浅谈做好高校基建档案归档管理的几个方面

王俊娇 杨学志

（中国政法大学基建处，北京 102249）

高校基建档案是高校基本建设档案的简称是指在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文字图表及声像载体材料等,是高校校园中各种建筑物构筑物以及地上地下管线等基本建设工程的规划设计施工和使用维护检修活动的直接记录[1]。随着高校基本项目的不断开展，基建档案的收集、归档工作随之而来。基建档案，对后期的维修改造起着至关重要的作用。如何保护、管理好基建档案，是每个档案管理人员必须重视的问题。

1 基建档案的特殊性

高等院校的档案管理是高校建设的重要一部分，而基建项目的档案管理与其他档案资料的管理相比有其特殊性。首先，基建项目的一次性、不可逆转性，决定了基建档案资料的唯一性，终身性，不可修补性。其次，一般的基建项目都是跨年度建设，建设周期长，而基建档案的则是从基建项目立项开始到项目验收结束的所有档案资料，造成基建档案的收集整理的时间跨越性较长，难度加大。在工程实施期间，如遇上人事变动，人员调整，对基建档案收集将会造成很大的影响。第三，基建项目具有极强的专业性，工程项目中涉及的勘察、设计、土建施工、安装、自动控制、消防、防雷等专业技术活动产生的历史记录是唯一的，文件材料数量较多，载体形式多样，内容复杂多样，是其他专业技术活动产生的档案和普通文书档案无法比拟的[2]。基建档案的专业性也不同于其他档案，因此要求档案员不仅要具有一般档案知识，还要具备基本甚至专业的基建技术知识。第四，基建项目建成后将在未来几十年甚至是上百年内发挥着重要作用，而基建档案则是使用过程中维修、改造、扩建的重要依据，基建档案齐全，将大大缩短后期维修、改造、扩建的时间甚至可以节约一笔可观的费用，后期维护时间效益和经济效益均十分明显。

2 现状、存在的问题及原因分析

由于一些历史原因，以及高校档案管理的特殊环境，在基建档案的归档、借阅、使用过程中，发现存在一些问题：

2.1 高校基建档案的现状

1）档案资料不齐全。鉴于一些历史原因，很多早期建筑的基建档案资料不齐全，资料缺失严重，造成后期使用过程中存在很多问题。如我校在对地下管线整体改造的过程中，施工过程中基建档案资料中显示此区域内没有给水管，但在施工过程中，却挖出了一根给水管，经证实是正在使用的给水管，造成现场水柱冲天，部分建筑停水数小时的事故。这类事故的发生与施工单位的野蛮施工有关，但主要是因关于地下管线的基建资料不全，甲方提供信息有误造成的。早期基建资料的不齐全、后期变更改造的资料未及时归档，在整体改造时存在很多不确定性，造成施工过程洽商签证增多，工期延误，也增加工程造价。

2）档案编号不规范。很多高校的档案管理人员由于缺乏基本的基建知识，使得现有的基建档案归档混乱，仅仅只是将现有的基建档案保存在档案馆，而非将基建档案资料分类整理归档，档案的编号缺乏连续性，造成后期借阅使用时需要翻阅大量的档案才能找到需要的资料。

3）后期借阅过程中档案损坏、缺失现象严重，尤其是图纸。很多高校都还是归档的原始的纸质资料，尤其是图纸资料，后期使用较多的也是图纸，而每借阅一次就会造成档案资料的损坏，甚至缺失，一旦损坏、缺失，则无法弥补。

4）后期改造、改扩建资料不全甚至没有。随着建筑使用年限的增加和高校的校园发展，很多建筑在使用过程中需进行改造、扩建，而这些改扩建的资料未及时归档，对于单体建筑而言，其基建档案不具有延续性。如学校后期增加的校园监控的施工资料，校园内给水、热水、雨水、污水等地下管线的后期改造资料，教学楼等教学空间增加智慧化教学设施、标准化教室的设备设施以及相应的管线敷设等后期增加的资料，在项目完成后未及时归档。

5）基建档案管理人员的专业知识欠缺。一般的档案管理人员具备较全面的档案管理的知识，在工程建设层面的知识却有所欠缺；而基建管理人员虽具有充足的专业知识和丰富的建设管理经验，但在档案管理方面的专业素养却是有所欠缺的。很少有档案管理人员既具备档案管理的知识又具备基建管理的知识，这就造成二者如果联系、沟通不够充分的话，很容易造成资料归档的不规范。

