浅谈企业档案工作规范化标准化管理

陈连睿

（重庆燃气集团股份有限公司，重庆 400020）

1 健全机构强管理

重庆燃气是一家国有控股上市企业，天然气供应范围覆盖重庆市25个区县，服务客户512万户。在近50年的发展进程中，历届领导都高度重视档案工作，早在1998年就从两个层面落实职责机构，一是在集团层面成立档案科，归口集团办公室管理，配备5名专职档案人员，负责集团总部档案工作,并管理、指导集团下属32家分子公司的档案工作；二是32家分子公司层面，都明确档案工作的分管领导和牵头科室，配设档案管理专兼职人员，负责所在单位的档案管理工作，并根据自身发展实际情况，确定档案的管理模式。现公司主要有两种管理模式：一是“集中库藏、集中管理”，二是“集中库藏、归口管理”，公司档案工作体系日益完善。

2 完善制度抓落实

“没有规矩，不成方圆”，公司先后制定了《档案管理办法》《关于进一步做好档案工作的实施意见》、《文件材料归档范围和保管期限》、《重大活动档案管理办法（暂行）》、《管线工程图档管理实施办法》等规章制度29个，明确了档案工作职责和任务、归档范围及整理要求，使文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，确保各类档案规范管理。为保证制度落地落实，避免笼统而流于形式，专门统一制发集团公司各门类档案操作指引4个、建设工程文件整理与归档指南1个，使管理更趋完善，也更具可操作性。

3 档案管理硬件标准化

建标准的档案库房。公司领导为档案工作顺利开展，提供了充足的人力、财力、物力保障，档案硬件建设得到提档升级。公司总部新办公楼建设之初，就规划出600多平方米一层楼作为档案办公和库房区，库房安装密集架800立方米；配齐各类专业设备约40台，库房设施设备投资就达150多万元。

4 档案管理软件规范化、标准化

规范公文制发的规范化和标准化。公文是档案的前身，公文的质量，直接决定了档案的质量。公司先后出台公文改版、规范机构简称及发文代字等通知，对上行文、下行文、纪要、简报等文种格式、发文代字等进行了规范，公文实体质量的提高，大大推进档案工作规范化、标准化。

细化基础管理，扎实抓好归档工作。一是档案管理工作纳入考核项目，与经济效益与评先挂钩；二是理顺、疏通收集渠道，对管理性文件资料统一由办公室、党办机要秘书负责收集、移交归档；对管网、基建项目和设备方面的文件资料，公司专门召开协调会，理顺各部门的衔接关系，明确了责任部门和工作流程，即：由市场发展部在下工程计划时统一给工程号，并通知档案科；实施过程中，工程建设中心档案员实行全过程跟踪，发现问题，及时解决；在工程验收前，先组织对档案材料进行严格预验收，完善各种手续后，方能进行正式工程验收；档案资料没有按要求完成手续的，不能提取工程项目的尾款，以上措施的完善，规范了归档流程，保障了各门类档案文件材料的收集齐全完整。

5 提档升级，推进档案数字化

为最大限度保管和保护库存实体档案安全，加强档案信息集中统一管理，实现档案实体与图像关联，提升档案信息利用效率。从2008年开始，到2010年，再到2018年，分三次对公司总部库藏的9727卷，51482件，7060张照片档案进行了数化，共计数化1396856页，与此同步建设开发了重庆燃气档案管理系统，实现档案管理的信息化。

6 加强档案业务培训

一是走出去，坚持每年组织档案人员参加市局的档案业务培训和到市内先进单位参观学习、交流；二是内训加交流，坚持公司内部组织内训师授课、实操教学，档案先进工作者现场介绍和展示规范的档案整理流程和档案实体，答疑解惑、取长补短，培训取得实效；三是沉下去，送教上门，量身打造培训课件，根据基层单位的不同需求，公司档案科人员主动走进各分子公司，量身打造PPT培训课件，对其在档案收集和质量把关工作的问题进行了现场指导和答疑。

7 多措并举，抓好档案质量

一是编制各门类档案操作指引，规范工作流程。根据各单位的不同性质和档案形成特点，编制了文书档案、科技档案、会计档案和档案统计年报填报操作指引，帮助档案人员尽快掌握技术规范、业务标准和工作流程。二是推行“重操作，请进来”的工作方式。适时对档案工作欠账较多、基础薄弱的单位，请档案人员到公司档案科进行手把手辅导，各门类档案逐一示范操作，让他们在短时间内掌握档案收集整理的操作步骤，尽快胜任岗位要求。三是走进工程最前沿，从源头抓好档案质量。为促进科技档案质量从文件形成起就得到有效保障，我们将终端审核、收集、整理向档案形成的前端推进，走进工程建设施工工地，对工程技术人员、资料员等开展工程档案编制验收相关内容的培训，为后期档案审核、移交、结算、转固速度的加快夯实基础。四是制作标准模板，图文并茂展示档案编制质量要求。为给工程技术人员、资料员、档案员直观形象地展示档案资料编制要求，我们精心制作科技档案各类文件模板，促使档案资料编制人员、项目负责人对档案质量要求一目了然，推动档案编制、整理更加规范化、标准化。

8 强化安全防范管理，档案管理“零事故”

理清单，全排查。认真贯彻落实国家档案局档案安全风险点防范工作要求，结合企业实际制定档案室档案安全主要风险点清单20条，并迅速向32家分子公司传达文件精神，布置任务。全司上下高度重视，立即响应，对照清单，全面排查，对发现的问题制定整改措施，列出整改计划，落实整改责任。

“回头看”，抓整改保实效。为确保集团32家分子公司档案安全风险点防范落实到位，督促各单位按时向集团档案科报备档案自查报告及整改计划，并结合档案安全专项检查，对照问题清单和整改计划，对各分子公司档案实体、库房等进行现场检查，确保档案安全责任落实到位、防范措施执行到位和安全隐患整改到位。

通过文件精神传达、安全培训、安全检查，督促各单位建立健全档案安全管理制度，提高档案安全意识，压实安全责任，全面提升档案安全管理水平，建司近50年，集团总部5万多件、2.8万多卷档案、下属32家分子公司25万多件、17.8万多卷档案均未发生一起安全 事故。

9 找准服务需求，做好档案利用与服务工作

为适应企业发展的需要，针对服务内容的需求出现多样性、复杂性的新特点，我们以问题和需求为导向，在保证安全保密的情况下，“订单式”服务，通过OA办公系统、电话、传真、QQ、上门服务等渠道，提供最快捷、最准确、最原始的档案资料，2014-2018年公司各级档案部门共提供利用10485人次，32737卷（件），为公司在生产经营决策、管网运行维护、应急抢险、资产评估、信访稳定等工作中发挥了重要作用，档案价值得以充分发挥。

10 突出特色，做好档案宣传

为充分调动全员参与档案建设的积极性，让大家关注档案、走进档案、人事档案的价值，我们坚持每年“6.9国际档案日”进行档案主题宣传月活动，根据公司实际和档案库藏特色制作和布展宣传展板，生动、形象、详实地展示资料文件变身档案的全过程，还通过漫画形式叙述日常档案实体保护、档案利用常识。通过宣传活动，进一步增强了档案人员的责任感，提高了干部职工的档案意识和责任意识。综上所述，档案管理是一项综合性、基础性工作，随着企业生产经营活动的发展，档案的数量与日俱增，其中的难度、问题还有很多，档案工作将面临更大的挑战，只有严格执行各项规章制度，以规范化、标准化巩固档案管理，才能充分发挥档案的作用，才能更好地为企业的各项工作服务。