以风险管控为导向的企业物资采购优化管理

■张 洁 李中柱

（中国石化催化剂有限公司长岭分公司）

1 引 言

后疫情时代全球经济增长面临重大抉择[1]。在疫情全球大爆发之前，大家均认为全球经济形势基本平稳，短期内出现经济衰退的概率不会太高；然而，疫情的爆发打破了这种常态，全球经济将面临衰退，甚至存在大萧条的风险。对此，各国政府采取了传统大规模的金融及财政拯救措施，但很难阻挡全球经济衰退趋势。国内经济受疫情冲击，增速放缓，市场物资呈现供大于需的局面。当前，互联网、大数据、云计算等信息技术的影响已经深入渗透至社会生活的方方面面，正深刻地改变着各行各业，同时也影响到了企业的物资供应过程。对于大多数企业来说，物资采购是企业物资管理的重要环节，是保障供应的主要手段，也是企业降低成本的重要一环[2]。

在企业物资采购活动中，立足于供应商类型、采购周期以及采购物质的价值等各种因素，运用不同的供应和采购措施，这主要是为了用最小的采购成本将质量最优的物质采购到，以此使生产需求得到保证。物资采购与互联网相结合后更加公开、公正和透明；企业竞争力的提升，除了生产技术、产品营销等的保障，还离不开对生产建设物资供应能力的提升要求。因此，如何提升国企物资供应保障能力是物联网大环境下对我们物供人员提出的一大挑战。

2 企业物资供应现状分析

企业为了占有市场，持续扩能改造，生产能力的加速提升，对生产建设物资的需求量也大幅度上升，如何保障物资供应及时准确合理的到达需求单位，是对现阶段物供部门的一大考验。

国家加大对安全环保的考核力度，安全环保因素对原材料供应提出更高要求。许多企业按照国家要求增加了外排水COD达标排放的要求，必须对所有可能外来的有机物严格控制，对易制毒易制爆原材料的指标要求也随之加大，增加了物资保供能力的难度。

竞争不充分，且存在指定采购现象，市场议价能力不强。供应商上游原材料价格波动以及供应商加工费用增加，向下传递影响采购价格。来自供给端的环保投入、质量升级、人工费用增加等原因和近两年供给侧改革的价格话语权的增加，部分资源类属性矿源价格温和上涨，部分平稳中出现短暂较大幅度的波动；同时普遍的加工费用上涨，增加了择机采购难度。

3 企业物资采购业务风险分析

3.1 经营风险

（1）对外采购不集中，不能将批量和整体采购优势形成，进而流失和浪费了采购资金。

（2）国内外采购联系不密切，不能在全球范围中对资源进行搜寻，并未深入了解、分析、跟踪和研究全球供应市场行情，价格监管力度不足，造成采购性能价格比缺乏合理性。

（3）物资需求计划缺少及时性、准确性，变换次数较多，不能使生产建设物资需求得到满足，积压较多的物资。

（4）缺乏较强的物资供应过程控制能力，不能第一时间采购供应物资，采购物质的质量不达标，和生产技术要求不符，对正常生产建设造成了极大的影响。

（5）未合理选择供应商，供应商之间缺乏竞争性，直接确定供应商，进而带来较大的经济损失，致使腐败现象出现。

（6）库存结构缺乏合理性，储备重复率较高，储备资金较多。

（7）物质采购协议或合同并未清楚表述买卖双方的义务、权利以及违约责任等，或没有通过审核便对协议、合同条款进行变更，造成经济损失和纠纷。

（8）物质采购一单一签约、一单一招标、一单一询价，供需关系不稳定，增多了供应费用。

3.2 财务风险

（1）资金使用不集中，不合理的付款金额、方式和时间对资金效益造成了极大的影响。

（2）并未第一时间结算，物资入库、应付账款或库存记录情况有误，存在漏记、错记、多记等问题，造成财务数据缺乏完整性、准确性。

3.3 合规风险

（1）制度不完善，制度并未落到实处或监督考核不到位，引发违纪违规问题。

（2）物资采购协议或合作与国家外贸政策、法律法规以及股份公司内部规章制度的要求不符，带来严重损失。

4 物资采购优化管理的主要做法

4.1 优化运行系统

企业制定和下发《物资供应管理绩效考核办法》《物资供应管理细则》《治理指定采购和独家采购监督实施细则》《招标流程》《技术协议和执行标准编制要求》等。

4.1.1 采用过程控制策略，全过程防控采购风险

（1）进度控制：对过程控制岗位进行设置，对签订合同后的制造进度展开全面跟踪，着重监控重要、周期长的设备，以供应商的制造网络为基础，在固定的时间进行检查，积极对制造中存在的问题进行协调。物资采购的进度有两个环节，一是订货进度、二是制造周期。在实施采购合同中，立足于合作约定的交货时间和工程建设进度以及生产经营要求，监督、落实、协调供应商执行合同的实际情况，保证合同可以在规定的时间履行。

