事业单位人事档案管理建议探讨

邓 华

（山东省泰安市人力资源和社会保障局，山东 泰安 271000）

在经济高速发展的今天，较多的新科技和新方法已经被应用到各行各业中，极大地提高了各行业的管理效率。人事档案是事业单位在进行工作人员信息管理过程中形成的。能够有效提高人才利用和工作配置，是对人才进行全面考察、了解、评价和使用依据。最近几年中，随着人事管理体制以及相关指数的进一步改革，针对事业单位人事档案管理工作进行必要的改进则显得尤为关键。

1 开展事业单位人事档案管理工作的重要意义

1.1 有利于更好地对我国事业单位内部的人力资源结构进行优化

作为事业单位的一项基础性工作，人事档案管理能够促进事业单位的人才管理，为相关工作的进展提供有力的支持。从当前我国事业单位人事档案管理的主要内容来看，主要是由相关人才的具体信息以及学历、简历等具体内容构成。因此，我国大多数事业单位对各种人才进行录用与考核时，都会依据此类人事档案管理的具体内容进行审核与判定。但是，为了更好地保证我国事业单位内部人才录用的公平性与准确性，事业单位内部的人事档案管理体系仍然需要在更大程度上提高。在我国事业单位人事管理过程中，使用这种人事档案管理制度可以方便对他们的档案资料进行了解编制，从而使基层管理过程更加简单化。事业单位人事档案管理是在事业单位档案管理中形成的，这是一个记录，主要反映和记录员工的个人工作能力的部门。记录的主要形式是书面记录，包括对本单位工作人员的工作表现、学历、工作技能等进行全面叙述。随着科学技术的发展，我国大部分事业单位开始逐渐使用数字化信息系统建立人事档案。

1.2 可以有效加强事业单位内部的控制建设

我国当前大多数事业单位内部控制建设是由财务管理、安排工作以及人员管理这三大内容相互作用，组合成一个庞大的体系，这些具体内容是否能够顺利开展，有效保证了我国大多数单位内部各方面的正常运转。做好人事档案管理工作，能够帮助领导职进行人才分析，帮助企业选择更加付各企业发展需求的人才安排，并把人力资源优势发挥，制定更加合理的决策。可见，人事档案管理工作是十分重要的一环，各阶层领导需要加强重视。人事档案是事业单位资源管理部分的主要档案，能够对事业单位人员的工作过程进行最真实的记录，能够在进行考核、任用以及选拔人才时作为有效参考依据。除此之外，事业单位人事档案还直接影响着职称评定、深造、办理退休等，因此要全面加强对事业单位人事档案管理。另外，我国事业单位内部的控制建设主要包括对内部人员管理控制，如果事业单位能够及时有效地对内部的人事档案管理体系进行健全或者加强，那么事业单位内部的人员管理水平或者工作效率都会在极大程度上得到提高。由此可见，可以有效增强事业单位的控制能力建设，也可以更好地提高工作人员积极性。

2 新时代事业单位人事档案管理工作中存在的问题

从基本面上看，目前大多数事业单位的档案管理工作都能够依照工作的基本要求进行稳步开展，在事业单位基层干部的培养、使用以及管理等工作上都发挥了较为重要的作用。在实际的事业单位人事档案管理过程中，事业单位人事档案管理问题，主要是体现在以下几个方面：

2.1 相关管理制度不够健全

商业案例管理的内容既复杂又繁琐，不仅包括学术水平的分类，对工作人员的奖励和制裁，还包括其成长历史和工作绩效的分类。因此，档案管理工作量非常大，稍加疏忽将导致材料混乱，这将对以往的工作成绩造成浪费。一些事业单位的档案管理系统存在缺陷，没有科学、规范的管理系统。管理工作方法存在被动管理的情况，在办公用品、技术支持、考核等方面没有具体统一的管理规定。档案的收集、归档审核工作的严谨性存在诸多的不足，没有严格地按照相关规定来进行相关档案材料的涂改、抽取、撤换等档案管理制度没有进行有效实施，将严重影响规范化的进行档案管理工作。

2.2 档案管理人员专业性存在明显不足

档案管理是一项比较重要的工作，部分档案管理人员由于学的不是档案专业或缺乏系统的知识技能培训，管理工作水平不足，给事业单位人事档案管理工作带来了不利影响现阶段，大部分从业人员均未接受过相关的专业培训，并未充分掌握档案工作的流程，工作态度不严谨、服务意识较弱，操作也很生疏，没有重视档案管理工作，阻碍了事业单位档案管理工作的顺利开展。尽管有些单位通过计算机系统进行档案管理，但工作人员由于缺乏专业能力，跟不上软件开发的步伐，不能够使用计算机自由操作。另外，档案管理人员的更换也较为频繁，这在一定程度上导致档案管理工作的连续性受到巨大影响，最终导致档案管理的混乱，以及相关信息的失真。

2.3 人事档案管理的重要性认识不足

领导重视程度不够，在企业的发展过程中，领导只重视项目运作，忽略了人事档案的管理工作，有些人觉得人事档案管理工作是闲职，只要做好日常记录，能保证外调、查档的正常就可以了。多数单位使用的管理方式落后，不能满足当前的市场需求，缺乏科学的管理体制，没有进行管理方法的创新，不能够实现事业单位持续健康发展的需要。所以许多职工干部对人事档案管理工作认识不全，进而导致人事档案管理缺乏秩序性、收集能力不强，缺少有效监督和监察，甚至在部分事业单位中根本没有人过问人事档案管理工，人事档案管理的作用难以得到充分发挥。

