加强企业档案鉴定与销毁的有效对策研究

谢文文

（中国神华煤制油化工有限公司，北京 100011）

鉴定、销毁都属于现代企业档案管理中的基本环节，这些环节工作质量会直接关系到档案管理成效。但是因为诸多因素影响，使得现代企业基本上都仅仅是考虑档案的信息化管理和利用，将档案类别划分的较为明朗，但是在档案的现实性和可行性实时鉴定销毁方面未能做出全面考虑，使得相关工作仅体现出形式化状态；也有一些档案被搁置数年却得不到正确管理，使得企业档案总量不断提升，“胀库”已是现代企业档案管理中所要面临的新难题。

1 鉴定与销毁工作面临的问题

1）档案鉴定与销毁工作受到严重忽视。销毁是现代企业档案管理中的一个基本环节，但是在具体的档案管理工作中，并未能体现这样的基本性。第一是在专业常识方面就未能得到正确对待，大部分与档案管理相关的常识工具书、教学素材，在档案项目整理中都未能涉及销毁这一基本项目，大部分档案方面的报刊论文等所涉及的相关文字也是寥寥无几；第二在档案管理工作实际开展中，因为在常识上的错误引领，使得很多工作人员专业理论常识基础不能保证扎实，重保管、轻精简的态势使得档案鉴定、销毁工作体现出了形式化的状态。有相关资料指出，一些企业档案室的存储量几乎是每一年就能够增长一倍。大部分企业的档案存储实体空间都体现出膨胀状态。在这样的状态下，档案销毁工作若还是未能得到重视，长此以往，就可能使冗余性档案资料越积越多，为档案查阅、管理工作增加了难度。

2）缺乏科学的档案价值评价体系，可操作性不强。国内相关部门在档案管理政策的建立环节中，对于鉴定销毁方面也仅是给出了“结合既定存储期限”“结合既定步骤报批”等要求。使得相关工作在具体开展时，都未能发现所涉步骤或要求的现实性和可行性。假若只是结合既定存储期限来判定档案资料的去留，不对与档案关联的经济事件、人事等进行了解，就可能导致不合理鉴定的存在。所以说，档案鉴定环节在具体开展中，应结合企业发展态势，相关工作的资源投入量等条件作出充分了解和衡量，应具备全面的评价体系，以便做出有效评定。

2 正确开展档案鉴定与销毁工作的做法

1）明确不同类型的档案鉴定、销毁方法。一是文书档案的鉴定与销毁工作由档案部门统一负责，业务部门责任人及兼职档案人员共同参与，对销毁清单逐一审查，经鉴定无误后，签字确认，按规定程序销毁。二是会计档案的鉴定与销毁工作由财务部门主责，总会计师、财务人员和档案人员共同参与，按照《会计档案管理办法》的规定，同时强调会计档案涉及的债权、债务及税务问题必须清理完毕，经鉴定无误后，签字确认，按照规定程序销毁。三是基建档案的鉴定与销毁。近几年来，企业兼并、重组改制工作不断深入，当基建项目产权发生变化时，基建档案也随着资产所有权的改变移交给产权所属单位。

2）明确档案鉴定“三一二”工作程序。即三次鉴审，一会批准，两种处置的工作流程。所谓“三次鉴审”，一鉴是鉴定小组成员按照分工，根据有关规定对到期档案逐卷、逐件进行初次鉴定，提出剔除(销毁)、留存(延长期限)档案的具体意见，并填写鉴定登记审查表，拟写鉴定分析报告等；二鉴是与档案内容有关的业务部门负责人对初审结果进行逐一复查，签署意见；三鉴是鉴定小组全体对一、二次鉴定结果进行会审，取得一致意见后形成综合鉴定工作报告(包括档案留存、销毁清册等)。“一会批准”，指档案鉴定工作小组举行会议，审核并行文批准鉴定小组提出的鉴定工作报告。“两种处置”，指档案部门根据领导小组的批准文件，分别对剔除和留存档案实施销毁和延长保管期限的具体处置工作。

3）明确档案销毁程序。第一是确立计划。档案室结合所要销毁档案的类型、总量等信息，以关联性的规定为指导，建立销毁计划。第二是落实销毁工作。企业相关管理人员确认并鼓励执行档案销毁计划。第三是监销汇报。需要安排两人负责监销，以免档案失去完整性。待监销人员确定档案已完全销毁后，再在销毁证明书上进行签字，同时再将相关信息呈至企业相关人员。第四是凡是会涉及档案鉴定销毁的资料都需要保证具备明朗化的签字，结合相关规定，以类型划分的形式，存进文书或宗卷中长期存储，从而为相关工作保留依据。

3 对年度立卷归档工作的启示

1）在根本上保证档案鉴定、销毁工作的充分性。年度档案资料整理是企业档案鉴定销毁中的首要环节，在具体整理过程中，就需要结合指定类别项目，把不具有现实效用的资料全面清理，为后续相关工作的快捷性开展提供最为有利的条件。

2）制定切实可行的归档范围及保管期限表。企业档案鉴定在具体实行中，通常都会对保管期限数据进行参考，这些数据可以说是档案鉴定理论实践的临界值，其精准性会关系到档案鉴定的精准性，可以说是档案价值研判的主要依据，所以在建立档案保管期限表的过程中，就应对以下内容进行参考：一方面是，现实性和可行性。将所涉含义的宽泛并可能会导致分歧的信息数据做出清晰的标记，需要再加入真实的案例，保证相关工作人员可以很快充分领悟，提高工作快捷性。另一方面是档案保管期限应保证清晰，文字标注应保证贴切。档案资料保管时，保管表中信息、标记等方面的文字应保证明朗易懂，不存在模棱两可型的文字，期限表中数据也应体现规律、条理，保证能够使后续工作方便参考。

3）以发展的眼光考虑档案资料的去留。企业档案管理工作长期开展中，如果其中资料不具备明确的保管期限，就应采取就低不就高的思想予以尽量保留。在多次鉴定和时间验证的基础上，以长远发展的思想，将这些长久保存下来的档案资料再度予以研判，这样可以保证进一步总结出现实、精准的结果。在讲求快捷创新的现代历史背景下，依然能够得到长久保留的档案资料是寥寥无几，但却真正有着长远的指导意义。

4）档案价值鉴定要注重效益标准。通常来说，企业档案鉴定效益标准都会涉及以下项目：其一是档案存储支出过程中，所支出资源的总体价值应不会超出档案本身的效益，也就是指存储的作用；其二是企业档案鉴定工作在具体开展时，应以合理模式和目前最具效用的措施，还应以低成本达成事半功倍的成效，开展档案鉴定活动主要就是将档案库内容进行精简，对有现实指导意义的档案进行完整保留，反之则予以清理销毁，保证以低成本开展保质保效的档案管理工作。

4 结语

国内企业档案鉴定与销毁工作不能体现快捷性，就是由于无事无责的状态所致。这就应当由企业进一步注重相关工作，充分了解档案鉴定与销毁工作及其现实意义，在根本上摆脱思前想后、优柔寡断的状态，建立稳准狠的新理念，体现相互促进、勇于担当的发展态势。如此一来，便会切实保证国内企业档案鉴定和销毁工作持续稳定 实行。