医院人事档案管理现状及优化措施探索

冀芸芸

（鄂尔多斯市中心医院，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

在医院改革发展的进程中，加强人事档案管理，有助于为医院科学发展决策制定和实施等提供良好的参考支持。同时，加强人事档案管理工作，也是更好地促进医院各项工作融合开展，提升服务效能的重要基础项目。但是目前在医院人事档案管理工作开展过程中还存在思想认识不足，相关的管理机制不够健全，档案管理开发利用不足等问题。加强新形势下医院人事档案管理工作开展现状与完善对策研究，意义深远。

1 新形势下医院人事档案管理工作开展的意义分析

目前医院正处于医疗卫生体制改革的环境下，医院自身面临严峻的市场挑战，同时也遇到诸多的机遇。加强医院人事档案管理工作，结合医院自身的发展实际不断完善人事档案管理系统，对各类人员等方面的情况及时进行记录和补充完善，有利于形式完善的人才信息系统，进而可以不断健全医院人事档案管理体系，更好地为档案信息的利用等提供重要基础。同时作为组织人力资源管理工作的重要过程部分，人事档案管理工作涉及很多的内容，通过对人才各方面的情况进行及时查阅和分析研究，这样可以为医院人才的选拔及利用等方面提供重要的检测支持。另外对于医院人员，建立完善的人事档案管理信息，记录了一个人从成长到发展的每一个阶段的情况，是个人晋升和评优的重要依据，这样可以进一步激发员工的工作积极性和能动性，鼓励他们在自身的岗位创造更大的价值，切实营造竞争氛围，更好地提升全员工作动力。此外加强人事档案管理信息管理，可以及时查找人事档案管理以及业务管理等方面存在的漏洞或不足，进而更好地指导医院完善相关的决策，有效规避可能存在的风险，切实推动医院顺利改革，实现可持续健康发展。

2 当前医院人事档案管理工作开展现状分析

目前医院在人事档案管理工作实施过程中，主要暴露出的问 题有：

1）医院自身没有建立系统化的人事档案管理制度体系。实施人事档案管理，需要结合国家最新的政策要求以及医院自身的实际情况等建立健全人事档案管理制度，这样才能更好地确保人事档案管理工作规范分类有序开展。医院人事档案管理涉及很多的内容，在信息的补充完善、分类整理、动态维护以及数据开发利用等方面都需要明确各个部门的权责，完善相关的组织机制，强化过程管理，这样才能形成完善的人事信息档案。但是目前医院对人事档案管理工作缺乏足够重视，也没有从加强组织建设和档案规范管理视角来组织实施，导致全员档案意识不足，从而不利于提升人事档案管理的规范性。

2）人事档案模式单一守旧。实施人事档案管理工作，需要结合新时代的发展要求不断引进新技术与新方法，这样才能更好地提高医院人事档案管理现代化水平。但是目前医院采用的人事档案管理方式比较单一，主要是利用纸质文档进行信息的存储，也主要是利用人工来进行操作，这种方式不仅不利于提高工作效率，也容易导致资源的丢失等。虽然部分医院已经在逐步推行档案信息扫描储存工作，但是从整体来说，目前多数医院在人事档案管理信息化建设方面推进进程缓慢，不能及时补充相关的设施配置等，从而不利于提升人事档案管理信息化开展成效。

此外在医院人事档案管理工作实施过程中需要人事档案管理人员的全面参与和支持。新形势下随着医院自身发展建设规模不断扩大，经营业务不断扩大，各类人员的性质也更加复杂，信息变动比较频繁，对人事档案管理人员的专业技能、理论素养等方面也提出了新的要求。但是目前医院人事档案管理人员数量少，且没有进行针对性系统性的培训，人事档案管理相关的政策以及信息技术等方面没有对档案管理人员进行宣贯，人事档案管理人员和其他部门人员之间也没有形成紧密的联系，不能及时进行信息沟通等，难以提高档案管理科学化成效。

3 加强医院人事档案管理的优化措施

为了不断提升医院人事档案管理工作实施成效，更好地为推动医院改革发展等奠定良好的基础，建议围绕人事档案管理工作从以下几个方面进行优化：

1）加强现代化人事档案管理体系的构建。要从系统化和规范性的视角来建立人事档案管理制度体系。医院要对国家相关的政策等及时进行学习研究，充分结合医院的发展实际和业务需求等建立完善的人事档案管理机制，明确人事档案管理工作的具体目标、部门分工、工作流程以及相关的标准规范等，从而切实夯实人事档案管理基础，确保在档案信息整合、档案借阅以及保密和归档管理等方面形成完善的指导机制，维护档案管理工作的规范性和有序性。

2）加强档案管理模式开发创新。要围绕人事档案管理工作，充分分析和研究目前档案管理方面存在的问题，查找漏洞，以此为基础从完善信息化系统的视角加强档案管理模式的创新，改变单一的手工信息整合等方式，从强化资源融合的角度来进行档案管理信息化建设，从而切实提升档案管理利用管理成效。比如引进先进的档案管理软件，将不同的档案进行分类建立。已经引进档案管理软件的单位，也不应将档案信息化管理仅限于扫描保存档案，应该同时探索开发不同的子模块，将档案借阅、保密管理、归档以及信息补充完善等内容全面纳入信息化系统中，设置不同部门和人员在人事档案管理工作方面的权限，建立相关的维护机制和审批机制，层层进行档案信息的自动化汇总和检索，从而更好地提高档案管理效能。

3）加强人事档案管理人员的培训。要围绕人事档案管理工作，加强专业技术人员的补充和培训，要不断提高档案管理人员的职业化水平，重点开展国家相关的政策、档案管理技术以及方法和相关的理论等方面的培训，完善档案管理工作考核评价机制，结合人事档案管理人员的工作内容和岗位要求等予以建立相关的考核评价指标，定期进行考核评价，激励档案管理人员提高从业能力，更好地做好档案维护和服务等工作。另外要加强档案管理信息资源的开发利用，在不断完善档案管理信息系统，切实保证档案信息资源安全可靠的基础上，要不断引导广大档案管理人员围绕档案管理信息的开发利用等方面进行深度探究。将人事档案管理信息和人力资源其他模块的工作，诸如培训、绩效考核、岗位分析以及薪酬管理等工作结合起来进行融合应用。同时将人事档案管理信息融入到其他业务管理模块中加强信息系统的整合，进而可以在信息保密的权限氛围内实现信息的共享，便于部门之间顺畅交流，也更好地推动人事档案信息得以不断开发，发挥更大的价值。

总之，对于医院人事档案管理工作来说，加强档案管理，需要从健全完善的制度体系、强化档案管理信息化建设以及技术创新、注重专业人员的培训等方面入手，切实提升人事档案管理工作的规范性以及及时性和科学性，这样才能更好地发挥人事档案管理工作的价值和功能，为医院科学发展决策制定以及实施等方面提供重要的基础 参考。