（2）质量控制：物质供应商必须促进自身质量意识增强，高度重视供应的安全性，主要采用明确标准、签订技术协议、监造进行三种控制形式。形成责任追究制。坚持开门采购中各环节各负其责的原则，实行物资质量跟踪和责任追究制度。加大对供应商的加工过程的质量控制。对于关键性、重要性物资和设备，根据实际情况，不定期组织或委派生产、设备和使用单位技术人员，参与监造，必要时进行驻厂监造，及时组织中间过程验收和出厂验收。建立健全重大物资供应质量问题的报告和处理协调机制，及时发现和解决供应物资的质量问题。

（3）物流控制：在选择供应商的时候要对地域性进行考虑，在选择运输方式上要高度重视安全性，基于安全性上，再考虑经济性。大型设备的物流控制极为关键，在订大型长周期设备的过程中，应向供应商提出要求，必须提供运输方案，将其当作技术评分的一项重要依据。

（4）储备控制：大规模和集中采购对企业议价空间的提高极为有利，但也会增多库存积压量以及资金成本；相反，前期增多了采购费用，很容易出现供应不足进而对生产造成影响。企业可以建立储物于商的相关要求，并做好储物于商工作。坚持以招标为主的竞争方式选择供应商，选择具备仓储物流条件、满足准时供应和现场服务需求的供应商，在招标文件中明示储物于商的具体要求，在评标办法中设置具体的“储备和物流评分标准”，从完全的实物库存向实物库存和信息库存相结合的方式转变，追求“零库存、零积压”。

4.2 深化QHSE风险评估管理，并将采购管理风险细化条款加入企业汇编的《QHSE管理手册》，做到全面风险管控

（1）采购策略管理风险提示：采购方式选择不合理或执行不当（如未充分考察供应商情况，询价程序不当，定向采购依赖主观判断等），导致采购物资质次价高、技术不达标、交付不及时等，损害企业利益。

（2）采购过程风险提示：未按规定编制、审批、调整、执行需求或采购计划，采购或需求计划缺乏合理性、准确性，导致库存积压或不足，浪费企业资源或影响企业正常生产。

（3）物资储运风险提示：信息统计有误，导致库存积压或不足，浪费企业资源或影响企业正常生产。

（4）供应商管理风险提示：未充分考察供应商情况，导致采购物资质次价高、技术不达标、交付不及时等。

4.3 识别物资采购管理的风险因素，建立健全风险评估体系，实现物资采购管理中的风险管控

4.4 开展质量缺陷预测控制

采购质量主要是采购准备过程形成的，为更有效的控制质量缺陷的发生，我们要求计划提报单位和供应部门，坚持“深入调研、成本核算、技术交流、及时沟通”的原则，针对工程项目时间紧，采购周期长的问题，要求提报单位“早预测、早交流、早预算、早提报”；要求供应部门接到计划后，及时与技术部门联系沟通，制定采购方案，提高采购效率。

4.5 强化采购质量否决

实行采购质量否决，是贯彻总部物资供应方针的重要要求，在实行质量否决权中，我们始终严格执行总部的各项采购要求，坚决杜绝计划性规避招标，或者应招未招以及独家采购的行为。

4.6 关注供应商诚信信息，防控采购风险

按照《中国石化物资采购招标投标诚信管理办法》要求，结合有关单位出现的供应商失信行为等问题，密切关注供应商的诚信信息，加强业务风险防控。严格控制预付款业务，控制资金风险。加强法律风险防控，对可能产生的商业纠纷，提前制定预案。坚持绿色采购选择供应商。物资采购全流程中，将回收利用、循环低碳、安全健康、资源节约以及环境保护纳入考虑范围，针对那些有利于节约资源和对环境影响最小的原材料、产品和服务，应优先选用。合法合规选择危化品供应商和危废处置承包商。

4.7 充分利用网络信息化，及时掌握价格动态，防控价格风险

可以及时登录“亚洲金属网”、“中华商务网”等较权威网站，掌握各种材料的动态趋势。按照“趋势上行，提前下单；趋势下行，少量下单”的工作方法，对各种原辅材料实行价格构成成本分析，提高价格的透明度，并形成关联价格公式，适时择机采购。

通过分析价格走势，可以看出由于氧化铝企业的开工拉动铝土矿进口，而国内需求增量平缓，需求对通用的制造技术成熟的物资包括氧化铝、氢氧化铝、铝锭、硫酸铝的价格影响不大；供给侧改革影响基本稳定；竞争对价格的抑制和生产成本对价格的支撑共同作用，在没有其他因素的干预情况下，所以供货基本稳定，价格基本在不超过20%价差内波动，其中铝锭和氢氧化铝基本在10%价差内波动。

4.8 加强物供培训管理

在加强物资采购管理的同时，加强物资供应部门、技术部门、计划提报部门和专家评委的采购文件和程序的培训，提高物资供应风险管控意识。及时了解最新的技术动态和采购程序，把影响采购质量的相关因素降到最低。