强化文书档案保密工作的基本对策

吴 蓉

（中国振华电子集团有限公司，贵州 贵阳 550018）

1 引言

对于保密工作，我们不难看出它在国家发展和经济持续发展中的重要地位。并且在新的时代潮流中，各种所有制经济在市场经济中蓬勃发展，保密工作被越来越多的人们所关注，特别是文书档案的保密工作。每个企业都会有自己的文书档案，那么既然有了文书档案就一定会有相应的文书档案管理者。因此文书档案管理者是保密工作顺利进行的关键所在。对于文书档案管理者来讲，他们每天都要面对各种各样的人和物，比如他们会经常接触到企业高层参加的各种重要会议记录的文档，甚至是一些与企业发展息息相关的国家机密的文件以及档案。由此可知，文书档案工作者在保密工作中的作用之大，因此只要他们不断增强自身的保密意识，并且强化保密观念等，就能为文书档案保密工作带来巨大的促进作用。

2 我国文书档案保密工作中存在的问题和不足

1）文书档案保密管理信息化建设工作一直处于较低水平。虽然随着时代的发展和人们生活水平及观念的进步，市场中有许多企业都对文书档案工作做出了一定的改善，但是想要顺应当下的社会发展水平还有很长的一段路要走。其中一个最主要的原因就是文书档案工作受传统思想影响深远，在生产力水平较高的当下，依旧有一部分企业文书档案采用的是早就被社会所淘汰的年度归档的旧方式，并且关于档案整理编排、借阅登记等规章制度错漏百出、有待提高。对于企业来说，文档资料属于企业的核心国家机密，涉及企业在经营管理等多个方面的信息内容，在以往企业文书档案管理工作开展的过程中，依靠的是人工手动操作的方式，这在一定程度上使文书档案管理工作出错的概率大大增加。同时，由于企业本身的不重视，使文书档案保密管理工作方面的人才非常匮乏，因此信息化建设水平较低。

2）关于文书档案保密管理制度建设工作存在的漏洞。档案保密工作艰难进行，第一就是部分企业对档案的保密意识较低，缺少一些重要的管理原则，比如文书档案保密管理原则、保密的具体方式等都缺少制度化的文件与指导，二是这些企业也没有对和文档管理相关的各项工作进行精细化管理，比如整集、整理、保存等一些细节内容缺少指导，三就是各级领导班子对于文书档案保密管理工作缺乏重视，既没有加大监督力度，也没有明确的监督分工，这些都将导致监督工作不能落到实处。此外，部分企业虽然制定并完善了文书档案保密管理制度，但无论是基层的工作人员还是相关领导都对这些管理制度非常陌生，他们的态度令人担忧，没有对制度进行完善与整改，更没有将制度中的规定和要求落实到实际工作中去，终将导致文书档案保密管理制度建设滞缓。

3）领导和基层员工的保密意识都需要进一步提升。在新的历史时期，随着社会经济的发展，无论是企业的领导人员还是专业的文书档案保密管理人员，他们自身对企业文书档案保密工作的重要性自始至终都没有一个清晰而又全面地认识，因此这两者的保密意识都比较差，也因此导致企业保密工作较差。甚至一些企业的部分领导认为，只要能够满足自己的需求，并且在自己有需要的时候能够直接复印相关文档就行，因此他们认为不必多此一举制定合理的文档审核程序。但是在实际情况中常常会出现一些国家机密的文件在被人们查阅后不能及时归档，从而使企业国家机密以这种不严谨的方式被泄露的情况。由此可知，必须要重视领导和基层员工的保密意识。

3 强化文书档案保密工作的基本对策

1）与时俱进，对档案保密和便捷两者之间的关系有正确的认识

在当今的任何企业里，国家机密档案不管在哪项工作中都是需要保密的，而它所表现出来的就是对集体利益负责。从广阔的角度讲：目的就是为了能更好地为集体服务。国家机密档案存在的价值就是为企业发展更好地发挥它的作用，并且需要在一定的时间、地点和范围限制内完成。但如今依旧有人未将其充分利用，从而丧失了这份档案保密的意义和价值。但是，在当今社会中，作为一名工作人员都需要明白如果利用不当只会带来反面效果，甚至还会造成意想不到的伤害，歪曲了其真正的含义。变成不可扭转的后果。因此，档案工作者需加强自身意识，对保密和利用，一定要用辩证观点来对待。所以，为了确保档案的合理运用，第一步就是要认真、细心做好档案的开放工作，万不可马虎对待。开放档案为的就是能让有关保密法规的严格落实、执行，才能为大众提供便利的服务，帮助人们便捷地获取信息。

2）不断优化文书档案保密工作的技术手段。随着时代的发展和信息化的加快，现代企业档案管理措施愈加先进。各种信息技术被运用到现代化的文书档案管理工作和文书档案保密工作中去。两者均需要以技术的支持来保护企业和集体的利益。在技术发展的同时，更加先进的窃密手段也不断更新，所以企业应积极引进先进的网络信息设备和技术，便于应对未来所可能发生的不同事件。但也不能盲目引进，当今各个企业之中，有些企业是网络安全防护能力较差，所以系统容易被攻破从而导致国家机密文书的泄露，为了应对这一不同状况，我们需要根据不同情况引进先进的技术设备，做到对症下药。还有就是加大研发、应用文书档案保密技术、防范装备的力度，从外部抵制外来人士的入侵。相对的，时代在发展，任何措施都得紧跟时代的步伐，想要从根本上保证网络信息的安全，不能只引进，而是需要对其进行技术改造并为我们所用进行有效的管理，保证现代企业在保密工作技术方面的先进性。

3）精确划分保密文件的级别以及期限。古往今来，任何事情都有一定的范围、期限以及级别，所以保密工作也是一样，在其进行归档之前，一定要明确保密文件的范围、级别和保密期限。不仅如此，还要按照《保密法》相关规定进行科学的合理划分，但也要注意保密事项并不是全部，比如:其一涉及国家安全以及利益，其中包括国家制定的一些方针策略等，其二还有不属于国家秘密的事项，如若公开，则可能会对组织以及个人造成伤害，并不能列入保密文件范围内。最后就是有关文件保密范围确定后，还要根据相关部门共同制定保密密级和期限，杜绝凭借个人经验来进行划分和决策。

4）科学合理的处理文书档案利用与保密之间的关系。保密文书档案的利用和保密需用辩证统一的观点看问题，保密就是为了能更好将其进行充分利用，可在现实生活中，各种问题层出不穷，如果不能科学合理的解决，那么两者之间的嫌隙会越来越大，产生的矛盾会越来越多。如果保密过严或过于松散，都有可能会对国家、企业产生危害，也会限制其作用的发挥。对此，为了防止这类事情的发生，就应以国家、企业、党的利益为基础，根据当前形式进行综合分析，然后再结合党的政策方针就可将其积极利用。

4 结束语

现阶段，随着技术的发展进步，文书管理工作也在不断更进，但科技是一把双刃剑，在进步的同时也存着问题，这些问题往往是解决疑难的关键，对此，应在此基础上针对不足，进行有效的管理并完善措施，由此推动文书管理工作的快速发展，实现文书管理规范化、科学化、高效化。