2.4 人事档案缺乏较高的现代化及信息化水平

在进行人事档案管理工作时，不管是收集、整理，还是鉴定、保管，都是实现档案信息作为人员安排调动的参考。有一些事业单位的档案管理工作还需要通过纸质档案进行记录，影响统计和收集查阅的效率。个别单位虽然把个人信息、档案目录在计算机内进行建档，但并没有完全达到计算机化，需要通过手动资料检索、调阅档案等，计算机系统流于形式，使档案的管理工作效率没有提升。随着信息化科技时代的到来，人事档案管理工作通过和信息技术想融合，建立相关的互联网档案管理系统，但是因为各种外界条件的制约，当前我国依然有部分基层性事业单位的人事档案管理工作存在信息化水平低的问题，使得人事档案管理工作的继续发展受到了制约。

3 进行人事档案管理工作质量提高的相关建议

3.1 做好宣传工作，加强对相关人员的培训

首先，创新现有的档案管理理念。事业单位要将人事档案管理工作作为重要工作环节，通过对事业单位人事档案管理工作力度的加强，有利于促进个人和单位的发展有着极为重大意义。第二，针对单位档案管理工作的开展必须要予以必要的人力、物力以及财力等方面的支持，进一步提升宣传的整体力度，以求营造出更好的档案管理工作环境。第三，要加强人事档案管理人员的安全教育培训，严格遵守国家的相关规章制度，绝对不允许将档案内容私自泄露和涂改伪造，保证档案的安全性和准确性，如果违反规定，要通过相关机构进行裁决，严重者要追究相关的法律责任。通过制定俺哥的管理制度能够有效提高档案管理工作的安全性，通过结合事档案管理质量与管理人员的绩效考核，让人事档案管理发展更加制度化、规范化。

3.2 严格规范制度，保障档案管理安全

要加强人事档案管理规章制度的贯彻落实，保证人事档案管理工作的安全准确。进一步加强档案整理，深化人事制度的改革，干部职工的聘用、解聘以及辞退等相关过程都要形成材料，要将事业单位工作人员的学历教育、专业培训、奖惩、考核、调动以及工资调整等档案的收集都提出了比以往更高的要求。只有确保人事档案管理工作制度的规范性，才可以在工作中遵循人事档案管理标准和制度顺利开展相关管理工作，进而逐渐将事业单位人事档案管理的各项规章制度完善，保证每一项工作都可以在制度的约束下进行展开，档案工作者通过对相关制度的学习和利用，使得人事档案管理工作不断规范。做好档案的整理和相关材料的甄别工作，确保人事档案管理工作整体更加的科学、全面。

3.3 储备档案人才，着力提升档案管理人员的素质

档案管理工作本身千头万绪，但是其中又有相对较强的连续性。因此，作为档案管理人员不仅需要有必要的专业素质，而且作为主管单位还应该配备相应数量的档案管理人员，进一步提升档案管理人员的整体素养。事业单位要不定期对相关的人事档案管理工作人员进行宣传教育，帮助他们掌握现代设备的使用方法，从而使得人事档案的管理水平得到有效提高，保证人事档案管理工作人员明白自身工作内容的重要程度。使用现代科学技术有效推进人事档案管理工作，保证人事档案管理工作在科学规范的条件下进行。除此以外，要不断提高对人事档案管理工作人员的招录要求，招收那些具有高技巧性、工作能力强、思想意识端正的人才进入人事档案管理部门。通过这种手段对人事档案管理部门的人才体系进行健全，实现真正意义上的人才队伍建设。

3.4 不断加强人事档案管理的信息化水平

要经常对人事档案工作第一线人员进行调研，了解他们对档案管理工作的意见，通过分析筛选，改善当前单位中存在的人事档案管理工作方案，通过档案管理系统的利用，促进档案管理的信息化。根据我国基层人员对人事档案管理的现状来看，使用过去那种传统的档案管理手段进行工作，已经严重不符合当前社会的发展要求，需要对档案管理制度进行更新，其中需要做到：首先，事业单位要积极将科技化的手段融入人事档案管理工作中来，对于信息化设备软件系统进行配备与更新。具体而言，企业要加强对人事档案工作的投资，研发相关软件，实现信息化管理。通过互联网查阅，方便快捷的了解人事档案信息，节约时间和人力，实现高效服务。要学习其他事业单位人事档案管理的先进经验，以满足企业发展的需求。

4 结语

综上所述，不断提高的信息化水平，为事业单位档案管理应用水平和网络化的发展提供了有利条件。在实际工作开展中，事业单位应密切结合人事档案管理工作在具体组织开展过程中面对的实际情况，要积极落实相关法律法规的要求，针对基层事业单位的人事档案管理工作进一步加强重视，进一步提升档案管理工作的整体质量水准。事业单位的人事档案管理工作要使用先进的信息技术，提高管理能力，借以促进事业单位工作质量和效率的提高。