提升医疗机构文书档案管理效用的方法分析

郭梦瑶

（北京中医药大学附属护国寺中医医院，北京 100035）

1 医院文书档案管理现状

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。医院的文书档案是用来记录医院发展历史的重要文件。其中既包括行政管理工作档案，也包含各类与医疗行为相关的档案。这些档案的形式多样，种类繁多，产生时间不定，保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。医院文书档案的规范化管理，包含档案信息的收集、整理、流转、调阅、共享、利用以及归档这几个环节。现阶段，为了提高医院文书档案管理效率，实现医疗便捷化服务，医院必须投入资金以及人工，开发医院文书档案信息化管理系统，并花费大量时间和空间储存纸质版档案[1]。

2 医院文书档案管理难点

2.1 档案收集及时性差、效率低

文书档案收集困难具有普遍性特点。档案管理意识差、归档力度不够，收集制度不完善，归档范围不明确等原因都是造成归档不及时的原因。归档效率低也同时会引起归档不全、污损甚至丢失的情况发生。《档案工作通则》第八条中明确规定：“进馆档案应保持全宗的完整性，并按要求整理好。”但是具体要求整理并没有明确界定，也就造成了收集标准因人而异，要达到能归档的要求，一份档案往往需要反复整理很多次。总体看来，文书档案收集困难主要原因有两方面，一是制度不够细化，归档文件分类科学性低、类别不清晰，归档内容庞杂，归档流程繁琐。二是档案管理工作缺少专职档案员，多为部门兼职人员，流动性大，专业性差[2]。

2.2 档案保管难度高、空间有限

目前，相当一部分医院文书档案仍然以保存纸质资料为主，这类文书档案的保存受到空间、温度、湿度的多重限制，医院相关的工作人员必须要在对其进行加工处理，录入信息化系统之余，分出大量精力在保管和查找上。而即使是小心翼翼的保管，由于保存年限很长，也难以避免出现损坏的情况。随着时间的推移，纸质版文件占用医疗机构的空间资源逐渐增多，医疗用房与档案用房冲突随之显现。

除此之外，我国多数医院的信息化档案管理系统并不统一，兼容性差，使用年限长，系统更新慢，这和飞速更新换代的电脑系统不能匹配。每一次档案系统的更新，在承担档案丢失风险的同时，需要耗费大量的精力、人力以及资金，这也在客观上导致我国多数医院不能全面推行信息化档案管理[3]。

3 档案管理方法实践性探讨

3.1 实行“双轨制”管理模式

在当前推行“互联网+”的时代背景下，医院文书档案不能仅仅依靠纸质形式管理[4]。部分医院已经开展纸质档案管理和电子文书档案并行的双轨制模式。双轨制文书档案管理，有助于提高管理能效，保证数据留存的真实性、高效性与连续性。同时，通过系统优化的档案管理工作的模式，可以有效节省人力和空间，提高档案查阅共享的效率，加强对文书档案数据应用和保存的安全性[5]。

3.2 完善并细化文书档案管理制度

加强医院文书档案的规范化管理，利用科学合理的方式加强医院文书档案的规范化管理，制定统一的档案管理制度和流程，把控文书档案管理工作的每一个环节，才能真正发挥文书档案的效用。首先，医院需要完善文书档案管理工作制度，保证制度随着时间的推移和环境的改变，不断更新、细化完善。同时，要制定统一的文书档案管理工作流程，包括格式、收集、整理等各项要求。对各部门、各科室形成文字化的归档指导方案，提升服务意识，主动为科室提供档案管理帮助，保证文书档案管理工作的规范性，提高文书档案归档的效率。第三，加强档案管理宣传培训。医院文书档案管理工作涉及全院各个科室，归档人员不定，经常更换。因此，需要定期开展档案管理培训，帮助医务人员了解文书档案管理的严谨性和重要性，建立自觉的文书档案管理意识[6]。

3.3 加强档案管理人员专业培训

提升文书档案管理能效，首先要提高档案管理人员的能力。医院要定期对档案管理人员开展专业技能和管理能力的培训。医院内部的档案管理人员往往是被业务培训边缘化的群体，现有档案管理人员自身也对档案编研缺乏相应的关注。由于医院以医疗工作为主体，能够为档案管理人员提供的学习平台非常有限，导致这一部分人在工作中往往只能获得书本知识和实践经验，缺乏有针对性的编研能力培训。为规避这种情况，珍惜档案管理的人力资源，医院应当从行政管理层面高度重视，为档案管理人员积极创造学习条件，结合档案人员的实际工作素质制定培训计划，采用集中培训强化和自主学习相结合的模式，充分调动档案管理人员的积极性。逐步培养和引导档案人员在工作中的创新精神，促使档案人员在具备足够理论知识的基础上，以医院具体现况为依据，因地制宜的在工作中寻求创新，提高工作 效率[7]。

综上所述，医院文书档案管理工作受重视程度边缘化、机制不健全、信息化水平落后是导致文书档案管理工作效用低下的主要原因。因此，要提升医院文书档案管理工作效用，首先要提高的是档案管理工作的效率。通过将健全制度，完善流程与提高工作人员素质，提升信息化水平相结合，实现文书档案有序管理，发挥出医院文书档案管理的最大效用。