用系统工程做好成本管理工作

马素英

（广州港股份有限公司，广东 广州 510100）

2019 年9 月，国家发改委、交通运输部对海运口岸服务收费成本进行了监审，港口企业作为海运口岸服务单位的组成部分有必要做好成本管理；新型肺炎疫情下，对港口企业的成本管理提出了更高要求。在科学管理的今天，应将系统工程广泛运用到成本管理中。

一、系统工程在成本管理中的作用

系统工程是为了更好地达到系统目标而对系统的构成要素、组织结构、信息流动和控制机能等进行分析与设计的技术——用最优的方法使系统达到最佳状态。系统工程运用在港口企业成本管理中的作用如下：

（一）确定成本目标，达到有效控制成本的目的。

企业为实现一定的经济效益必须发生相应的成本费用，即资源的耗费，在收入一定的前提下，资源耗费与经济效益是负向关系，此增彼少，企业提高效益，必须要有目的地降低成本。系统工程作为一门应用技术，它能科学地测算在目标利润下企业成本控制的数目。

系统工程作为组织管理技术，在计划实施前，通过对成本的预先控制，能提前发现成本问题，防患于未然；在实施过程中，能随时收集成本各方面的信息，迅速发现偏差并纠正；遇到问题，能及时反馈处理，没有这种控制，成本管理会随时陷入混乱、盲目的状态。

（二）协同管理，提高成本管控效果。

运用现代管理技术降低成本是对传统习惯的改革，可能会引起部门间的利益冲突，从而对成本控制产生抵触情绪。系统工程能从经济结构、技术条件、本位主义等制约中解决矛盾，使企业合理配置人、财、物、信息等各种要素，协调各部门的关系，明确各自的职责，调动各方面的积极性，取得最优化的效益。

（三）控制综合成本，提高企业的竞争能力。

企业收入定价的原则通常是在成本的基础上加期望的回报值。企业为适应商业环境的变化，应建立以顾客为中心的成本论。成本具有相关性，成本管理过程中系统工程的运用，必将体现在控制成本的方方面面，低成本的优势，能为顾客节省成本，在经营各方追求共赢的今天，提高了企业的竞争能力。

二、用系统工程做好港口企业成本管理工作

成本构成是一个体系，港口企业的建设、生产、经营引起了成本的发生，这些成本主要由人力、物资、设备、财力、任务、信息六个要素组成，六要素又构成三大流：资金流、物资流（耗费流）、信息流。三大流互相依赖，相互作用，保证三流协调畅通，能使成本系统达到最优状态。企业为实现一定的经济效益，必然发生相应的支出。投入产出不匹配的表现：等量的支出，有可能产生不等量的经济效益；等量的经济效益，有可能是不等量的支出的结果。要使投入产出高效，港口企业在进行成本管理时，要广泛运用系统工程，分析成本构成要素，找出成本的最佳点，制定成本目标、重视成本分析、加大成本控制、落实成本考核，达到对成本的科学管理。具体做法如下：

（一）确定成本目标

由于成本一旦发生，就难挽回，只有事先做好成本的可行性分析，提出成本的控制目标，责任部门及有关人员把成本控制在限额内，才能达到控制效果。

1.提出问题，确定目标。港口企业在接卸量一定的情况下，如何安排作业方式，如何充分利用现有的人力、设备、库场，在确保安全的条件下，把获得最佳综合效益作为控制成本的目标。

2.收集资料。对成本系统的各要素进行历史和现状的调查，收集、整理企业成本费用的历史最好水平以及同行业的先进水平的有关资料；收集计划期内有关的定额（接卸量、固定资产增减、物资需求、设备维修、人力配备等）计划指标，为制定合理的成本目标打下坚实的信息基础。