2.2 造成这些现状的原因

1）重视不足，档案意识不强。不少高校对教学相关的档案比较重视，而常常忽略基建档案的归档和管理；领导重建设轻档案，加上基层工作人员的档案意识不强，造成很多基建档案的不齐全、缺失乃至后期借阅工程中损坏、遗失。

2）档案知识和法规认识不足。多数高校的基建档案员都是兼职档案员，缺乏对档案知识系统的学习和培训；对档案法规、归档和管理知识方面的认识不足，造成基建档案归档、管理的不规范。

3）管理体制不健全。无规矩不方圆，由于管理体制及相关的管理制度不完善、不健全，在基建部门管理人员与档案管理部门人员之间缺乏密切的联系沟通，造成档案工作随意性大，无法做到有章可循、有据可依、照章办事，档案归档时间、内容含糊不清，建档程序不规范、档案编号不科学[1]。

3 重点解决的几个方面

管理人员在管理思想、管理方法、管理手段上比较落后，采用传统的管理模式，是造成当前基建档案管理问题的主要原因，要解决这些问题，应从以下几方面加强管理。

3.1 增强意识，加强学习

首先主管领导要从思想上重视基建档案的收集、归档、管理工作，这样层层落实到档案员，从上到下都重视这项工作，才能做好基建档案的管理工作。

其次档案员要加强对档案知识、基建知识的系统的学习，经常参加些专业培训，掌握基建知识和档案管理的新技术、新要求。

3.2 重建设也要重档案

基建项目由于涉及金额大、建成后使用年限长，在项目建设过程中均会受到大家的重视。而对于档案的收集整理工作却常常忽视，总是项目结束了，才整理存档的资料，而这时有些资料却找不到、也无法弥补。要改变这种现状，就要从项目立项开始就按规定和要求收集整理相关的档案资料，过程中进行定期和不定期的检查整理，保证项目结束后归档时资料的完整性。

3.3 完善档案归档及管理制度

当前档案管理部门的档案员缺乏基建知识，不完全了解基建项目的归档范围，往往是基建部门归什么资料，档案部门收什么资料，如遇上基建部门的人员调整，很难将资料归档齐全，作为档案管理部门要制定一套完善的档案管理制度，比如基建档案应在什么时间归档（如项目建成后3个月内），都应当归档什么资料（如政府审批文件；校内各项决议；城建建设档案），在项目建设过程中如何加强两部门间的沟通交流、归档后的借阅制度等等，完善的制度加上严格地执行方能保证基建资料的完整归档。

3.4 利用现代化科技手段创建数字化档案

《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》指出，要在城建档案工作领域应用现代信息技术建立现代化的城建档案管理系统．开发利用城建档案信息资源．为城市规划、建设和管理提供科学决策依据。为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务[3]。近两年各级部门也开始探索数字化档案资料的归档和整理体系，建设基建档案专项数据库，合理分类，科学管理。

在基建图纸数字化的前提下，高校档案馆可以通过网络把档案资源快捷地呈现到用户面前，用户可以不受时间、空间、数量的限制从网上查阅档案信息，同一卷档案也可以同时多人利用。实现档案信息资源共享，在服务手段、服务质量、提供信息的广度和深度等方面都比传统档案馆有了质的提高，同时也最大程度地保护了档案原件的真实性、完整性[4]。电子档案在使用便利的同时，也面临档案的保密性问题。要注重档案查阅的程序、查阅人员的授权、以及档案资料的传阅过程中的保密性问题，避免造成档案的随意传阅。

对于部分基建档案，如地下管网信息，可以建立地下管网的三维动态数据库，由基建或后勤维修相关职能部门负责统一管理，对每次的维修、改造由负责改造的职能部门在改造完成后，及时将改造信息上报给主管职能部门，主管职能部门及时更新相关信息数据。此数据库的管理权限可将档案馆纳入其中，档案馆可以实时掌握并管理此数据库的信息，也可随时督促相关职能部门归档纸质改造档案。既方便档案的管理，也方便有关部门的业务开展。

4 结语

充分认识到基建档案的重要性，发现当前高校基建档案管理过程中存在的问题，加强学习，掌握新知识、新技术、新手段，提高管理水平，确保基建档案的完整、高效利用。