计算机信息技术在现代办公自动化中的运用

◎成博

计算机信息技术在现代办公自动化中的运用广泛，全面促进现代办公自动化质量与效率的提升。如今计算机信息技术在社会发展领域广泛应用，为社会经营发展活动高效性提升提供显著的积极作用。企业也积极的建设信息化自动化的办公系统，充分应用先进的计算机信息技术，减少了企业办公人员的工作量，对企业工作成效以及工作服务水平，为企业社会可持续发展奠定基础，提供动力。因而对计算机信息技术在现代办公自动化中的运用进行深入研究具有重要意义。

一、现代办公自动化运行的基本特征

现代办公自动化是新时期的办公理念，办公自动化主要是指利用计算机设备和技术，来开展办公的各项业务工作，通过计算机信息技术来简化办公模式和程序，让所有工作都依靠技术手段来完成，从而全面提升办公的工作效率和质量。现代办公自动化运行包含的技术种类较多，利用计算机信息技术来完成图像、视频、音频、文字等数据信息的处理。现代办公自动化主导者为工作人员，计算机设备和技术是辅助办公业务进行的主要工具。目前现代办公自动化运行水平虽然在持续上升，但是可待提升的空间还较大，通过计算机信息技术的广泛应用，使得现代办公自动化更加智能化，办公业务处理均能够应用计算机技术进行高效的处理。而其办公自动化具有集成特性，将软件、硬件技术与办公人员形成协调的整体结构，整体现代办公自动化运行呈现高效、有序和便捷的状态。

二、计算机信息技术在现代办公自动化中的具体运用

1.办公自动化软件的运用。

计算机信息技术的运用，是采用各项自动化的设备开展业务办理，办公自动化不需要办公人员手动完成工作操作。具体来说，是利用计算机设备进行办公数据信息的处理，包括图片、文字等数据。数据信息利用阶段是通过网络传输或打印、复印成纸质文件，自动化办公完全应用自动化软件和设备完成资料的处理与运用，工作效率大幅度提升。

2.计算机网络信息系统平台的应用。

现代办公自动化中利用计算机网络信息技术构建了统一的办公信息系统平台，将办公自动化的数据信息集中在统一的平台，实现信息的交互共享。这样办公自动化工作开展能够保持良好通常的沟通，办公人员可以随时的交流，并通过网络平台进行资料的实时传输。而且利用网络技术组建办公工作成员群组，让办公人员可以就工作问题进行交流和讨论，自动化办公的最新工作任务和政策都可以通过通讯群组或平台进行发布，让工作人员及时的了解和掌握。这样一来，办公自动化运行协调性有效提升，各项工作的衔接更加顺畅，沟通更加充分，促进了工作质量的提升。

3.微软办公智能化系统的应用。

计算机信息技术在现代办公自动化系统当中的应用依然非常广泛，多种计算机信息化技术应用于数据和业务处理当中，形成了办公自动化信息系统，大幅度的降低了办公工作人员的工作量，并且计算机智能化系统的运行，简化工作流程，降低了办公业务开展的难度。微软办公智能化系统是现代办公自动化运行系统的主要形式，具备智能化功能，软件操作便捷性与高效性显著。微软办公智能化系统操作还具有精准、精细的特点，能够根据办公要求对数据和业务流程进行精细化的处理完成，工作准确性和质量能够得到有效的保证。

4.计算机信息处理技术的具体运用。

计算机信息处理技术的运用是办公自动化运行的主体结构，计算机信息处理技术能够对不同形式的数据信息进行有效的处理，具体包括以下几种：

（1）数据处理技术，在现代办公自动化当中，数据处理技术是根据办公的需求，对数据进行收集、查询、筛选、利用、输入、输出等操作处理，还可以根据需要将处理后的数据以报表的形式进行呈现。数据处理技术应用的数据信息查找便捷、快速，根据要求能够准确输出数据，并保证数据的独立性，能够全面满足自动化办公的需求。

（2）办公文字处理技术，在现代化办公当中文字是重要的树立内容，计算机当中的word文档软件，能够进行快速的文字编辑、修改、删除与储存等，并且文字处理完成后可以自动生成文字文件。文字文件的名称和文件夹设置，可以根据办公需求进行灵活的处理。文字处理技术应用简单、方便，提高了办公文字处理的效率。

（3）表格处理技术，单位或企业在办公运行期间，数据信息较多，每一阶段都需要对相应的数据和信息进行统计整合，生成报表。这就需要利用表格处理技术，表格处理技术能够进行数据的录入、删除、设计等操作，还能够利用函数工具进行数据的核算分析，表格数据处理准确性高，处理便捷度也大幅度提升。

（4）多媒体文件处理，针对语音、视频等影音文件，计算机技术能够发挥其重要的作用。运用语音识别软件能够对不同的声音进行合成以及剪辑，还能实现文件的加密以及识别。另外运用PS等软件处理图像，完成图文的设计美化，广告宣传等，将原图片渲染美化，形成当下所需要的图片文件。运用打印机以及扫描仪等，实现文字转化为纸质资料，或者是将纸质资料转化成为等比例图片，完成图文存储。运用3DMAX等实现视频制作、剪辑以及合成，完成企事业单位的宣传视频制作，制度宣传等。

（5）信息化管理技术的应用，如今社会发展已经进入信息化时代，计算机设备能够让工作开展的更加便捷和高效。在现代办公自动化当中，领导人员可以通过建立的一体化计算机信息系统，就能够对办公人员工作开展进行实时的管理和监督。而办公管理人员能够利用信息化技术来在短时间内完成任务，提高管理工作效率，管理的相关信息可以通过计算机网络进行传输和接收，邮件、传真、QQ等都是主要的信息交流传输途径。并且信息化管理技术能够保证数据信息的安全性，防止数据信息损坏或丢失。

（6）计算机信息技术和网络技术应用，也将办公会议开展的便捷性提高，可以通过网络进行视频会议、电话会议，远程开展办公会议。办公人员即使不在同一区域也能够同时参与会议，大大提高了办公的效率。