3.分析成本属性，确定最终的成本控制目标。这是制定计划最关键的一步，需要运用系统分析技术，求出有关成本的定量关系，从方案中选出最优方案。

为了做好这些工作，年初公司先从成本的性态着手，将其分为固定成本、变动成本和混合成本。成本不同的性态，预算的方法亦不同。对管理人员费用、折旧费、财务费用、非生产开支等固定成本，详尽分析支出的必要性及其取得的效果，采用零基预算法确定控制数；对原材料、计件人工费用等成本随业务量变动而异，对这部分支出，参考同行业以及公司历史上最好水平结合当地市场情况，确定出单位业务量控制的变动成本。将修理费、动力等混合成本进一步分解为变动成本和固定成本，并采取相应的预算方法。总成本公式Y=A+BX（A 代表固定成本总额，B 代表单位变动成本，X 代表业务量）。可见总成本依存业务量会随业务量的增加而增加，但不是直线，形成一个马鞍形，这就必然存在一个最低点，将此点作为公司控制成本的目标数。公司召开动员大会，给责任部门下达初次的成本指标。各部门根据自己的实际情况，结合本部门历史成本耗费资料，计算计划年度内由本部门归口管理的成本目标，编制预算，提出节约措施，说明与下达指标的差异数以及原因，送交财务部门。财务部门对成本责任部门上报的数进行严格把关审核，对比分析研究，协调冲突，根据企业的发展战略进行综合平衡，运用直接计算法和因素测算法，编制出几种年度成本目标方案，并将这些方案上报公司决策者，由其根据更全面的要求，权衡利弊后，选择出技术上先进、经济上合理、对客户和企业都有益的最佳方案——最终的成本控制目标。

（二）实施成本计划的组织工作

成本系统具有层次性。成本目标编制后，应正确划分任务，任务部门化，按责任部门的职能将成本任务分解到各个相关环节。企业的组织按职责来划分，是进行成本控制的必要前提，分层归类形成多级管理。一般来说，集团生产、财务、人事、设备等部门属于较高管理层次，班组属于基层的管理层次。财务部门根据客观的要求，将成本目标分解落实到下属单位；下属单位根据考核对象的不同，将自己的控制目标分配到班组，班组又将其指标分配到个人，这样形成一条控制链。

（三）实施全员、全过程的成本控制

1.领导重视、全员参加。成本由有权干预及参与这些活动的人来控制、协调，达到的预期效果明显。必须由最高领导作出成本控制的决策，并定期召开成本管理分析会议，检查成本控制的情况。主体不同控制指标授予的控制权也不同，控制者发现自己责任范围的成本事项有偏差时，应及时了解情况并合理解决。这样基本上做到上下结合，责任控制与群众控制相结合。全员参加，成本控制就有坚实的基础，全员的积极性被调动起来是有效控制成本的关键。

2.做好事前、事中、事后三种成本控制方法。

（1）事前控制。重大成本项目不能出现了偏差才去纠正，业财融合，提早界入。做好投资成本控制工作，今天的投入就是明天的费用。港口企业接卸货物发生位移的装卸支出涉及装卸质量、装卸速度，这直接影响公司效益，做好这部分支出的事前预测工作，找准重点中的控制源尤为重要。人工费用项目在成本中所占比重较大，公司将其作为事前控制的对象，根据货类结构的变化、装卸作业的复杂度、操作工艺的不同，配备合理的人力。采取相应的防范措施，比如，开展劳动竞赛、技术比武、激励机制，降低计件标准，减少操作过程，降低操作系数，达到有效节支的目的。

（2）事中控制。在成本控制过程中，应随时收集耗费的人、财、物的信息，及时与计划进行比较，发现偏差后迅速处理。港口企业的成本结构独具特点，在成本费用结构中，固定资产投资大，折旧及配套的资金成本等费用所占比重较大，系统做好这方面成本控制有着较大的经济意义。投资部门做好投资可行性分析，节省投资成本；财务部门贴近资金市场积极筹措低成本资金并及时置换高利率的融资，节省资金成本；设备部门对机械完好率作出定额规定，主要从维修材料、工时以及机器操作使用等方面着手，做好设备管、用、养、修工作，控制好维修成本。

（3）事后控制。在期间结束后，由财务部门、各成本责任职能部门，根据成本管理的需要，召开月度、季度、年度分析的成本会议，检查实际成本与目标的偏差，积极地处理成本超支与过失，提出解决问题的办法，总结经验教训，作为将来工作的借鉴。

3.要反馈及时。由于成本对象复杂，实践中容易出现反馈过度或不力的情况。常常碰见这样的现象，维修中某一材料紧缺，采购回来后，急件不急用，或者采购回来后还不够用，这都是反馈过度或不力的表现。过度了会浪费，不力又影响正常生产。管理者要务实求真，不夸大成本，部门间多沟通、多配合、多了解，协调一致，正确反馈。

4.不断完善成本费用信息系统。大型化、多元化、智能化是未来港口发展方向及重点，大数据是支撑。信息是成本管理的神经系统，企业各部门应广泛收集、积累企业营运生产中与成本相关的资料，收集和积累国内同行业的成本费用资料，并及时记录、整理，建立完善的信息系统。财务部门提供的经过加工的月报、季报、年报，向管理者提供了成本方面的信息，方便今后决策。

成本管理中，人是最活跃、最积极的、影响最大的因素，财务人员、技术人员，其它管理者、控制者，应从全局出发，使成本系统达到最佳状态。