是兼职，单独为档案室配备计算机的情况很少。数字化设备：中学的档案数字化一般都是交由外面的图文公司完成，档案室几乎不配备数字化设备。

4）中学档案工作者使命感、责任感不强。档案工作是一项看似简单其实专业性很强的工作，并且在档案工作的过程中往往会感到枯燥、乏味。这就对我们的中学档案工作人员有更高的要求。经过笔者发现总结，中学档案工作者使命感、责任感不强的原因有以下几点：（1）多数中学档案工作者为兼职人员，并非档案科班出身。这就导致大多数中学档案工作者没有应有的档案素养，在档案工作中找不到归属感，往往是被动地接受上级部门或者领导安排的档案工作。（2）中学档案工作较少的关注，影响档案工作者的心态。在一个不被重视的环境中，档案工作者往往会对自己的工作产生质疑。就好像中学档案工作的最终目的是要为学校的管理、教学等服务，但是当学校整个环境都在传递一种“你的档案工作需要我的配合，这对我造成了困扰”的信息时，中学档案工作者久而久之就会消磨自己对于档案的责任感。

3 针对中学档案工作中的问题提出对策

1）提高中学整体档案意识是基础。（1）校长重视是关键。校长作为学校的直接领导者，只有他认识到档案工作的重要性，才会在档案工作人力、物力中提供更大的支持。怎样才能让校长重视档案工作，笔者认为最有效、快速的方法是由档案局或者主管部门出面，组织一次针对学校直接领导的档案宣讲或者培训，将档案工作的任务直接布置到直接领导头上，促使他们了解档案、人事档案。（2）提高认识是前提。提高增强中学全体教职员工对档案工作的认识，是做好中学档案工作的先决条件，光靠中学档案工作者的档案的宣传和解释，是远远不够的。笔者认为在校长或者直接领导重视的基础上，由他们带领全校教职员工学习贯彻《档案法》和其他档案法规；或者邀请档案局或者主管单位的档案负责人进入学校为教职员工讲授档案的基础知识、基本内容。快速地引起他们对档案的注意，后期再由中学档案工作人员逐步渗透，形成学校潜移默化的档案习惯和意识。

2）形成档案收集惯例和习惯。（1）档案收集工作由学校直接领导安排布置。学校领导可以通过行政会议的方式将档案收集工作安排到各处室，使档案工作人员“师出有名”。（2）档案工作人员严格把控每份移交材料，严格按照学校档案归档范围和期限表收集材料，如有不全的情况及时沟通有关处室。（3）在档案材料收集过程中一定强调移交材料原件，同时塑造自身工作形象，与各处室建立信任的基础。

3）完善档案室建设。（1）严格按照档案室建设的相关标准选址。远离潮湿、下水道等附近，不能将档案是设在顶楼等地方，如果是要安装密集架的档案室，最好翻阅学校建设时的基建档案查看楼层承重。（2）档案室应该配备有专门的计算机准备、扫描设备和打印设备。档案资料都是保密材料，不能连接外网，用于档案的计算机设备应该贴有“涉密计算机”的标签。

4）提高档案人员的职业素养和责任意识。（1）对于兼职的非科班出身的档案人员，加强对他们的档案业务知识培训，只有当他们真正认识到档案是什么，才有可能会爱上档案，对档案工作产生归属感、责任感。（2）对于专业的档案人员，档案局或者档案馆应该定期开展对他们组织继续教育和培训，在提高业务知识的同时为他们强化责任感和使命感。

4 结语

中学档案工作对于中学有着重要意义，可以作用于学校的教学、管理、科研等各个方面，好的档案工作可以让学校的发展如虎添翼。本文基于笔者的工作经历，围绕中学档案工作中的问题，谈了一些浅薄的见解，中学档案工作的开展和规范，还需要各个中学档案工作者的不懈努力，争取让档案在学校中真正发挥出它的作用，让档案成为学校真正的财富。